办公自动化环境下医院档案管理路径浅述

朱媛媛

摘 要：在我国科学技术快速发展的背景下，信息技术已经被广泛运用于医院档案管理的各个环节中，改变了医院档案管理的工作方式。在办公自动化环境中，医院的档案管理工作改革迫在眉睫，传统的医院档案管理工作形式不能够适应当下的办公环境，无法提高档案管理效率，不能够保证档案管理工作的准确性、有效性。基于此，本文简要阐述了办公自動化的概念及办公自动化环境下医院档案管理发展现状，分析了办公自动化环境下医院档案管理原则，对办公自动化环境下医院档案管理路径进行深入探究。

关键词：办公环境;自动化;医院档案;管理路径

档案管理工作是医院日常管理工作中的重要内容，是为医院开展其他管理活动的基础性工作，为医院内各个科室医务人员、医院领导制定医院管理与发展计划的重要资料来源。在办公自动化环境下，医院的档案管理工作逐渐发生变化，呈现出多种问题，比如：缺乏管理标准与体系、工作人员专业素养不足、网络安全问题等。面对这些问题，要想进一步提高医院的档案管理工作水平，适应自动化办公环境，凸显时代优势，就要分别从信息技术的运用、观念的转变、网络安全的加强、人才的培养等多种方式构建一套完善的自动化医院档案管理体系，实现医院档案管理的高效化与现代化发展。

一、什么是办公自动化

办公自动化主要就是指工作人员利用多种信息技术手段，将计算机设备作为主要载体，全面搜集目标数据，将收集到的数据进行归纳、总结、整理，是一种现代社会特有的事务处理方法。具体来说，就是将医院内部各个科室的电脑相连接，构建内部网络体系，共享一个数据传输系统，将各个科室的办公数据上传到系统中，再有电脑系统进行数据总结与整理，由档案管理工作人员对收集到的这些数据进行定期查看、管理与保存，是一种较为高效的档案资料管理方法。

在医院内部构件办公自动化环境，能够帮助工作人员提高档案数据资料的搜集效率，提高整体工作水平，其具体应用优势有以下几点：

第一，能够充分发挥医院内部信息传输与共享系统的应用价值，实现了不同科室、办公室之间的信息高效传输与共享，提高了档案资料的使用率，能够为医院构建出良好的运营环境;

第二，能够提高档案管理的安全性。在原有的档案管理工作中，主要是将纸质版资料储存到档案室中，一旦发生意外，则会面临档案资料损毁、丢失的情况，无法保证档案资料的安全。在办公自动化环境下，工作人员将档案资料以数据的形式上传到系统中，能够在最大程度上保证资料资源的完整、真实，避免档案资料被烧毁、损坏。

第三，能够大大提高医院档案资料管理的科学性。在办公自动化环境下，工作人员参与档案管理工作，全程处于自动化环境中，利用计算机设备、互联网等实现对档案资料的搜集、归纳、整理、保存、调阅等，有效减少了人为参与环节，能够提高档案数据资料的准确性，加大档案资料的储存量;还能够在较短的时间内有目的的调取出档案资料，促使医院档案资料的利用与阅读更具灵活性与便捷性，为医院内部人员开展医疗研究与管理决策工作提供便利条件。

二、办公自动化环境下医院档案管理发展现状

从现阶段的办公自动化环境下的医院档案管理工作中发现，虽然已经已经初步构建了自动化环境，实现了档案管理工作方式的转变，提升了档案资料的管理效率，但是仍然存在管理标准不完全、管理人员缺乏自动化管理经验、档案管理工作混乱的情况，从而在一定程度上增加了档案管理工作自动化发展的难度，不能够充分落实自动化档案管理制度。

一方面，随着现代社会的快速发展，信息技术的应用愈发纯熟，医院的档案管理办公自动化环境愈发完整，很多医院纷纷建立起了自动化档案管理工作模式，提供了工作效率。但是，由于档案管理自动化标准落实的不够彻底，一些医院医务工作人员对自己的权责界限不能够明确认知，为档案管理工作人员开展自动化管理工作带来阻碍，促使档案管理工作流程不够规范，在面临突发情况时不能够及时应对，以此降低了医院的整体档案管理工作水平。此外，一些医院的自动化办公体系构建不够完善，档案管理自动化软件仅为word等常见的办公软件，没有根据医院的实际需求进行设计与制作，缺乏专业的档案资源搜集与管理系统。

