大数据时代高校档案工作面临的挑战及应对策略

刘萍萍

摘 要：随着云时代在新型科技催化下的到来，海量数据正呈爆炸性的增长，大数据迅速膨胀并决定着世界的未来走向。在这一时代背景下，对大数据的合理运用可以使高校档案工作的收集与整理变得更为实用高效，极大的提高高校档案管理水准。高校应抓住大数据的机遇，面向挑战，以期推动高校档案信息化的建设进程。

关键词：大数据时代;高校档案工作;应对策略

随着大数据时代的到来，计算机扫描技术、云存储技术不断的发展，档案记录正朝着数字化的方向形成一种新型的档案信息形态，实现资源共享的局面。大数据的井喷，信息量指数级的增长，对高校传统的档案管理工作带来了巨大冲击。高校档案管理工作如何抓住机遇，迎接挑战，平衡数字化处理与风险管控之间的关系，是现下主要研究与实践的重点。

一、大数据时代下高校档案工作的新特性

（一）信息量爆炸

高校档案是指高等院校在招生工作、科学教研工作、学校管理工作等各项活动中，收集存储的大量资料，表现形式分为文字、影像、图表等，具有多样性。高等院校不仅要在招生时接收学生的过往资料与历史记录，还要在学生毕业后继续保存可以为社会与企业提供的学生在校期间进行活动时所产生的大量具有留存查询价值各类资料[1]。我国高校的规模随着生源增加而正逐年扩大中，院校专业也随着新兴专业的加入变得更加细化，高校所需收集并分类存储管理的资料信息呈爆炸式的增长，传统的纸质档案已经无法适应时代发展需求。高校在学生、教师以及教学资源上衍生出的大量文字图表影音资料更适用于通过数字化办公软件、云储存等大数据技术进行存储管理。

（二）信息多元化

大数据时代背景下，信息数字化的推进使社会、企业、院校调取档案的工作变得更为便捷，相应的需求也随之大幅提升。如社会企业跨地区核查应聘者学历学位证书真伪，相关政府部门查阅学校基础建设工作、招生就业安排工作、干部任选工作、学习各项经费使用明细等资料，学生出国深造时国外院校对学生成绩公证文件的需求。为满足越来越多元化的信息需求，国家教育部与档案局联合制定公布的《高等学校档案管理办法》对高校档案文件材料的归档范围做出了党群类、行政类、学生类、教学类、外事类、科研类等多项划分[2]。信息多元化还要求高校对管理制度进行完善，积极创造适应社会发展，为社会公众服务等。因此高校在档案整理分类、鉴定编号的工作也变得更加繁重。

（三）高校档案具有更高的价值

大数据最大的价值就是将庞大的资源信息数据进行可靠的分析，深度的挖掘，最终得到有价值且真实的信息数据。高校档案管理工作就是记录高校所从事的科研、教学、师生管理等活动的各类高校记录，同时也是最为真实可靠，最为权威的信息。随着我国的教育水平及经济水平的不断发展，高校在办学及发展的过程中所沉淀的历史底蕴、科研资料及教学内容等与高校相关的信息资料的价值也会不断提升。

二、大数据时代下高校档案工作的挑战

（一）管理方式与技术不足

在纸质档案资源为主的传统高校档案管理工作中，档案管理工作者的管理流程较为简单，按照原有的规章制度将相关文档进行归类整理后记录款目，最后在查询者前来查询时做好查找调取工作就好，在档案收集保管、整理归类、检索利用等环节的技术性要求并不高。但随着时代的进步，这种传统的管理方式与技术已经无法满足发展的需求，与当前高校档案的发展进度并不匹配。大数据时代下，对于高校档案管理的数据信息收集，档案记录管理，检索利用工作效率的需求标准也越来越高，传统的管理方式与技术亟待革新。传统的纸质档案管理工作效率低，查询调取速度慢，无法及时满足高校教务工作与人事、科研部门、社会企业等的差异化需求[3]。另一方面，数据泄露作为大数据时代的一大弊端，传统的高校档案管理方式无法保证信息储存的安全性，在档案整理维护过程中极易出现文件损毁、缺失、泄露等事件，对社会发展造成恶劣影响，拖慢了高校档案信息化管理建设的步伐。高校档案的管理系统技术滞后，不能应对复杂的网络环境，极易遭遇病毒感染，数据泄露，恶意篡改等风险，导致数据库被损毁，大量数据失密，给高校发展带来不可估量的损失。

