档案馆灾害预防和应急管理策略研究

杨庆波

摘 要：严重的自然灾害除了会造成巨大的经济损失以外，也严重威胁着档案馆档案的安全。严重的自然灾害如地震和震后暴雨造成的档案损失往往十分巨大，譬如，汶川地震和玉树地震分别对四川省和青海省的档案造成了十分严重损失。除此之外，我国近年火灾频发这都可能威胁到档案馆的档案安全。在经历过档案的重大损失事件之后，档案馆如何对灾害进行预防以及如何在紧急情况下保证档案的安全，成为当前档案工作研究中的重点。本文先对档案馆灾害预防和应急管理策略的现状进行分析，进而提出相关改进措施，来满足档案管理的需要。

关键词：档案管理;档案馆;灾害预防;应急管理

1 当前档案馆灾害预防和应急管理中存在的问题

1.1 档案馆灾害预防中存在的问题

当前档案馆灾害预防存在的问题主要分为两方面：一是灾害预防评估机制的不完善;二是档案馆档案管理的不科学。

1）档案馆灾害预防评估机制的不完善。我国对于档案馆的安全建设问题起步较晚，对档案馆安全建设的研究大概兴起在汶川和玉树重大自然灾害后。当前我国的档案馆的灾害预防和评估机制虽然正在快速的发展，但仍然存在较多的问题，评估的内容较为单一且流于表面，没有对潜在的危险因素进行充足的考虑。

2）档案馆档案管理的不科学。档案馆的基本工作就是维护档案的完整，但当前我国一些地方对档案管理的重视程度不高，从而使档案馆档案管理工作的科学合理性得不到保障。在对档案馆管理的过程中没有实行科学有效地管理，没有针对重要程度不同的档案进行分级管理，档案管理分散、收集不全。這都为档案馆的档案的安全埋下了隐患，一旦爆发灾害，档案馆受到这样不科学管理的影响，往往无法第一时间对档案进行抢救工作，从而导致很大的损失。

1.2 档案馆应急管理中存在的问题

自2008年汶川大地震以来我国虽然对档案馆的灾害预防机制进行了一定的研究和实验，但对档案应急管理措施的研究还没有得到充分的重视，且现有的档案应急管理研究大多着重于对存量档案的应急管理，而忽视了对增量档案的应急管理。同时对档案的备份措施的重视程度也不够，导致很多重要的档案被灾害摧毁后无法恢复。

2 档案馆灾害预警机制的构建和完善

2.1 档案馆灾害预警机制的构建原则

对可能发生的灾害进行全面和持续的监控和预警可以有效降低灾害对档案馆的危害。为了确保档案馆灾害预警机制可以切实的发挥作用，就要遵循相应的原则完成对其的构建。档案馆灾害预警机制的构建应遵循以下原则：依法管理原则;及时性原则;创新性原则;实用性原则。

为了确保档案馆灾害预警机制依法管理的原则，应当首先对当前有关档案管理的法律法规进行完善，从而对其预警机制的具体机构和职能以及相应的责任作出明确的划分，来保障档案馆灾害预警机制的顺利运行。及时性原则，则是要保障档案馆灾害预警工作的时效性，如确保相关工作人员可以有效快速地完成对灾害信息的收集和传递，从而为档案馆的预防和应急工作的决策提供依据。创新性原则，是要求档案馆对以前过于繁杂且实用性不高的工作方式进行变革，加强档案馆内各个部门的沟通和交流，从而为预警机制的敏锐性提供保障。灾害预警机制的目的就是防止档案馆的档案受到损失，所以实用性指的就是预警机制的构建一定要可以满足自身功能的发挥。在具体的执行过程中，一切也应遵循实用性进行，不能为了创新而创新，为了执行预案而执行。

2.2 档案馆灾害风险评估

档案馆灾害风险评估指的就是根据可能发生的灾害的强度和范围以及持续时间来对档案馆的损伤程度进行推测。档案馆灾害风险评估在档案馆预警机制的构建和完善中发挥着较为重要的作用，它可以为档案馆预警机制的构建和完善提供一定的参考，从而使其更加科学。在进行评估时通常分别对灾害的强度范围、大小、持续时间和产生衍生灾害的可能性进行打分，并最终将其汇总来确认灾害风险等级。在这个过程要坚持实事求是，综合对各方因素进行考量，只有这样才能确保灾害评估最终结果的科学性，进而为灾害预警机制的构建提供支持。

2.3 预警系统的构建

档案馆灾害预警机制的目的在于减少灾害对档案的损害，而一套实时的预警系统可以使档案馆及时地对灾害作出响应，控制其发展减少损失。预警系统的一般分为四部分，分别是监测系统、汇集分析系统、警报系统和预控系统。监测系统一由人工巡查和电子监控两部分构成，灾害发生后先被监测系统监测到，然后反馈到相关人员和汇集分析系统，再由汇集分析系统对灾害的等级进行判断并将判断信息传输到警报系统和预控系统，最后警报系统发出相应的警报而预控系统则启动相应的预案，第一时间对灾害进行处理，从而最大程度上降低灾害对档案馆的影响。

3 档案馆的应急管理研究

在发生重大灾害或事件时，档案馆的应急管理通常被分为两部分：一是档案馆存量档案的应急管理，存量档案指的是当前社会正在保存的具有一定保存价值的档案;二是档案馆增量档案的应急管理，增量档案指的是在灾害或重大事件发生后的应对过程形成的具有保存价值的档案。

3.1 存量档案的应急管理

存量档案相对于增量档案的特点在于数量十分庞大，且种类十分复杂，不仅涉及国家机构还涉及企业和个人，虽然增量档案的丰富为档案价值的挖掘和利用提供了基础，但同时也使其保存面临着更大的困难。在汶川地震中，档案馆就由于没有合理的预警机制和科学的应急管理措施最终导致了90万卷档案的损失。存量档案的数量十分庞大这就注定了无法对其进行统一全面的异地备份，当前对存量档案管理最合适的方法是根据不同档案的重要程度不同建立分级管理，并在分级管理机制的基础上进行异地备份。同时，档案馆可以对自身所保存的灾害或重大事件档案进行分析，尽力相应的数据库，从而学习相关经验，提升自身应对突发灾害或事件的能力。

3.2 增量档案的管理

灾害及重大事件发生的特性和造成的影响特点就决定了增量档案的丰富性、复杂性和分散性。当灾害发生时对于灾害的记录方式往往十分多元，内容质量往往也参差不齐，而其载体也具有一定的差异，这些特点使增量档案的管理和存量档案的管理存在很大的区别。当前档案馆的增量档案应急管理中最需要解决的问题就是责任和职能范围划分不明确，由于责任和职能划分范围的不明确在灾害发生时，档案馆的增量档案管理工作常常发生无人负责无人指挥的现象，严重阻碍了增量档案的收集和移交工作的顺利进行。在完善增量档案的应急管理时除了要对责任和职能范围进行明确，还需要对灾害和重大事件的特性进行分析，进而对增量档案进行进一步的细化分类和管理，使增量档案的应急管理更加科学有序。

4 小结

综上所述，为了防止潜在的危机造成档案的损失，档案馆应该加强对灾害的预防，并制定完善的紧急状态下的管理措施，从而充分为档案的安全进行保障。同时，要确保档案工作的合理性，将档案分级管理制度进行完善并落实，注重推进对重要档案的多重备份工作的进行，进而全方位为档案的安全提供保障。

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