档案保密性与开放性研究

孟岩

【摘要】现如今，对于档案的管理工作而言，更加注重对档案的管理，忽视对档案的利用，在这样的情况下，档案资源的利用率偏低，同时如果档案的保密工作没有落实到位，将会给国家的安全造成一定程度地影响，也会损害国家的利益。因此，本文对档案开放性以及保密性两者之间的关系进行了分析，对如何处理好两者之间存在的问题，提出了几点建议，希望能帮助到有需要的人。

【关键词】档案管理  保密性  开放性

引言：众所周知，档案是经过社会发展，从而形成的一种文化产物。当今，科学技术发展较快，如果过于注重档案的保密工作，不考虑档案秘密性的有效时间以及使用范围，那将是不合理的;如果档案的保密工作没有进行到位，过度使用档案资源，增加档案的公开范围，那也是不合理的。这就要求在使用档案资源时，要掌握好档案的保密性以及公开度之间的联系。

一、關于档案开放性以及保密性两者之间的关系

由于档案具备一定的研究意义，通过使用档案资源，能获取有关的情报信息，以及获取凭证的信息，因此被广泛应用于多个方面，比如历史研究、教育研究等。档案能提供有关的情报以及凭证信息，由此引起档案保密与档案公开两者之间的矛盾。档案资源能提供情报信息，进而被社会各界所使用，因此具备一定的公开性;档案在一定程度上能体现机构的价值，有关机构的活动范围以及活动时间是受约束的，进而体现出一定的不公开性，也就是要求档案活动要保密。

两者之间存在的问题，主要在以下几方面得以体现，虽然档案对外具有一定的公开性，这种公开性是具有一定要求的，对于档案的形成时间、档案的使用范围有着明确的规定，对于档案的使用者，给出了一定的限制要求。一般而言，在档案形成一段时间之后，才能对档案进行使用;当档案的保密期限过之后，再对档案的保密程度进行确定，在使用者使用档案资源时，有一定的权限范围，当需要对档案进行传送时，需要在规定的范围内进行。当然，处于保密状态的档案，是具备一定的研究价值的，只是由于某些方面的因素，档案的研究价值被覆盖了，没有得到显示。处于保密状态的档案，从另一角度考虑，在将来的时间里，有着向外公开的必要性。在一定范围，一定条件下，档案的双重性是可以进行置换的。通常情况下，经过保密期的档案，就可以对外进行公开，在公开的过程中，由于某些特殊的原因，需要对档案进行再次的保密。由于档案具备双重性的特点，人们在使用档案资源时，需要结合社会实际情况，对档案的保密层级进行调整，在满足档案保密性的条件下，尽最大可能发掘档案的研究价值。如果档案的保密工作没有落实到位，将会给国家的安全造成一定程度地影响，也能损害国家的安全及利益。

二、如何处理好两者之间存在的问题

当档案形成之后，自然就会存在档案的双重性，由于档案双重性的特点，进而避免不了档案保密性以及开放性之间的矛盾，在外界环境发生变化时，两者之间所表现出来的矛盾也不一样，这就要求从事档案的工作人员，对于档案双重性之间的矛盾，要采取合理的态度，去评估以及解决两者之间存在的问题。在对档案的保密层级以及保密时间进行确定的时候，应当遵守有关的规章制度进行，不能盲目扩大档案资源的使用范围，不能随意对档案保密时间进行规定。另一方面，不能太过度重视档案的保密，进而组织使用者对档案信息资源的使用，如果一味地注重档案保密，将会导致档案研究价值得不到体现，或者一定程度上引起档案价值的消失。对于档案使用对象的管理而言，当确定使用对象满足有关条件，确定档案对象的使用目的处于合理范围，就可以按照档案管理的有关标准，使用档案信息资源，并挖掘档案的研究价值;同时还需要关注档案的流动性，依据实际变化情况，对档案保密的范围以及保密时间进行确定，对于档案保密时间，以及档案的解除范围要加以关注，如出现变更情况时，应当做好有关的调整工作。

现如今，自动化技术快速发展，办公智能化被广泛使用，由于文件不断增加，档案的管理方式也发生了转变，促使电子档案的诞生。如果过于注重档案的保密工作，不考虑档案秘密性的有效时间以及使用范围，那将是不合理的;如果档案的保密工作没有进行到位，过度使用档案资源，增加档案的公开范围，那也是不合理的。在档案管理工作，使用高科技的技术，实现档案资源信息共享的目的，虽然能便于人们利用档案信息，同时给档案的保密工作带来了极大的挑战。这就要求有关人员采取有效措施，对于档案数据信息的使用加强监管，防止储存介质被非法拷贝，或者向外界泄漏，防止非法人员利用网络，对档案信息进行窃取，以免影响国家安全。因此有必要处理好档案公开性以及保密性两者之间的联系，对于可以向外公开的档案，可以进行适当的公开，以便满足使用者的需求;对于不能公开的档案信息，要做好档案的保密工作，制定出更高级的保密层级，并采用先进的加密技术，避免档案信息泄漏。

三、与档案工作有关的适度原则

对于档案管理工作而言，在工作中要遵守适度的原则，对于工作存在的问题，要采取科学合理的手段去解决，做好档案的保密工作，同时在允许范围之内，为大众提供档案信息服务，并健全档案工作的机制，以满足社会各界对档案使用的需求。对于从事档案工作的人员，要求其具备良好的保密意识，努力学习与档案有关的知识，并围绕有关的法律法规，通过有关的培训，培训档案工作人员的法律知识及职业素养，促使档案工作人员具备一定的法律意识及素质。依法进行档案的保密工作，依照有关的法律对档案的保密性进行治理，防止档案工作人员做出违背法律的行为，在做好档案保密工作的前提下，尽最大可能向社会大众提供档案信息服务。

四、结论

通过以上的分析可知，对于档案双重性之间的矛盾，要采取正确的态度，去评估以及解决两者之间存在的问题;在确定档案的保密层级以及保密时间时，应当遵守有关的规章制度，不能盲目扩大档案资源的使用范围，不能随意规定档案保密时间;对于可以向外公开的档案，可以进行适当的公开，以便满足使用者的需求;对于不能公开的档案信息，要做好档案的保密工作，制定出更高级的保密层级，并采用先进的加密技术。

参考文献：

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