（二）管理人员专业性不足

高校档案管理专业人才的培养与引进是实现大数据背景下高校档案管理信息化的重要前提，构建专业性档案管理队伍，要求构成人员具备熟练掌握应用计算机能力以及网络新兴技术等。但目前很多高校对于档案管理的工作重视度不足，资金技术支持都不到位，在管理人员的招揽上对其知识素养与专业能力要求不高，后期工作过程中更缺乏完善的专业培训体制。在技术支持上：很多高校的档案管理人员构成多年不变，工作人员的档案管理观念还停留在传统的纸质管理上，对于现代技术如数字化处理、数据分析整合等能力掌握不足，只会简单的电子文件扫描录入、建档归类等机械性的基础工作。而大数据时代所要求的网页制作与维护、系统升级、数据整合与分析等新技术在高校档案管理工作的实际推行中缺少技术人员支持，难以落实到位。在资金支持方面：由于一般高校檔案管理职位设置较少，薪资待遇较低，是以不能真正留住具有专业技术的工作人员，一般任岗的都是专业能力较差的非专业人员。而后期院校又没有足够的资金展开专业知识的培训工作，档案管理人员无法提升自我专业素养，付出与回报不成正比，因此对档案资源的深度挖掘与处理解读没有动力驱动，导致高校档案难以系统化的进行升级革新。

（三）对于档案信息隐私权保护的挑战

大数据时代下，计算机技术为档案工作管理带来便利的同时也带来了一定的风险及挑战。如计算机自身系统的漏洞及安装各类软件所带来的风险都有可能导致计算机病毒木马入侵;网络信息检索中的搜索引擎设计本身就带有一定的缺陷，对于高校档案管理工作中的隐私权保护问题来讲也是一个必须要面对的挑战。除此之外，随着大数据的普遍应用及发展，在所难免的也会在档案资源开发时出现档案资源丢失、泄密以及被篡改等一系列的问题。

三、大数据时代下高校档案工作新挑战的应对策略

（一）建立高校档案管理平台，转变管理观念

为了应对大数据对高校档案管理工作的冲击，实现信息数据资源的有效整合，达到数据标准化，有效开放数据，高校有必要建立起完善的新型高校档案管理平台。从信息源开始将不同院系不同专业的学生信息进行统一收集整理，筛除没有价值的繁冗数据，建立起高效率高价值的档案管理平台。为了方便后期的数据查询工作，高校档案管理人员要及时的对所收集的信息进行整理、分类、归纳工作，保证信息的准确性与实时性[4]。平台建立硬性客观条件达成的同时还要转变高校档案管理人员的观念，重视大数据背景下高校档案管理工作的改革与升级。高校应将学生档案管理纳入高校现代化建设的范畴，并作为重点目标推进。只有在平台搭建的基础上实现观念转变，高校档案管理工作才能在大数据环境下顺利开展。

（二）加强高校档案管理队伍专业化建设

要加快高校档案信息化工程的进度需要培养引进专业性的档案管理人才，加强高校档案管理队伍的专业化建设。从业人员不仅要对传统的纸质档案管理流程熟练掌握，还要具备一定水平的云数据、Python编程等技术，提升基本操作技能。高校定期开展现代信息技术的培训工作，组织学术交流、专题讲座等活动，保证管理队伍的专业水平能够适应社会发展，全方位的提升高校档案管理水平。

（三）推动档案数据库建立

目前，大部分高校进行档案收录建档归类等工作时采取的还是FoxPro、FoxBASE、Dbase等系统，这些系统的应用范围具有一定的局限性，无法保证数据完整性与安全性。大数据背景下，高校档案管理工作要想有效简化数据库结构，摒弃复杂分布式的繁冗数据，就必须按照国家相关标准投入一定的人力财力搭建安全的数据库系统。各高校协同合作，建设联合云数据库，兼容各类操作系统，让档案信息流动起来的同时又有规律可遵循，从而适应大数据时代的发展。

四、结语：

互联网+的大数据模式已经是不可逆的潮流趨势，高校档案管理工作要抓住时代的机遇，顺应技术发展，迎接新挑战。高校对档案管理模式进行适当调整转化，转变管理人员的传统观念，有效运用新型技术手段，推动档案数字化的发展，加快高校档案管理的信息化进程，更高效的为社会、企业、师生提供便捷的档案服务。

参考文献：

[1]张霞.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及应对策略探讨[J].办公室业务，2016，（06）：165-166.

[2]任莹.关于大数据时代高校学生管理工作的挑战分析与对策探讨[J].经营管理者，2017，06（29）：252-252.

[3]符昌慧.高校档案信息建设中存在的问题及对策[J].盐城工学院学报（社会科学版），2015，28（3）.

[4]石剑文.大数据时代高校数字档案共享服务研究[J].遵义师范学院学报，2018（5） ：167-169.