另一方面，在办公自动化环境下，医院档案管理工作人员开展工作全程在“线上”，也就是说互联网与计算机成为必不可少且至关重要的载体，此时需要注意的就是网络安全问题;在数据档案资料中，很多文件都没有特殊的签字或者字迹，在录入电脑系统之后，也是较为同一的格式，极为容易被不良分子篡改，不仅对档案管理工作存在威胁，更是一种医院的医疗管理隐患，不利于医院的健康运营。因此，院方要加大网安全管理的建设力度，通过防毒软件、防火墙、权限登录等方式，提高网络安全水平。还有就是医院现阶段的档案管理工作人员的专业素养与自动化素养问题，相较于传统档案管理工作，办公自动化下的档案管理工作的转变不仅仅是工作方式、工作工具、数据资料形式的转变，更是工作人员工作理念与思维的转变，因此，要想更好的促进医院档案管理的自动化发展，就不仅要关注工作人员的计算机处理水平与档案管理知识，还要关注工作人员的思维观念，若工作人员不能够正确认识办公自动化环境下的档案管理工作，则会导致档案管理工作自动化流于形式，不利于医院档案管理的完善与发展。

三、办公自动化环境下医院档案管理原则

首先，要遵循安全性原则。在原本的医院档案管理工作中，大多数的档案资料都是纸质版资料，或者是医疗影像资料，其存在一定的寿命，若长时间存放，容易产生损坏、破损等情况，不利于开展档案资料借阅活动。在办公自动化环境下，能够将这些档案资料将数据的形式储存起来，能够在一定程度上提高档案资料的准确性、稳定性。此时，工作人员需要考虑档案在系统、网络中的储存安全，将“安全性”作为档案资料自动化管理的重要指标，以此维护医院档案管理稳定。

其次，要遵循效率性原则。办公自动化环境下，开展医院档案管理工作，工作效率是重要工作标准之一。工作人员要灵活运用多种计算机技术，使用医院提供的数据搜集与处理软件，在较短的时间内准确的处理数据信息，以此提高医院档案管理工作效率。

最后，要遵循共享性原则。办公自动化环境下，医院的档案资料被工作人员搜集、整理、归纳、储存到系统中，并不是要一直“尘封”的，而是要作为医院内各科室、部门的工作人员开展医疗研究活动、学术研究活动、重大管理决策时的重要资料。因此，在医院档案管理的过程中，工作人员要将“档案利用”与“档案共享”作为主要工作目标，利用检索工具快速查找相关资料，为医院内部工作人员提供便利，促进医院的运营与发展。

四、办公自动化环境下医院档案管理路径

1.灵活运用信息技术，构建自动化档案管理体系

办公自动化环境下开展医院档案管理工作，工作人员要灵活运用信息技术，根据医院的运营情况、档案管理自动化体系构建目标，选择、设计符合自身需求的档案管理系统。在现代社会中，不同地区、不同等级的医院对档案资料管理与利用存在不同的需求，工作人员可以根据这一需求，选择合适的系统软件。在选择软件时，工作人员要尽可能的选择经过国家鉴定的、正规的软件，之后记性二次开发，以此建立能够满足自身医院档案管理需求的软件系统，实现对医院内部档案资料的搜集、传输、共享、管理、保存、修订与筛选，实现对档案资料的全程数字化处理，从而构建规范、标准的档案管理体系。结合上述的“缺乏标准”的问题，要想让医院各个科室及档案管理工作人员能够“标准化工作”，就要先提出明确的管理系统操作标准，比如：数据录入格式标准、内容标准、项目标准等，以此保证各个科室上传的数据资料格式统一，在一定程度上避免档案管理混乱的情况出现;还可以根据档案资料的内容、格式、用途等进行统一管理，严格依照医院的要求录入源文件，对特殊或者极为重要的文件进行水印标记，并且将档案实时传输到各个科室的系统中，以此实现医院统一自动化办公网络的构建。

