有效提升档案资源利用效率的策略

2020-07-10 08:58翟会英
办公室业务·上半月 2020年2期
关键词:档案资源利用效率档案管理

翟会英

【摘要】档案信息资源的开发和利用,是档案管理工作的重要内容,直接关乎档案管理效率。面对档案事业迅猛发展要求,如何有效提升档案资源利用效率,应该明确统一的档案管理标准,引进现代化信息技术推动档案管理信息化、电子化和数字化发展,辅助档案管理各项工作有序展开。本文就如何有效提升档案资源利用效率,针对其中的问题多角度分析,提出有效措施深入挖掘档案资源价值,提升档案资源利用效率。

【关键词】档案资源;档案管理;信息化;利用效率

档案事业是现代社会进步和发展的重要组成部分,面对新时期发展要求,档案资料价值如何充分发挥,迫切的需要推动档案管理工作改革深化。深入开发和利用档案价值,引进现代化技术和手段,实现档案管理工作。而单位的档案服务意识高低,将直接影响到档案资源利用效率。所以,为了实现这目标,应该转变档案管理理念和管理方式,充分发挥档案管理人员职能,充分发挥档案资料价值之,推动档案事业健康持续发展。通过对档案资源高效利用相关内容分析,改善现有档案管理工作不足的同时,推动后续相关工作开展。

一、档案资源的开发和利用意义

档案管理工作量较大,其中涉及众多内容,档案资源利用效率高低,将直接影响到档案管理整体效果。档案资源开发和利用,有助于推动档案管理工作高效展开,并进一步推动各项工作环节优化和完善,为其他部门工作提供支持;依托于档案开发和利用,反馈档案管理情况,了解到档案工作中的不足,持续改进和完善,提升档案管理工作水平;档案开发和利用效率高低,对于档案管理工作地位提升影响深远,需要相关部门予以高度关注和重视。如何有效提升档案资源利用效率,是档案管理工作的核心内容,只有这样才能提升工作效率,赋予档案管理工作持久动力支持。当前我国正处于社会主义转型阶段,通过档案管理工作改革,对于社会主义现代化建设和发展意义深远。

二、档案资源开发和利用中存在的问题

纵观当前档案资源开发和利用现状来看,其中涉及众多内容,即便实际工作中取得了可观成果,但是具体环节中还有一定不足,主要表现在以下几点:

(一)档案管理制度不健全。单位在日常工作中,将多数精力投入到业务工作中,对档案管理工作缺乏足够关注和重视。现有的内部档案管理制度和机制不健全,实际工作开展缺乏可靠依据,不仅影响到档案管理工作规范化展开,还会影响到档案资源潜在价值发挥。由于制度不完善,档案资料未能及时分类和归档,可能出现内容和形式雷同问题,与实际情况存在一定差距,导致档案信息失真。

(二)档案开发意识不足。在档案工作日常工作中,存在利用和保密问题,做好档案信息保密工作,是档案管理工作开展的关键所在。但是,并非所有档案信息都要保密,由于开放意识不足,会影响到档案资源的开发和利用效率,档案信息资源仅仅是在小范围传播,不利于档案信息资源共建共享。

(三)档案管理人员专业素质不高。档案管理日常工作开展中,档案资源的合理开发和利用,需要相配套人员支持。档案管理人员自身专业素质高低,很大程度上影响着工作成效。但是,很多单位对档案管理人员的专业素质培养重视程度不高,缺乏系统化培训,绩效考核力度不足,各项工作开展不规范,影响到档案信息资源的高效开发和利用。

