试论纸质档案与电子档案的融合

陈攀 昌吉州消防救援支队

一、纸质档案管理模式与电子档案管理模式的差异性

（一）存储、管理环境的差异。纸质档案与电子档案的存储有明显的差别,首先纸质档案的主要载体是纸张,所需要场地和空间,都要符合纸张存放的要求,控制存放场地的温湿度。电子档案所依靠的数字存储设备,对于场地的要求更为严格,虽然数字存储器所需要的空间不大,但是其内部的电子元器件的构造,也使得对环境要求极为严格。除了纸质档案场地的常规要求以外,还需要防尘、防摔、防磁场等特殊要求。尤其是在现代信息环境下,各种数码产品网络技术层出不穷,一旦电子档案存储设备受到干扰,可能会对档案存储的信息造成影响。而且数字电子存储设备出现问题,是很难进行修复的。从这一点上看,传统的纸质存储环境更加容易掌握。

（二）信息查询方式的差异。传统的纸质档案的信息检索和查询方式是依靠人工检索,检索的过程相对来说较慢,同时也需要耗费很大的精力。而电子档案是通过计算机设备来进行的,检索的方式有很多种,可以通过时间、关键词、作者等多种信息进行检索,既可以在范围内检索,也可以做到精确检索。通过信息查询和检索方式来看,纸质档案和电子档案会有十分明显的区别,一般的档案管理中,是将两种方式很好的融合,为用户提供线上线下的多种服务形式。

（三）对管理者的职业技能要求的差异性。……