浅析高职院校电子档案信息化管理

黄炎龙

（广东交通职业技术学院，广东广州510650）

随着信息化时代的来临，日新月异的信息技术已经渗透到工作中的方方面面。目前，不少高校已经进行了数字校园建设，使用了办公自动化系统（OA）来进行日常的教学、科研、管理工作。同时伴随办公自动化产生海量电子文件，怎样对这些电子文件进行归档和整理，成为高职院校档案管理工作必须面对的新问题。

1 电子档案管理概述

1.1 电子档案管理的含义

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位[1]。在高职院校中，电子档案管理主要是指高校在日常信息化办公过程中生成的各种电子文件的归档和整理工作。

1.2 电子档案管理的特点

电子档案与传统纸质档案管理在归档方式、档案存储及档案利用上都有着不同特点。一是电子档案管理改变了对纸质档案进行人工整理和分类的传统低效方式，采用信息化、网络化手段对电子文件进行收集、归档和存储，极大地提高了档案归档的效率。二是电子档案的存储方式更加灵活。电子文件可以通过各种信息化设备进行存储，包括计算机软硬盘、光盘、磁带等，这些存储介质占用物理空间小，相比纸质材料节约了空间。目前，随着云计算时代的来临，越来越多的电子档案采用云存储的方式，数据管理和使用更加方便灵活。三是电子档案的利用更加简捷。与传统纸质档案需要现场借阅不同，电子档案管理依托校园数字化网络，利用大数据等信息技术，实现档案信息资源跨区域、跨部门传递，极大地方便了使用者及时获取有效信息，实现资源共享[2]。两种档案类型的差异见表1。

表1 传统档案与电子档案对比

2 高职院校电子档案管理存在问题

2.1 设备陈旧难以满足电子档案管理要求

很多高校只配备了计算机、打印机、扫描仪等简单的办公设备，缺少电子档案管理所必需的一些设备，比如具有全文识别功能的扫描仪，专用刻录电子设备[3]，用于大数据存储的服务器等等。在软件上，很多档案管理系统功能较为简单，只能满足传统档案的查找需求，无法实现电子文件的实时存档，也不能提供档案在线服务，不能很好地满足用户对于电子档案的需求。

2.2 电子档案管理制度不健全

第一，虽然各高校都基本开展了电子档案管理工作，但部分高校并没有制定电子档案管理制度。对电子文件的归档、整理要求不明确，没有形成规范化操作，导致电子档案管理混乱，经常出现错存、漏存的现象。第二，由于档案工作涉及到多部门之间的配合，而部门之间没有明确相应责任，使得电子档案归档工作难以协调一致。另外各部门对电子文件归档重视程度不够，导致文件管理不规范，对使用过的电子文件没有正确、及时保存，使得电子文件归档的及时性和完整性大打折扣。

2.3 档案工作人员素质有待提高

从大部分高职院校来看，还没有形成一支高学历、高素质的专业档案队伍。很多从事档案工作的人员，特别是兼职档案员，既不是档案专业出身，也没有接受系统完整的档案专业培训，对档案管理知识不能很好地掌握。人员结构搭配也不合理，部分档案人员年龄偏大，习惯于使用传统的纸质档案归档方式，对学习新技术的积极性不足。另外，大多数档案管理员运用现代信息技术的能力有待提高，特别是对目前流行的大数据等前沿技术更是知之甚少，不能很好地完成电子档案系统的管理和数据库维护工作。

2.4 电子档案的安全性存在一定隐患

电子档案管理基于信息系统和计算机网络，信息化带给档案管理快捷和高效的同时，档案信息安全也成为需要特别重视的问题。由于电子档案的信息和载体是可以相互分开的，在网络环境下，电子档案信息面临着被修改或者盗取的风险。一是档案工作人员对网络安全技术了解不多，保密意识不强，操作不规范，导致文件外泄。二是计算机病毒、木马等威胁着网络安全。来自网络的外来攻击增多，甚至有来自黑客的蓄意攻击，导致网络瘫痪，重要信息被窃取。这些都影响着档案信息的安全，需要采取相应的网络安全措施。

