如何提高办公室文秘工作质量及水平探讨

杜娟

摘要：对于企业发展来说，办公室是处理众多事务的重要场所，工作量很大，需要文秘人员眼观六路、耳听八方，既能把所有工作顾及，又能保证质量。所以在选择文秘人员的时候要严谨仔细，要熟悉企业的基本业务，熟练掌握电子设备的使用，语言恰当且应急能力强，这样才能支撑起办公室的工作，起到承上启下的作用。本文提供了几点提高文秘质量和水平的有效策略，为企业提供大致的方向。

关键词：提高;办公室;文秘工作;质量;水平

一、增加办公室文秘人员数量

众所周知，企业单位的产业链较长，会有各种类型的工作需要整理。企业办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足企业办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得企业不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成企业办公室的大量工作，这给企业的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，企业必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。

二、构建良好的奖惩制度

对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。

三、加强对文秘工作者的技能培训

办公室文秘的工作虽然每天都是任务繁重，数量巨大，但是每次的难易程度是不一样的。那么，不一样的工作难度就会有不一样的工作效率。简单的工作就会效率高，难度高的工作就会效率低，工作人员很难保证每一次的工作效率。因此，需要加強对文秘工作者的技能培训，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前卫的工作思想是保证工作效率的一个有效手段。高技能的文秘工作者可以为企业或政府机构带来更高的经济效益，推动企业或政府机构办公室文秘的发展。

四、完善办公室规范条例

通过完善的制度条例对文秘进行行为规范。比如遵循职业道德规范，严格要求自身，保证良好的工作态度和职业素养，自觉遵守公司的规章制度;努力提高自身的职业素养和办事水平;提高办事效率和质量;服从上级安排，利用自己的专业能力维持企业办公室工作的有序运转。培训和建立制度是对文秘人员专业素养的培养过程，是对办公室工作质量和水平的有效提升，如果办公室文秘能够自觉遵守以上原则性要求，那么办公室工作质量就会得到有效的提升。

五、激发文秘人员的创新意识

创新是国家、企业获得发展动力的重要前提。很多人认为我国办公室文秘工作不具备灵活性，只需要按照固定程序来完成日常工作即可。但在实际工作中，文秘工作更需要在思想和行为上获得创新。从文秘工作的工作性质来看，工作模式显得十分重要，管理人员需要对文秘工作的工作模式进行反复思索，将工作效率过低的传统模式剔除，通过激发文秘工作人员的思想创新，使其在实际工作中寻找更简洁的工作方式，最终实现工作质量和水平的稳定提升。想要提升文秘工作的创新意识，可实施以下两方面管理措施：第一，管理者可以鼓励文秘人员在工作中进行大胆创新，以做好本职工作为前提，在办公室中形成一种创新工作氛围。例如，在进行通信信息收集时，除了报纸、内部杂质等传统信息渠道，文秘人员可以对网络技术进行合理应用，但网络信息存在很多不真实情况，文秘人员在信息收集时需要逐一进行核实，避免信息的不准确而影响下一步工作的开展。第二，领导者应起到带头作用，将工作的前瞻性合理表现出来，利用合理方式将创新理念融入办公室工作中，从而为其他工作人员带来启发。

六、结束语

总之，在文秘工作中，为了改善办公室文秘人员的工作质量和水平，必须遵循办公室文秘工作原则，完善奖罚制度和人性化管理，增强文秘人员的责任心，不断增强文秘人员的创新意识，提高文秘人员的工作能力和专业水平，提升文秘人员的工作质量和公司的综合管理水平。

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