研究所常用原材料供应模式的探索与实践

李贝贝

一、研究背景

近年来，研究所物资需求的要求越来越高，备料周期逐年缩短，物资供应风险显著增加。随着科研工作的深入，过程中的不确定因素逐渐增多，直接反映到原材料需求的不确定，供应的物资也呈现“多牌号、小批量、多批次、短周期”的特点。目前，研究所原材料供应模式属于需求驱动型，用户单位凭单据领料，原材料无库存量时在发起采购流程，这种管理模式及其被动，导致后续临时性采购任务多，订货批量少，需求紧急等状况，同时，计划部门为防止生产延误，对原材料开展库存储备，但是对储备种类、储备时间、储备量的确定，多数依靠物资计划人员经验判断，没有严格标准准则。

二、主要做法

2.1建立项目团队

根据原材料采购业务范围和管理职责，建立了多部门的项目团队，与会明确了团队工作职责及工作目标，制定了详细的工作计划。

项目团队充分研讨，创新性地提出常用原材料的定义及管理意义，提炼出科研常用物资供应模式的实践要点，形成定期检查、持续改进机制，建立了以提升供应效率、服务科研生产为理念的常用原材料供应保障体系。

2.2筛选常用原材料

2.2.1 常用原材料供应特点分析

原材料牌号种类繁多，确定常用原材料目录至关重要，目录既要精简，覆盖面又要广泛。传统的ABC分类法仅从成本数量角度分析，并未从需求频率维度进行考虑，根据研究所科研生产特点，如何从根本上提高对材料需求的快速反应能力更为重要。按照用途、使用频率、项目通用性将原材料分为常用材料和特殊材料，常用原材料筛选原则如下：

①使用频率较高、物资通用化程度较强。

②可长期存储而不影响产品质量问题。

③物资每月需保持一定库存量。

④物资占用资金不高，可以承受一定的积压风险。

2.2.2确定常用原材料目录范围

根据材料的需求趋势，统计三年的任务，分析出了使用频率前10的原材料牌号。接着，对10种常用原材料牌号的各项技术标准、规格大小的需求量进行统计分析，确定了20项常用规格，并形成了常用原材料目录。

2.3开展常用原材料年度集中订货

为加快原材料采购周期，减少零星采购行为，解决单批量不满足市场起订点问题，年初选择试点材料，签订开口合同，执行按需到货。下一年度依据常用原材料目录，下达年度集中订货计划，种类增加70%，采购范围更加全面。同时在年初将订货计划中的材料牌号和规格在研究所发布，对于紧急的需求，推荐需求部门优先选用目录中原材料，缩短供应周期。

2.4构建基于R-S系统的库存控制模型

基于常用原材料年初集中采购的模式，且为实现原材料库存管理精细化，在管理方式上，必须探索一套科学合理的库存控制方法，进而保证在保持原材料库存合理水平的基础上，实现采购-供料的良性循环。

项目团队查阅大量文献资料，并进行头脑风暴，最终确定了一种适应于随机需求下的库存控制模型，即订货点-目标库存水平控制策略，简称RS系统。

2.4.1 RS系统定义

它指的是每次取货后，均要核对库存水平，并与预先设置的订货点水平进行比较，如果库存水平降到订货点以下，就根据预先设定的目标库存水平与实际库存水平之差，发出订单，补充库存，订货间隔期是变化的，取决于需求的随机性质。

2.4.2 安全库存、最小库存、最大库存

a）定义

3.1  安全库存

指为了防止不确定性因素（如临时用量增加、特急任务等特殊原因）而预计的保险储备量（缓冲库存）。

3.2  最小库存

指物资在仓库中理论储存的最小数量，低于此数量就有可能造成存货短缺，进而影响企业的正常生产（补货点）。

3.3  最大库存

是指企业为控制物资库存量而规定的理论储存上限标准。

b）计算方法

安全库存量的确定依据历史出库数据，按照可储备范围统计的采购周期和平均月消耗量。计算安全库存量后，确定最大库存量和最小库存量。例如安全库存量=月平均消耗量*采购周期/2;最小库存量=月平均消耗量*采购周期+安全库存量;最大库存量=月平均消耗量*采购周期*6;补货量=最大库存量-现存量。

2.4.3 库存控制模型图示

随机需求下，当原材料消耗至最小库存（补货点）时，通知采购人员，按照年度集中订货合同约定，下达补货订单，在库存清空前，能够按规定的订货量到货并补充库存，后續反复循环，原材料始终保持一定库存水平，进而使科研物资需求得到持续满足。

2.5搭建科研常用原材料供应新流程

针对科研原材料供应特点，结合年度集中订货、原材料库存控制等一系列措施方法，对传统的供应模式进行了新的调整改进，做到提前备料、主动供应，形成新原材料供应管理流程。

2.5.1 工作流程说明

保管人员监控常用物资库存消耗情况，当物资消耗至最小库存时，及时将现存量信息反馈至仓储管理人员;仓储管理人员收到保管人员反馈信息，应根据物资实际需用及在途采购情况，计算补货量，编制库存储备计划。其中当补货量不满足最小起订量时，按最小起订量订货;库存储备计划经批准后下达至采购部门;采购部门根据采购计划，执行采购，物资到货后，办理入库。

2.5.2 发布制度

为巩固科研常用原材料供应模型的成果，明确管理职责，固化业务流程，发布管理制度，从制度上保证了模式运行的闭环管理，同时根据科研实际运行情况修订储备目录，建立了管理模式的持续改进机制。

2.6 定期检查，持续改进

根据PDCA管理理念，对常用原材料供应执行情况进行实时监控，有问题及时反馈，形成日常反馈机制，逐步完善常用物资储备目录及标准，为新流程的有效实施提供有力的保障。

三、实施效果

3.1 聚焦主要物料，满足科研需求

通过对科研常用原材料供应模式的探索与实践，依据近三年历史数据，反复分析研究，制定了10种牌号常用原材料目录清单，并制定了储备标准。统计近三年任务，目录清单可涵盖大部分的物料需求，保证供应。

3.2 减少零星采购，加快采购进度

选择试点材料开展年度集采，临时采购量急剧减少，大幅缩减了原材料临时采购数量，节约管理成本。同时对常用原材料采取年度集中订货方式，签订开口合同，执行按需到货。由于签订开口合同，在上游大幅度降低采购员订货的次数，提高采购员下达采购订单的效率;在下游降低物资复验的次数，在成本和效率方面都有显著提升，充分体现了集中采购的优势。

3.3 精简材料牌号，规范需求申请

以往原材料需求种类高，需求部门选材时，因不了解市场供应情况，有时会选择一些特殊牌号或规格材料，给后续采购工作带来问题，如需求量不满足市场起订点、原材料市场无现货、价格昂贵等，造成原材料供应周期延误。通过常用原材料清单目录制定，同时将清单在研究所公开发布，推荐给需求部门优先选用，进而缩短准备时间，减少了不必要过程，

3.4 严格储备过程，控制库存总量

通过制定安全库存存量标准及准则，保持库存在合理范围之内，优化了存货结构，实现原材料库存精细化管理。