大型企业档案管理存在的问题及应对策略

孙惠媛

【摘要】随着社会的发展和科技的进步，大型企业在发展壮大过程中越来越意识到档案管理对于促进企业快速发展的积极作用，也开始逐步重视企业档案管理工作。但目前大型企业在档案管理过程中普遍存在一些这样或那样的问题，亟须不断改进和完善。基于此，本文在阐述大型企业档案管理特殊性的基础上，分析了目前大型企业在档案管理中存在的一些问题，并提出了几条有效应对策略，希望能为提升我国大型企业档案管理工作水平提供一些有益的参考和借鉴。

【关键词】大型企业;档案管理;应对策略

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案是企业的知识资产和信息资源，对促进企业实现可持续发展、科学决策具有非常重要的参考价值。目前，我国一些大型企业在档案管理中存在一些问题，严重影响和制约了企业的健康发展，因此全面做好大型企业档案管理工作刻不容缓。

一、大型企业档案管理的特殊性

一是档案管理手段具有多元性。大型企业规模大、部门多，各职能部门都会结合各自具体情况，采取不同的档案管理方式和方法。对于不同行业、不同区域的部门，企业档案管理部门无法直接采取上下级管理的方式统领档案管理工作，还需借助经济手段、法律手段、行政手段等多种手段强化档案管理工作。二是内部档案工作具有不平衡性。企业各部门的管理水平参差不齐，导致档案工作水平也不平衡。有的部门基础好、体制健全，档案管理水平高;有的部门人员少、条件差，档案管理水平低。因此，大型企业档案管理工作存在很大的不平衡性。

二、大型企业档案管理存在的问题

（一）档案管理系统复杂。大型企业通常具有跨行业、跨地区、跨部门的特征，其内部机构庞大，部门设置繁多，经营范围广泛，由此决定了大型企业的档案材料繁杂，内容涉及面广，与之相应的档案管理系统也十分复杂。大型企业在促进国民经济发展的过程中，各个部门都发挥了非常重要的作用，要想使各职能部门都有条不紊地开展工作，必须建立完善的管理制度进行规范化管理，对于企业档案管理工作而言亦如此。由于档案管理系统的复杂性，大型企业的档案管理工作很容易陷入混乱之中，只有建立健全各项档案管理制度，明确档案管理各个环节的具体要求，开展分类管理，才可有效提高档案管理工作水平。

（二）企业人员流动性强。大型企业在改制过程中经常会裁撤一些机构，导致部分员工被裁减，同时为促进企业快速发展，还需要引进一些新的技术型专业人才，这些都会加速企业的员工流动，而员工的频繁流动直接增加了档案管理工作的难度，主要表現在两个方面：一是企业档案管理培训工作面临重大挑战。档案管理人员的流动过于频繁，导致培训的频率不能跟上人员的流动速度。二是由于人员流动性太强，导致企业档案管理质量无法得到保障。企业档案管理人员由于工作量大、任务重、岗位调整频繁，不能专心从事档案管理工作，因此出现了档案资料整理不及时、移交手续不完善等情况，对企业档案管理工作造成了不利影响。

（三）信息技术造成的挑战。随着科学技术的不断发展，现代信息技术被广泛应用到了社会生活的各个领域，大大提升了各行各业的工作效率，促进了生产力水平的提高。在大型企业档案管理工作中，档案类型繁杂、档案数量众多，为确保企业档案管理工作顺利开展，也应引入现代信息技术，以不断提升企业档案管理效率，减轻档案管理人员的工作压力，确保档案管理工作质量。但是在档案管理工作中应用信息技术需要档案管理人员掌握一定的信息技术操作技能，而目前大型企业档案管理人员的素质参差不齐，很多档案管理人员无法胜任信息化的档案管理工作，严重影响了信息技术在档案管理工作中的推广和应用。

三、大型企业档案管理的应对策略

（一）完善档案管理制度。档案管理工作具有促进员工合理配置、强化人才队伍建设、服务企业经营发展等作用，所以大型企业一定要高度重视档案管理工作，不断完善档案管理各项规章制度，有效规范档案管理工作，推动档案管理工作的合理化、科学化、标准化发展。企业档案管理制度要明确规定档案管理各环节的具体要求，增强制度的可操作性和实效性。例如：在档案收集环节，要重点明确档案收集内容是否完整，收集材料的质量达标与否;在档案鉴别环节，要明确对档案资料的鉴别必须做到规范、严格;在档案归档环节，要明确材料的管理要得当，分类要准确，更新要及时等。另外，还应通过档案管理制度明确档案管理人员的职责和义务，增强档案管理人员的责任意识和服务意识，以促进档案管理工作水平的不断提升。

（二）控制好“人”的因素。首先，档案工作人员应具备良好的职业道德和服务意识，例如，忠于历史，维护历史的真实面貌;忠实守信，不为功利所动;保守机密，守口如瓶;甘于寂寞，不图浮华，同时还要担负起服务的职责，充分发挥档案信息作用，积极为档案利用者服好务。其次，提升档案管理人员的综合素质。在档案管理过程中，人是管理之本，人的知识、思想、心理对档案管理活动具有直接的影响，决定着档案管理的成败优劣。所以，要高度重视培养档案管理人员的专业知识和事业心，提升他们的综合素质，以有效提高档案管理的质量和效益。档案管理人员的素质还对档案信息开发的广度和深度起到了决定性作用。要想充分挖掘档案资源，实现档案价值，必须提升档案管理人员的工作水平，使他们具备现代服务意识和超前意识，能系统地、深层次地挖掘档案信息资源，更好地为企业经营发展服务。

（三）做好档案立卷工作。企业文件立卷，是指将企业文件系统整理、组成案卷并进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。在实际工作中，企业文件的立卷是企业文件系统化的开始，企业应先自上而下制定企业档案分类方案，形成企业档案（及文件）的大类和属类。各职能部门对照分类方案，分析得出本部门形成文件的种类，在此基础上，选择合理的方法，把零散的文件组成保管的最小单位——案卷，然后将案卷移交给档案部门，由档案部门对这些案卷进行类目的划分和排列。

（四）加强信息技术的应用。随着科学技术的快速发展，现代信息技术被越来越广泛地应用到社会生活的方方面面，极大地促进了各项事业的迅速发展。大型企业档案管理工作也应顺应时代要求，积极引入现代信息技术，通过信息技术提升档案管理工作效率，将档案管理人员从繁重的档案管理模式中解放出来，不断提高档案管理工作质量。例如：可在大型企业内部建立档案管理信息平台，通过网络技术、软件技术将各职能部门连接入网，有关档案资料可直接通过平台形成电子文档或电子档案，并自动输送至档案管理部门，档案管理部门也可利用信息平台将一些常用的图片资料、数据资料制作成电子档案，使得各部门可通过信息技术平台进行档案资料的查询、利用，达到资源共享的目的，提高档案资料利用效率。

四、结语

总而言之，大型企业档案管理工作具有自身的特殊性，因此，大型企业可以结合自身实际，采取完善档案管理制度、控制好“人”的因素、做好档案立卷工作、加强信息技术应用等多项有效策略，有效破解档案管理工作中存在的问题，不断提升大型企业档案管理工作水平，更好地发挥档案管理工作的价值。

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