探讨加强档案的完整性和规范性研究

李健雄

【摘要】近年来档案管理的重要性愈发受人关注，能否完整、规范的完成档案管理是判断一个机构行政能力是否出色的重要标准。本文基于档案管理的重要价值，对档案管理中常见的问题进行分析，并对机构如何建设先进完善的档案管理机制提出具有建设性的意见。

【关键词】档案采集;奖惩机制;系统管理

前言：档案是各个机构中以纸质或电子形式保存的重要资料文件，档案的管理对任何一个机构来说都是不可避免的重要工作，其管理方式应具有完整性、规范性，且能直接体现机构各个部门运作的基本特点。但现在很多机构都忽视了档案管理的重要性，造成整个机构管理陷入混乱，发展趋于停滞。

一、档案管理工作的意义与问题

档案具有长期保存性，其能详尽的反映出机构的运作情况，以及机构各级部门的详细信息与组织情况，是机构制定管理措施的重要依据。根据档案，机构可以了解本单位内的人事调动、作业进度、财政收支情况，在诸如基建工程单位中，还可以通过建立档案完善对整个施工过程的管理，保证工程能高质量完成。

当前，很多机构缺乏对档案管理重要性的认识，对档案管理工作普遍不重视，导致档案管理制度不完善，甚至十分混乱。在档案采集整理中，存在采集率低、重复采集的情况，采集完成的档案归档、移交工作不注重时效性，使得采集的信息未发挥作用便已过期。此外很多机构缺乏专业的档案管理人员，档案收集缺乏规范性，极大的影响了档案的收集、管理效率。

二、加强档案完整性和规范性的具体措施

（一）提高对档案管理的正确认识

我国当前的档案管理改革趋势逐渐走向信息化、市场化，各机构档案管理人员应与时俱进，不断学习新的档案管理知识，构建符合新时代的档案管理体系，加强管理意识与担当。档案的很多细节要和多部门联合制定，管理者应与各部门加强沟通，注意尽可能详尽可靠的收集信息，保证档案制作的完整性。同时要制定规范化的管理制度，保证档案的真实性、准确性，相关领导必须清醒的意识到到档案工作的重要性，明白其对机构发展的重要积极作用，树立其大局观、全局观、促进机构档案管理建设的良性发展。此外还要建立起有效的奖惩制度，提高管理人员工作积极性，加大资金投入，提高管理所需要的硬件条件，以保证整个档案管理机制的有效运行。

（二）严格遵循档案建设工作基本原则

在建立档案管理制度时必须遵守档案管理的基本原则，必须建立健全、完善可靠的档案管理与检查机制，为档案管理的完整性、规范性提供保障。在档案管理中，制定明确的奖惩制度，保证监察执行力，对失误的现象进行审查，对成功的案例进行奖励，以此提高管理人员的积极性与责任心，同时奖惩制度亦适用于各机构普通工作人员，通过合理的奖惩措施可以提升工作人员的责任精神，从而保证其所上交资料的真实性，消灭虚报、瞒报的行为，激励大家自觉养成归档意识。此外档案应录用专业人员管理，管理人员必须克尽厥责，注重查缺补漏，保证档案的完整性，凭借其过硬的专业知识与思想意识，为机构建成完善、规范性的档案管理制度做出贡献。

（三）完善档案管理规章制度的建设

档案管理的规范性建设主要靠建立完备的规章制度，机构要根据自身的实际情况制定适合于自身的管理制度，保证整个档案整理工作稳步、有序进行。档案的管理制度应覆盖全机构工作的各个方面，明确档案的收集、审核、归档等各个环节的具体流程，明确档案管理人员的工作步骤、规范及标准，使得整个档案工作制度化科学化，得以建立健全的管理体系。管理体系一旦建成，其优点显而易见，例如在杭州市规划局，馆藏档案2.4万卷，但通过制定先进的管理制度，将档案分门别类的保存，人们至今都可以很轻易的找到所需档案。此外在管理制度完善的同时，我们还应注意各部门之间的档案交流制度，完善各部门在档案采集管理中的职责与义务，在更大范围内完善档案管理制度。

（四）提升档案管理人员的专业性

我国并不缺少档案管理相关人才，但很多机构却没有聘用档案专业毕业的人才管理档案，忽视档案管理的重要意义，造成档案管理混乱、遗失，甚至有部分机构没有建立专门的档案管理部门，沒有建立科学、系统而规范化的档案管理体系。领导者必须注重档案管理，任用富有经验的管理专职人员总揽整个机构的档案管理。管理人员应富有责任感，在处理档案时要保持原则性，注意保密，遵守国家法律，做到不泄密，不外传。此外还能适应枯燥乏味的工作，默默耕耘，从而为整个机构的发展添砖加瓦。同时还要注意对专业管理人员的培训，加强专业知识教育，优化管理意识，更新管理方法，使全机构管理工作逐步完善化，规范化。

（五）建立完备的档案分发监管机制

机构在正常运作中，经常由于各部门工作性质不同，资料种类繁杂，所记录内容各不相同，造成档案管理部门工作量增加，分类归档管理困难，工作失误增多。各级管理部门在运作中既要照顾工作，又要进行信息采集，使得档案遗失事件时有发生，很多档案一旦遗失，再进行收集就十分困难，这不仅降低了档案收集的完整性，有时还会造成不可挽回的后果。为了减少工作中出现的失误，兼顾各个工作流程中的材料收集与管理程序，应在各部门建立成熟的分发监管系统，明确分发监管机制，通过系统性的监察与合理的机制，对整个信息采集过程进行监控，杜绝工作失误的发生，最终达到提升档案材料收集的完整性的效果。

三、结论

综上所述，当今社会档案管理的重要性逐渐凸显。各机构要明确档案管理的重要性，机构领导者及档案管理相关人员要提升档案管理意识，任用具有专业性的档案管理人才，坚持档案管理原则，全面提升档案管理水平，建成具有完整性与规范性的典范档案管理制度。

参考文献：

[1]牛婷婷.如何加强工程档案的完整性和规范性[J].城建档案，2019（07）：52-53.

[2]陈洲.如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性[J].城市建设理论研究（电子版），2019（09）：48.