浅谈档案信息资源的开发与创新

殷国喆 杨雪

摘 要：随着知识经济时代的到来，信息资源已逐渐转变为社会经济资源中的不可缺少的一部分，档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分， 档案的利用是档案工作的中心、根本目的和方向。要高度重视档案信息资源的开发与利用。充分发挥档案的社会效益和经济效益，为企业的发展做出应有的贡献。在信息化时代的背景下，提高档案工作者的素质和优化馆藏结构、提高馆藏的利用效率是加快档案信息资源开发的重要途径。那么，如何加大利用程度、丰富利用手段，及时而高质量地利用档案信息资源为企业的可持续发展服务，。就成为了摆在我们面前的一个重要课题。本文分析了当前档案信息资源开发利用中存在的问题，并思考了加强档案信息资源开发利用的策略。

关键词：档案;信息;资源;开发;管理;利用

一、档案信息资源开发利用的必要性

（一）对档案信息进行开发利用的根本出发点和落脚点

就是促使单位档案信息资源转变为社会财富。对档案信息资源进行开发利用，才能使档案价值变为现实价值，发挥其应有的社会效益、经济效益.单位对档案信息资源进行利用开发，可以将信息资源转换为生产力，提高单位各个部门的工作效率。反之，档案管理部门将不涉密的档案永久堆积或者存放起来，不仅白白消耗了单位的财力以及档案管理人员的人力，而且势必会在长期堆积中成为单位的累赘。因此，档案信息资源开发利用必须引起单位的重视，从而使这一工作能够得到有效落实。

（二）对单位档案信息资源开发利用是单位良好运行的必然要求

一方面，单位历史发展的经验材料以及工作材料均储存于档案当中，其是领导进行相应决策的依据。另一方面，档案信息作为一种客观事实和数据，其能够为单位解决具体工作问题、人事问题提供相应的依据。因此，档案信息资源的有效、科学利用不仅能够极大提高单位现有资源的社会利用率以及社会利用效益，还能促进了单位各项工作的开展。

二、我国在档案信息资源开发利用中存在的困境

（一）档案部门自身基础业务建设存在缺陷

基础业务建设在单位档案部门占有重要地位，基础业务建设的质量高低会影响到档案信息开发利用的效果。虽然我国有关档案部门规定了相关的制度，档案基础业务得到了发展，但仍存在一些问题。

（1）档案信息资源开发体系有待健全，档案接收征集范围不宽。档案的接收与征集工作是档案信息资源开发体系的起点，但是许多单位档案管理部门仍然局限于接收与征集党政材料、人事材料、文件资料，忽视了对工作具体环节档案的接收。这样单调的范围，致使档案管理部门的档案资料结构不合理、数量不合理。

（2）档案安全保护观念有待提高。档案安全性得不到保障，就谈不上对其进一步开发利用的问题。档案安全涉及到涉密档案的秘密性，特别是有些档案事关国家利益、人民群众的利益，如果不采取一定的保密措施，一旦泄密会导致不可挽回的损失。针对电子档案，没有采取相应的计算机保护措施，没有及时更新计算机防火墙，发生“病毒人侵”“木马人侵”等事件。

（二）档案管理体制不健全

健全的档案管理体制是管理、利用档案的重要保证。档案管理人员要想做好档案信息服务工作，更好地利用档案信息，就必须在一套科学、合理的档案管理体系下进行档案管理。[1]具体的工作实践中，存在以下几个层面的问题：

（1）在档案鉴定、销毁制度方面。单位没有对档案鉴定、销毁工作的组织领导、方法、程序进行具体规定，档案鉴定工作开展不到位，到期该销毁的档案没有进行销毁。

（2）在档案收集、整理制度方面。单位没有对档案的编目、收集和整理程序进行细化规定，存在按照惯例以及工作经验管理档案的现象。同时，单位缺乏对档案保护以及修复方式的规定。

（3在档案的查阅利用、移交制度方面。对查阅档案的种类、手续、利用效果以及保密承诺等缺乏规定。同时，没有规定移交的具体流程，容易导致移交过程中发生泄密或者遺失。

（4）在责任主体制度方面。缺乏对档案管理工作人员职责范围以及惩戒措施的规定。

三、加强档案信息资源开发措施及建议

（一）加强档案工作者的管理和人才利用

档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。加强基础业务建设，就是为了加强档案部门对经济建设和各方面利用档案的适应能力，促进档案信息资源的开发利用，这也是档案工作的核心所在。从目前情况看，许多档案部门缺乏这样的人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。

（二）夯实基础，丰富馆藏，扩大档案信息量

馆藏内容是档案利用者的利用对象。档案信息资源开发利用工作做得好坏，很大程度上取决于馆藏信息量的储备情况。馆藏是否丰富就成为制约档案利用工作质量高低的关键。丰富馆藏主要从两方面入手：一是按归档制度有计划地接收由生产技术业务部门移交的档案。档案有系统的编目，整理科学，档案质量高，档案品种门类齐全。另外，档案人员要走出档案室，去有关部门或找某些个人索取或征集有价值的档案资料。只有把开发利用与丰富馆藏工作并重，档案室才能成为取之不尽，用之不竭的档案信息源。

（三）信息化、网络化促使开发利用档案信息资源，提高服务功能

档案部门是信息的集散地，具有传输、利用信息的优势。档案信息网络是一个开放的系统，是改进和优化档案信息资源开发工作的一项有效措施，是未来开发档案信息资源的发展方向。它不仅能促进和加强档案馆之间的协调和合作，实现资源共享，还能快速而有效地提供各种层次和各种需求的信息服务，促进档案馆信息服务的社会化，并为档案部门提供一个广阔的发展空间，改变传统的管理格局。随着通信技术的发展，尤其是通讯网络的出现和电子文件的产生，极大的促进了档案信息资源开发利用的需求。只有更方便、更快捷为社会提供档案信息服务，才能使得档案信息管理适应现代通信的特点和社会对信息发展方向的要求。

四、结语

总之，档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。推进档案资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。要做好档案信息资源的开发与利用，就要从档案管理方方面面的工作做起，这将有利于档案工作的开展，提高工作效率，使档案信息资源更好地为企业的利益服务。在社会信息化、数据化的浪潮之下，单位合理、科学的对档案信息资源进行利用开发既是现实工作的需要，也是为人民服务的需要。因此，创新档案信息资源开发利用的模式，事关单位工作效率的提升、事关档案事业改革的成果，亦是社会高度发展的必然结果。

参考文献：

[1]徐冉 朱红 李峥如何加强企业档案信息资源的开发与利用[J].《商情》2016（37）

[2]谢俊芝 档案信息资源开发利用的创新探讨[J].《环球市场》2018（07）

[3]崔兆华 如何加强档案信息资源的开发与利用[J].《科技视界》2014（16）