人工智能时代档案管理革新路径分析

秦永娜

摘要：在我国进入21世纪的新时期，经济在快速发展，社会在不断进步，人类将人工智能应用到了各行各业中。本文阐述了人工智能以及智能计算机系统在我国档案工作中的应用，分析了人工智能在档案工作中的必要性以及未来发展的可行性，同时利用人工智能在档案工作中应用的案例，说明了人工智能在档案管理中的有效性、必要性以及安全性。最后，针对人工智能在档案工作中存在的问题，探讨了相关的解决办法，进一步推动了人工智能在档案工作中的广泛应用。

关键词：人工智能;档案工作;应用;研究

人工智能技术在各行各业都已经有了广泛的运用，无论是生产的自动化还是日常办公的信息化，都是对人工智能技术的一次充分应用。目前更需要考虑如何将人工智能技术广泛的应用在档案管理的信息化工作当中，力求保障档案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使档案管理人员能够从繁杂的档案抄写和档案管理工作当中解脱出来。

1.人工智能的概念

Russell等认为，对于什么是人工智能，不同的人在不同的目标下有不同的意义，智能主要与理性行动有关。Nilsson认为人工智能是致力于使机器智能化的活动，而智能则是使实体能够在环境中适当地、预见地运行的活动。斯坦福大学人工智能百年研究计划则认为人工智能是受到人类神经系统启发的一门科学以及一系列计算技术，并且通常与人们使用神经系统和身体进行感知、学习、推理的方式相差甚远。一些国内学者认为，人工智能是在以往信息技术、网络技术、认知神经科学等一系列技术基础上创生而出的全新技术领域，是在计算机、信息论、数学、心理学等多种学科相互综合、相互渗透的基础上发展起来的一门新兴边缘学科。从这些定义中可以看出，国内外学者普遍认同人工智能是新的技术、新的科学，而且对其未来巨大的发展潜力寄予了很大期望。

2.人工智能在档案工作中的相关应用

2.1提高档案编研水平，开发档案应用功能

档案的编研工作准确的说是档案管理工作人员提高对档案信息的深度挖掘和有效利用。是其对所积累的档案资源进行再开发与再利用的过程。所以要提高档案编研水平首先要进行档案资源的整理和汇编，要遵照其专业性的分类进行专题类别的档案整理，通过准确的分类可以便于对档案的应用进行更加有针对性的提升。除此之外，档案管理系统也要通过人工智能技术进行应用优化，即利用当前广泛应用的移动信息终端建立移动客户端，以满足档案用户对档案信息的个性化需求，也能够实现档案功能的多样化发展。档案管理的人工智能化功能也在不断的开发与研究，当前已经可以实现人工智能客户服务功能，其可以将电子档案查询做到更加的精细化，用户的查询可以实现语音识别，也可以模糊搜索，都可以通过电子档案智能客服为用户进行服务，极大的提高了档案的服务性功能，也有助于提高档案信息的利用率和快捷的档案目标管理。

2.2系统智能识别技术

人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前。

2.3档案资源整理应用

当前的档案管理模式下，为了更好地保护传统的纸质档案、实物档案、口述档案等，在收集到原始档案之后，都会对这些档案资源实行数字化加工，以确保其可以永久保存。有很多档案部门建立了档案数据库，将馆藏档案都录入到了数据库中，人们使用时只需要检索就可以了。但是，当前已经是大数据时代，大数据时代下显著的特点就是海量信息资源，所以档案资源的数量也随之增加。面对海量的档案资源，要实现顺利收集，则需要依靠人工智能技术，比如说利用智能Agent来实现，从而可以快速收集到各类信息和资料。所收集到的信息资源数量大，格式也有差异，整体是杂乱无序的，普通的分类整理难度非常大。要准确找到档案的相关信息，则需要对信息进行预处理，这要求档案工作人员具有非常专业的技能。要确保收集到的资源准确分类，则需要利用人工智能的分类技术，从而将看似杂乱无章的数据资源按照一定的标准进行分类。对档案管理人员来说，要实现将档案智能分类的人工智能技术有多种多样，但核心技术则主要包含自然语言处理和机器学习。

结语

综上所述，在我国互联网、大数据、传感网、现代化等等理论以及技术的强烈需求的驱动下，人工智能得到了高速迅猛的发展，也成为了档案管理工作中的重点以及档案管理工作发展的方向。就檔案管理领域而言，人工智能改变了传统档案的制约性，可以更好地将档案资源共享化，使管理方式进一步优化，提高了档案工作的办事效率以及安全性。

参考文献：

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[2]杨得萍.混凝土防渗墙施工技术在某水利工程中的应用[J].河南水利与南水北调，2019，48（05）：47-48.