3 加强电子档案管理工作的措施

3.1 加大资金投入，推进电子档案配套设施建设

电子档案发展已是大势所趋，各高校要积极转变观念，认识到电子档案的重要性，以切实有效的行动推进电子档案建设。高校要根据本校实际情况，制定电子档案发展建设规划，为电子档案建设专门立项，投入专项资金，保障电子档案项目的顺利推进。采购档案专用的高性能扫描仪、刻录机等电子设备，配备能满足电子档案管理需要的专门的高性能服务器。打通档案系统和办公自动化系统的联系，利用云计算、大数据等先进的信息技术，构建集电子档案收集、归档、存储、利用于一体的功能强大的档案管理系统。

3.2 制定科学的电子档案管理制度

无规矩不成方圆，制定科学合理的电子档案管理制度是规范电子档案管理，保证电子档案归档质量的重要举措。第一，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》等关于电子文件管理的相关规定，结合各高校实际情况，制定本校电子档案管理制度。明确电子文件归档的标准、流程及使用权限，规定不同存储介质的储存方式及保管要求，规范电子文件形成、收集、整理、归档、利用的全过程。第二，建立各部门统一协调机制，包括信息管理中心、档案室、图书馆及其他业务相关部门[4]。明确归档过程中的相关责任人及其职责，不定期地督查各部门档案归档情况，将各部门档案整理归档完成情况纳入年终绩效考核。

3.3 提高档案管理队伍素质

人才是电子档案建设的核心，建设一支高学历、高素质的专业档案管理队伍是电子档案建设的重要保证。第一，优化队伍结构，做到老中青合理搭配。增加研究生学历人才比例，招聘一批既懂档案管理相关知识，又能够熟练掌握信息技术的复合型人才充实队伍。这样既能利用老员工丰富的档案管理经验，又能够适应电子档案管理对信息网络技术的要求。第二，促进档案人员转变观念，提高认识。组织参观其他高校电子档案建设方面的优秀成果，让档案管理人员接触到最新的电子档案管理技术和理念，帮助他们开拓思路，促进思维模式的转变。第三，对现有人员进行信息技术相关培训，特别是针对电子档案管理中需要涉及的网络安全、大数据、系统管理等相关知识。组织档案人员参加相关学术活动，鼓励档案人员积极申报省、市各级档案信息化建设相关项目，发表相关论文，提高参与电子档案建设的积极性。

3.4 加强档案信息安全管理

在电子档案建设过程中，要深刻认识到电子档案信息面临的安全风险，做好档案信息安全管理工作。第一，根据国家关于信息安全管理相关规定，建立电子档案系统安全管理制度。加强对信息储存载体的安全管理，使用专门的服务器进行档案系统的管理和存储，使用专网进行档案数据的传输。服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施。系统设备更新时，必须制定严格的数据转换办法，确保数据能够在新系统中运行。使用安全可靠的操作系统，定期对操作系统进行补丁升级，更新系统的杀毒软件，保证系统安全。明确档案查询、借阅等相关权限，设置用户等级，严格执行档案权限管理制度。第二，加大对档案管理人员的安全保密教育，提高档案管理人员保密意识，减少人为失误导致的档案事故。第三，引进最新的计算机安全防护技术，比如数据加密技术，电子身份验证技术等，构建档案系统安全防护体系，提高系统安全等级。

4 结语

信息化时代已经来临，电子档案的发展已经越来越引起高校的重视，只有转变思维模式，从资金投入、管理制度、人员培养、信息安全等方面着手，才能满足电子档案信息化、网络化管理的要求，使电子档案管理管理工作更加科学高效，进而更好地实现档案利用。