2.积极主动转变管理观念，构建良好自动化档案管理环境

办公自动化环境下开展医院档案管理工作，工作人员要积极主动的转变思想意识，形成现代化、自动化的档案管理观念，以此为医院及各个科室的工作人员提供优质的档案管理服务，营造良好的自动化档案管理环境。面对新的技术、管理模式与工作方式，工作人员不要一味的“被动接受”，而是要主动了解办公自动化环境下的档案管理工作变化、档案管理目标、档案管理工作需求，从而有目的的提升自身的档案管理工作能力与计算机处理能力;在能够正确认知档案管理工作自动化之后，可以联合医院内的其他办公室，比如：医院的人力资源部门、信息部门提出档案管理自动化转变下这两个部门需要作出的配合性行为，以此进一步提高医院的自动化档案管理工作水平。

此外，院方也要积极主动的转变观念，认识到软件系统、硬件设备对于构建办公自动化环境的重要作用。院方哟啊根据自身实际情况，结合档案管理工作需求，加强档案室的基础设施建设，比如：办公室环境建设、档案数据化处理设备购置、医院内部数据传输与共享网络的开发与利用等，为医院的档案管理工作提供物质基础。

3.坚持落实“安全共享”原则，提高医院自动档案管理体系的安全水平

办公自动化环境下开展医院档案管理工作，要坚持落实“安全性原则”与“共享性原则”，全面构想安全、稳定的档案资料传输与利用环境，提高自动化档案管理体系的安全水平，促进医院的良性运营与发展。一方面，医院要在现有制度的基礎上，进一步提出明确的档案管理标准，贯彻落实办公自动化环境下的规范化档案管理要求，提出统一的管理流程、制度、注意事项，促使档案管理工作人员有据可依、有章可循;要从数据资料录入与收集环节开始，分别提出各个科室的数据资料录入规格、标准、格式、项目数、特殊备注方式，还要提出档案整理要求与明细，提出档案资料存档最低标准，提出档案资料的共享标准、条件、要求与借阅流程，以此将档案管理与共享条目明确提出，在最大程度上把保证档案资料的管理、共享规范化，避免出现档案资料被随意录入、借阅的情况。

另一方面，要加大对档案管理体系网络安全的建设。现代化设备往往具有高效、便捷、实用的优势，但是由于网络具有一定的开放性，其容易发生医院档案资料系统被黑客入侵、档案资料被盗取、档案资料被篡改及损坏等情况，还会存在一些信号干扰、数据传输与储存中信息失控等问题，基于此，医院要加大资金投入力度，构建高标准的防火墙与防盗体系，维护医院档案管理系统的网络安全;还要提出实名制的系统登录机制与借阅制度，以此保证能够追根溯源，找到每一个借阅档案资料、操作档案管理系统的人，提高医院自动档案管理体系的安全水平。

4.不断锻炼档案管理人员专业能力，构建高素养自动化档案管理团队

办公自动化环境下开展医院档案管理工作，医院要想全面实现档案管理工作的创新与发展，就要不断锻炼档案管理工作人员的专业能力与综合素养，以此实现医院档案管理工作队伍的不断优化与调整、不断进步。在办公自动化环境下，院方要明确提出医院档案管理工作人员的入选要求，提出具体的需要具备的计算机操作等级资格认证、档案管理专业知识技能水平、具体的档案管理工作经验或者资料管理工作经验，以此提高门槛，保证医院档案管理工作队伍中人才素养的最低标准。其次，要定期开展内部档案管理工作人员的培训，现如今大多数的医院档案管理工作人员具备良好的专业技能与计算机能力，此时可以从道德素养、岗位责任感入手，定期分享优秀工作人员案例，讲解其优秀的工作行为，以此启发档案管理工作人员的思想，促使其形成良好的岗位自豪感与责任感，能够更加投入档案管理工作。

结语

综上所述，办公自动化环境下，要想充分发挥医院档案管理工作的有效性，就要积主动的推动档案管理工作方式的改革，进一步突破传统的工作方式屏障，转变思想观念，积极学习现代化档案管理工作理念，奠定档案管理工作自动化、现代化发展基础。在实际档案管理工作中，工作人员要根据医院的实际情况，引进相应的信息技术，构建健全的档案管理体系，提出档案管理制度，为工作人员提供明确的依据。医院要加大对内部档案管理人才的培养力度，定期开展培训，强化内部各个部门之间的联系，为档案管理工作提供良好的外部环境。此外，医院档案管理工作人员要重视网络安全管理工作，坚持落实“安全共享”原则，促进医院档案管理的现代化、自动化、高效化发展。

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（作者单位：济宁市精神病防治院人力资源部）