关于新时期企业办公室文书应具备的素养和技能探讨

仝毓平

【摘要】在企业的办公工作中，文书工作作为一个非常重要的组成部分，具有很强的政治性和服务性。通过文书工作，既能及时落实和传达政策法规，又能及时传递信息，有利于提高工作效率。做好文书工作，有利于科学决策的贯彻落实、企业管理的规范化、企业生产经营的顺利推进、增强企业活力，本文通过对新时期企业办公室文书应具备的素养和技能探讨，来明晰具体情况。

【关键词】办公室文员  素养  技能

办公室是一个企业的枢纽和桥梁，直接为企业领导和中心工作服务，起着承上启下、左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。办公室参与企业政务，是领导的参谋，决策的助手，其主要功能是办文办会、办事，上服务企业领导，下服务企业职工及到企业来办事的人员，是企业对内、对外的窗口。办公室的工作的好坏，直接影响到单位整体形象和企业全局工作能否顺利地开展，而办公室人员素质的高低，又直接影响到办公室功能的发挥，特别是随着计算机网络化、信息化快速发展，对企业办公室人员提出了更高的要求，遂有了本文的分析。

一、新时期办公室文员应该具备的素养

（一）具备较高的政治素质和自身魅力

因为文书工作具有较强的政治性和思想性，所以办公室文书应该有正确的政治方向和正确的人生价值观，全心全意的去为人民服务。在工作中，坚持实事求是的作风，要有老黄牛的精神，遇到艰巨的任务时不退缩，勇敢承担。艰巨的任务往往更能提升人的能力、锻炼人的品行修养。在对待上级方面，要服从指令，对下级时，不摆架子，在日常生活中要学会与人共情，有同理心，学会换角度去思考问题，心胸宽广，不随波逐流、不过度追求名利。这样一个工作能力极强、待人有礼的办公室文书自然彰显出本身的超凡魅力。

（二）具有较高的文化素质

办公室是综合部门，平时对于各领域的知识都有所涉猎，这要求新时期办公室文书具有较高的文化素养。比如文书需要进行资料收集这项工作，这里面包含着政治、历史、地理等很多的学科知识，对于文书来讲，这是知识的挑战，但是倘若文书对相关知识都有所了解，自然处理的效率就很高。

（三）具有忠诚、敬业、创新的精神

企业需要真正正直的忠诚，忠诚需要完完全全的真实。忠诚是一个人最本质的素质。办公室文书每天要处理的信息数据量很大，这其中很多都是企业机密，作为企业的工作人员，文书应对涉密文件做到守口如瓶，忠于企业，因为这涉及到企业的未来。文书应对企业怀有知遇之恩，因为企业不仅对其进行培养，还提供平台让其实现个人价值，所以损害企业利益的事不要做。

作为企业办公室文书，要具有敬业精神。首先，办公时要踏实，说话办事要根据实际情况，不能够夸夸其谈，假大空;上报相应数据时，不能够自己去捏造，要实事求是;进行例行经验总结时，也不要故意去拔高。其二，工作中要学会自己去思考，分清任务的轻重缓急，将急于处理或者大事放在前面处理，不可本末倒置。其三，工作中要细心，公文写作时要言辞谨慎，组织会议时要井然有序，做计划时要详细。最后，做事时要快，办公室文书的工作有时会很急，这时候就需要办公的速度，手要写的快，腿要跑得快，脑子要动的快。但是要注意的是，在不拖泥带水的同时要做到忙而不乱，保证工作质量。

办公室文书也应该具有创新精神，一成不变在某种意义上讲就是退步。新时期的办公室文书要勇于创新，根据企业的特点和不同阶段的发展调整相应的工作方式，增强自己对于工作的预见性，创新会使得企业办公室文书的工作效率大幅度提高。

（四）具有较高的身体素质

身体是革命的本钱，没有一个好身体，一切将无从谈起。企业办公室文书的工作辛苦又复杂，好的身体素质能给其稳定的支撑。企业文书要注意劳逸结合，反之可能会导致工作效率降低甚至出错，得不偿失。企业文书可以在日常闲暇时间去户外锻炼，在饮食上注意合理搭配以此来提高个人身体素质。身体素质还包括心理方面，倘若一段时间压力太大，企业文书可以用自己的平时爱好来转移注意力，及时进行心理调适。平时可以多看一些轻松的书籍，防患于未然。

二、新时期办公室文书应该具备的技能

（一）熟练运用各种办公软件

办公室文书的工作经常要使用各类办公软件，文书要熟练地去运用，否则基本工作都不能被保证。办公软件的应用提高了文书的工作效率，举个例子，文书利用邮件去通知各个部门开会时，可以根据文件发送记录了解通知情况，文书不用像以往一样逐个部门去通知，省下的时间可以去处理其他工作。

（二）与人交流顺畅

身为办公室文书，与人交流一定要顺畅。对内，企业文书要向领导报各项工作，向下级传达领导的指示;对外，办公室文书要与其他企业打交道，加强企业之间的交流沟通，所以办公室文书具有练好的沟通能力很重要。在沟通时，文书的态度要真诚热情，用词要准确客气，及时捕捉交流中的有效讯息。

（三）写作能力强

办公室文书经常要进行公文写作，所以其写作能力一定要强。对内，文书要进行会议和大事件的记录，良好的写作能力能让记录内容准确精悍，以便企业日后借鉴使用;对外，在与其他企业交流时，办公室文书要提前拟定各种计划和合同，要注意行文的语气是否规范、用词是否准确、行文格式是否正确等。

（四）掌握一门外语

随着近些年来国际化交流的不断深入，企业很多时候需要与外国公司进行合作。掌握一门外语能够加快文书处理文件、邮件、回信的速度，提高工作效率。办公室文书在进行对外交流时，代表的是公司的整体实力和形象，如果办公室文书在与外国公司交流时侃侃而谈，展示本身风采，想必企业也会给外国公司带来深刻印象。

（五）学习能力强

办公室文书要经常学习新的理论知识，不断地去更新自己的知识库，再用新的知识去进行工作中的指导，所以文书的学习能力一定要强。

（六）协调能力强

一個企业是有多个部门共同构成的，当各个部门之间出现歧义的时候，需要办公室文书进行多方协调来达到共识，所以企业文书要有较强的协调能力。

三、结束语

行文至此，对于新时期企业办公室文书应具备的素养和技能探讨就结束了，企业的发展需要工作人员的共同努力，文书作为企业中重要的一部分，一定要提高自身素养和能力，在工作中实现自己的价值，和企业共同发展进步。