三、档案管理的新要求

面对档案事业飞快发展要求,如何有效提升档案资源利用效率,应该正确看待档案管理新要求。档案资源的高效开发和利用,应与时俱进,坚持科学发展观,不断推动档案管理工作改进和创新。梳理档案管理思维,在创造性思维下细化分析档案管理中的问题,结合实际工作情况来深入挖掘档案资源潜在价值,积累丰富经验的同时,赋予档案管理工作持久动力和活力,切实提升档案工作效率和质量。与此同时,深入开发和利用档案资源,坚持先进性,持续提升档案管理效率和质量。档案资料高效利用,持续提升档案管理水平的同时,推动社会生产力发展,真正地服务于社会群众,为社会经济持续增长作出更大的贡献。

四、提升档案资源利用效率的有效措施

(一)推动档案信息化建设。在档案事业迅猛发展下,如何有效提升档案资源利用效率,需要明确工作目标,结合实际情况整合资源,引进现代化信息技术和手段,摒弃传统人工操作理念,提升档案信息化水平的同时,深入挖掘和利用档案价值。基于此,应该进一步增加资金投入力度,完善配套的硬件设施和软件设施,建立统一的行业标准,建设专门的档案室。在现代化信息技术支持下建立档案信息化平台,可以实现档案信息资源共建共享,辅助档案查询、管理和利用,相较于传统档案管理模式可以大大提升档案管理工作效率。引进专门人员负责档案管理工作,推动纸质档案和电子档案信息整合,实现档案信息资源整合与转录工作展开。做好电子档案信息备份和存储,推动信息安全防护建设,维护档案信息资源安全的同时,提升档案信息资源利用效率。在开放性思维支持下,适当扩大档案信息资源开放度,建立完善的资源共享体系,适当扩大档案信息资源覆盖范围的同时,深入开发和利用档案信息资源。

(二)优化档案检索工作流程。档案管理工作日常开展中,如何有效提升档案管理工作效率和质量,一个重要内容则是对现有档案检索工作流程优化和完善,便于档案工作人员更加高效、便捷获取信息资源。增加资金投入力度,推动档案信息平台建设,完善配套的软、硬件设施。如,使用OA系统,可以实现档案管理信息化操作,从项目开始到结束,实现档案信息的客观反映,实时查询查阅进度,及时归档和验收档案资料,实现纸质档案和电子信息档案共存。在OA系统支持下,可以实现档案信息动态化查询和管理,维护数据信息安全的同时,强化部门职责,提升档案检索效率。推动档案信息化建设,需要在数据库支持下,不断引进先进技术和手段,致力于打造智能化数据库,实现数据查询、统计、存储和交流共享多功能,档案信息资源自动化利用的同时,切实提升档案管理效率和质量。

(三)强化档案管理人员的专业能力和职业素养。如何有效提升档案资源利用效率,一个关键点则是注重专业档案管理人员支持。面对档案管理信息化建设要求,应该整合资源,积极组织档案管理人员参与专业培训,提升档案管理人员专业能力和职业素养。档案管理人员需要与时俱进,不断学习先进的档案管理专业知识,熟练运用前沿技术和手段,包括档案文献编撰知识、档案检索知识和法律知识等。积极组织档案管理人员进行绩效考核,考核通过后方可上岗,依据制度规范化开展各项工作,为档案管理工作效率和质量提供保障。同时,制定完善的绩效制度和奖惩制度,强化档案管理人员业务技能水平的同时,树立正确的价值观,提升人员的职业素养,保证档案管理各项工作规范化展开。建立内部沟通协调机制,加強各部门沟通和写作,整合资源的同时,创设良好工作环境,以求档案资料及时归档,提升档案资源利用效率。

五、结论

综上所述,面对新时期档案事业发展要求,应该整合资源,转变工作理念,引进现代化信息技术,推动档案管理工作改革深化。灵活运用现代化技术,提升档案管理人员素质水平,提升档案管理工作效率的同时,推动档案工作向高层次发展。

【参考文献】

[1]肖莹.开发利用新平台提高便民档案信息资源利用效率的思考[J].信息系统工程,2018,29(10):51.

[2]史桂湘.论加强档案资源文化服务利用的有效对策[J].办公室业务,2016,11(19):59-60.

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