大数据时代高校档案的发展定位思考

尹杰

摘 要：当前网络教育及档案管理的发展，促使高校档案管理工作从传统纸质版向通过电子文件的形式进行相应的信息储存过渡。与之相匹配的是，随着信息化时代大数据技术的发展，对于电子文件的管理更多的可以采用信息化的方式，以及建设数字档案馆，以促进传统档案管理的转型——提高档案管理的效率以及为高校师生提供更好的服务。本文通过实地调研、相关人员访谈等手段，探究当前高校电子档案管理的现状，具体分析了当前普遍存在着因经费保障不足导致的推进缓慢、制度滞后、软硬件设施跟不上信息化发展速度等问题，并提出今后的发展对策重点在于以区块链为代表的新技术、新人员的引进与服务流程、管理模式的改变。

关键词：大数据时代;档案资源;开发与利用

中图分类号：G717              文献标识码：A

1 引言

高校档案是高校在日常管理、招生教学、基础建设、科学研究等活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的历史记录;是对高校办学历史、办学经验、办学成果全面真实的记录;是反映高校党政管理、培养人才、科学研究、服务社会、对外交流等各项工作的综合记录，从时间维度看，具有非常大的数据价值。大数据时代，伴随着高校智慧校园建设不断推进，高校档案的利用服务需求日益增长、利用方式日趋丰富，原有的管理模式已经不能满足需求，迫切需要转变管理机制、创新管理模式，将高校档案中蕴含的数据价值凸显出来，服务支撑高校各项事业的发展。

2 大数据时代高校档案资源开发与利用面临的挑战

2.1 与大数据配套的档案开发与利用技术不过关

大数据时代的档案开发与利用工作具有明显的信息化特征。档案管理的各个环节都从纸面工作转向了信息技术工作。信息技术的发展使得档案人员需要整理的信息资源更加多样化，无论从内容还是从数量上看，范围都极大扩展。为保证档案资源开发与利用工作的有效性，与之相关的服务技术应当紧跟其后。但在实际工作中，许多高校的档案服务技术没有随着档案管理工作难度的提升而升级。此外，档案资源的开发与利用正呈现个性化发展的特征，这给传统的档案管理工作造成了巨大冲击。高校档案人员如果不能及时调整，打造“大服务”体系，很可能造成档案管理工作的巨大失误。

2.2 缺少统一的电子档案管理标准和规范

电子档案管理与传统档案管理本质上都是对档案、文件信息的整合与保存。虽然国家档案局出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》，明确了电子档案的管理制度，但各高校在电子档案管理方面缺少统一的标准，档案管理人员往往依靠经验进行档案归类和管理，在这个过程中容易造成档案信息的流失和遗漏，一旦档案工作人员转岗或休息，接替者不能及时对档案进行统一规范化处理。

2.3 缺乏足够的经费支撑

要想完成整个高校已有档案信息的整理，由于数据量非常庞大，需要投入大量的时间和人力，而高校对于档案部门的投入与其他部门相比差距较大。档案部门在有限的经费支持下，外包业务给社会上的软件开发商，与之合作开发档案管理信息系统，但由于这些开发商普遍团队规模小、技术不够全面、人员流动性大，给系统长期稳定运行维护带来了困难。同时，由于经费投入不足，相应的硬件设施不能及时购置或其性能跟不上形势的需求，由此档案部门只能优先选取使用率高或重要程度高的档案文件进行扫描形成电子信息，并逐渐推进。此外，精密的硬件设备在电子档案存储管理中是十分重要的，同时还需要配备用于备份的硬件设备，这些都需要充足的经费支持。

3 大数据时代有效开发和利用高校档案资源的策略

3.1 档案数据挖掘与分析

数据挖掘分析在高校档案管理中，主要应用于档案分类、档案收集、档案保留，以及为档案部门提供服务。高校档案数据的挖掘与分析不仅可以提高高校档案管理的效率、增强档案管理的安全性、推动高校档案管理体系的完善，还有利于提高高校档案信息知识转化能力、档案信息知识服务水平，推动智慧校园信息资源建设等。

3.2 利用科学训练提升档案人员的能力

提升档案人员的能力，首先要利用教学的方式向档案人员输入更先进的管理知识。但仅仅输入知识是不够的，必须建立严格的考核体系，以此督促档案人员深入理解所学知识，提升工作效率。还要建立科学的激励机制，对于考核成绩不合格的档案人员，学校应当给予警告或直接清退。对于留下的工作能力较强的档案人员，学校要及时给予奖励，如提升工作人员的薪资等。如此才能确保学校能够留住档案管理的相关人才，同时提升整个档案工作人员队伍的综合素质。除了提升办公能力，学校还要重视信息化理念的渗透。在日常工作中要鼓励档案人员利用信息设备办公，同时关注信息技术发展的动态，培养档案安全意识。在这个过程中，档案人员能够发现更多当下高校档案工作存在的问题。如大数据时代的网络安全问题可能会危及档案安全，安全意识淡薄的工作人员可能会犯泄漏重要信息的错误等。为防止这些问题的出现，学校要关注档案人员正确的意识形态的形成。

3.3 重视图书馆工作人员的实际诉求

在高校图书馆管理工作中，工作人员是非常重要的一部分，其水平高以及工作的高低，可以很大程度上对图书馆管理工作的进行产生影响。因此，为了能够更好的满足现阶段以人为本的图书馆管理需求，在今后的工作期间，一定要充分的了解图书馆工作人员的实际诉求，能够加大其主观能动性的发挥。在管理中，应该结合实际现状，建立完善的规章机制，包括：奖惩机制以及培训机制等，让图书馆管理人员能够得到综合发展。同时，应该科学的对管理人员的工作时间进行安排，在内部进行有效的协调，保证分工明确，人尽其才，不断的对图书馆整体竞争力以及凝聚力进行提升，有效的提升管理水平以及服务质量，进而可以从根本上推动高校图书馆以人为本的建设进程。

3.4 创新电子档案管理模式

一是创新理念。大数据时代，高校的档案种类日益多样化，信息量剧增，因此孙晓旭认为，高校档案管理部门要树立创新思维，充分应用数据集成、可视化数据操作系统、MapReduce、分步式文件存储系统为电子档案管理提升管理效率，满足信息时代对档案管理的要求。创新管理理念，关键在人。高校一方面应加大对电子档案信息化建设的资金支持，引进先进档案信息处理设备;另一方面可以邀请第三方专业信息处理公司对高校档案进行电子化整合及录入，打造电子档案信息平台。二是创新模式。随着区块链技术在各项工作中的应用，电子档案管理也应尝试利用区块链技术去中心化的分布式系统，简化电子档案管理流程，利用人工智能和大数据分析自动对电子档案进行归纳、存档和加密，进一步减少人工干预防止发生失误和遗漏。

4 结束语

综合而言，为了能够有效的提升图书馆管理效果，在今后的高校图书馆建设期间，应该合理的进行资源配置，进一步加强数字化图书馆建设效果，保证信息资源能够得到有效的整理和收集，最大程度的满足教师以及学生获取知识的需求，从而为高校图书馆建设水平的提升打下良好基础。

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