基于知识管理背景下的企业档案管理探究

王勇

摘 要：企业档案是一种非常重要的核心资源，对于企业的进一步发展与决策提供重要的依据保障，同时还能保证企业获得良好的信誉，是企业发展过程当中非常重要的一种资产形式。因此一定要对企业档案管理给予足够的重视，并将其视为企业管理非常重要的组成部分。良好的档案管理对于企业的全面运作与健康发展将会产生积极的影响。但是我们通过大量的实践分析得出企业的档案管理存在一定的不完善性，在管理过程当中会遇到各种各样的问题，无法形成全面化的档案管理。因此本文对知识管理背景下的企业档案管理进行充分的探究分析，然后提出相关性的建设意见，以此能够帮助企业对档案进行充分的管理。

关键词：知识管理背景下;企业档案管理探究

当下随着经济的提升，科学技术手段的创新，使得人们已经迈入到了高速发展的阶段当中。特别是企业与企业之间的竞争，已经逐渐发展成为信息的强占利用，只有对信息进行充分的应用，才能够实现更为长久的发展目标。因而科学合理的档案管理能够保证企业获得详细的信息数据，能够对企业的发展历程进行全面的反映，在企业管理当中已经成为非常重要的核心部分。特别是在基于知识管理背景的发展之下，使得标准化模式和科学化模式能够有效的运用到档案管理当中，对于企业的全面发展将会起到一定的促进作用。

1 采用知识管理为背景取得的重大意义

所谓知识管理就是利用现代化的技术对相关的知识进行不断的组织完善，以此能够形成良好的评价作用和分析作用，对于信息的有效利用能够达到90%以上，以此能够彰显出企业的核心竞争力。通常情况下主要是以网络技术和智能化技术作为依托条件，以用户为核心，提供出更为专业化个性化的服务内容，让知识管理更具有特色，对于每一项知识内容都能够进行全面的跟踪，从而为用户提供更高品质的服务。对于知识背景体系下进行企业档案管理，主要是引入了全方位的知识管理应用模式，利用现代化的信息网络技术，把档案信息作为主要应用的核心，对用户的个性化和服务化能够做到充分的展示，从而使得档案管理体现出一定的完善性。此种模式的档案管理也是以文件内容和档案作为主要的管理核心，但却开发出主动服务内容，改变了以往的管理理念，更加注重信息的利用与加工。使得知识管理与档案管理进行充分的结合，对于档案管理过程当中存在的不足以及问题进行有效的解决，从而实现快速发展的良好模式，以此能够更好的贴合当下的信息发展时机，对于企业的进一步管理能够起到一定的优化作用，在不断的发展过程当中，能够不断提升企业的实力[1]。

2 在应用过程中对存在的问题进行简要陈述

1）思想意识存在一定的欠缺。当下在知识管理的背景之下，要想能够全面的应用到企业档案管理当中，不仅要提供技术支持物质保障，同时相关的企业内部还要给予足够的重视。但是企业的进一步发展产生的档案内容越来越复杂，对其重要性难以进行充分的认识，同时相关的部门也没有给予充足的认知，导致知识管理背景下难以形成全面有效的档案管理，经常以经费不足，时间不允许作为主要的推脱借口，还是采用传统的模式进行管理，造成整体的工作效率低下，无法取得良好的成效。

2）资金投入不够充足。档案在进行标准化设定和信息化建设过程当中，需要各种软硬件设施的投入，因此就需要利用大量的资金。通过当前的企业发展来看，还不能够提供大量的资金运转，只能够对自身的运营进行一定的维持，无法提供出有效的人力资源物理资源进行档案管理建设。所以说大部分的企业经常由于资金力度不到位，导致档案管理信息建设不够投入，使其成为一种书面形式[2]。

3）应用的软件不够科学合理。在这种模式的应用之下，智能化技术和信息化技术已经成为档案管理非常重要的核心，这两大技术的应用能够更好的开发出新型档案管理模式。所以说企业在进行改进提升的过程当中，一定要充分的运用相关的软件。才能够展现出良好的管理效率，更好的避免由于人为因素产生的误差，从而能够取得良好的优化成效。但是在具體的管理过程当中，一些企业没有做到与时俱进，特别是在信息化软件应用上存在一定的片面性，使得软件无法体现出良好的工作效率。同时相关的企业投入力度不够到位，自身的配套设施还不够完善，对于各种功能板块都存在一定的缺失，无法实现企业档案的高效管理[3]。

3 针对不足提出的有效解决措施

1）提升员工的思想认知。改变传统的档案管理模式，通过不断的培训管理，进一步的提高人们的思想意识，保证每个员工能够从传统的档案管理模式解脱出来，重新认识档案管理的重要性，对于档案管理工作的创新与完善将会起到决定性的作用。所以说通过不断的培训管理，不仅要使每个员工的思想意识做到有效的提升，同时还要有明确档案管理的重要价值。此外我们还要进一步的加强管理机制和管理模式的构建，使得档案管理衔接配合方面更加的顺畅，实现全方位的档案管理，提供更加全面的应用服务[4]。

2）提高资金的投入。当下虽然大部分的企业对于资金利用存在一定的匮乏现象，相关的企业领导一定要引起足够的重视，在保障正常运转的情况下，一定要支出一部分的资金进行档案管理建设发展，从而保证信息化管理模式更加的全面。同时企业也要节约开支，保障档案的建设与发展能够提供出充分的资金使用，从而更好的完善档案管理所应用的信息设备和信息技术，为现代化的档案管理发展提供重要的保障。

3）加大软件的有效利用。我们要对员工内部情况进行充分的分析，然后提出具体的档案管理需求，保证所应用的管理软件更为合理，切实可行的应用到整个工作当中。除此之外，我们还要加大软件应用的培训力度，使得每个人都能够快速了解软件的操作流程，软件的全面应用对于企业全面的信息化管理与建设将会起到一定的促进作用。从而形成以下图一档案良好管理的模式。

4 知识管理背景下，提出的主要档案管理策略

1）从战略上给予足够重视。当下企业之间的竞争变得日趋激烈，在这种环境之下，越来越多的企业开始重视知识管理，但是档案管理是知识管理当中非常重要的核心部分，所以说企业的领导者一定从战略的发展角度出发，适当的改变管理理念，从原有的管理方式向知识管理层面迈进，对于档案实现信息化的管理。从传统的思维当中能够释放，丢弃传统的思维方式和管理模式，保证管理更加的科学合理，档案的管理方案也更加的明确，对于相关的知识内容能够进行有效的保存，以此能够获得较大的经济利益，对于企业核心竞争力的提升将会起到决定性作用。

2）对组织体系进行不断创新。在企业知识管理体系当中，进行不断的组织建设，能够更好的激发出组织的创新力，对于组织结构能够实现扁平化的发展，消除各种消极因素，在档案管理方面实现全面化的管理与应用，创造出更好的管理氛围，对于人员的工作意识能够进行全面的提升，更好的保障了员工的工作积极性。

5 结束语

进入到新世纪之后，信息的高速发展，经济的全面提升，企业要想在这种环境之下求得生存，一定要加强档案信息的全面应用，所以说在知识管理背景之下，一定对自身的不足以及应用进行不断的完善，进行全面的弥补，从而能够更好的跟上时代发展的步伐，为企业创造出更为可观的经济利益。

参考文献：

[1]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2018.

[2]白芳.基于知识管理的企业档案管理模式研究[J].长江丛刊，000（8）：149.2018.

[3]苗菁.基于知识管理的企业档案管理模式研究[D].山西大学，2019.

[4]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学，2018.