办公室综合管理工作的模式与优化措施分析

李宁

【摘要】办公室管理是企事业单位发展的重要支持。基于此，本研究主要针对办公室综合管理工作模式的重点进行分析;并细化阐述了当前办公室综合管理工作模式的不足;最后提出运用建立完善制度体系、强化办公室员工培训管理、完善综合管理质量评价等措施，实现办公室综合管理工作模式的优化，以期为办公室综合管理质量及工作质量的提升提供支持。

【关键词】办公室  综合管理工作模式  培训管理

前言：作为企事业单位的重要构成，办公室管理工作模式、管理质量的重要性不言而喻。目前，各企事业单位办公室多已普及了综合管理工作模式。这一模式的应用为办公室管理带来了较多便捷。但结合当前办公室综合管理实践状况来看，综合管理工作模式中仍然存在一定不足。因此，分析办公室综合管理工作模式及其优化措施具有一定必要性。

一、办公室综合管理工作模式的重点

（一）管理人员与办公室员工间的垂直管理

管理人员与办公室员工间的垂直管理，是办公室综合管理工作模式的重点之一。在日常管理工作中，管理人员需要向办公室人员传达档案管理、文件起草等方面的工作要求，办公室人员则按照上述要求开展工作。由于办公室管理工作涉及较多内容，而办公室员工存在明显个体差异，为保障工作质量，管理人员需结合员工能力基础、工作效率等，合理安排工作任务。

（二）办公室员工间的平行管理

除了管理人员与员工间的垂直管理外，各员工之间的平行管理、沟通交流，也是办公室综合管理工作模式的重要构成。在实践工作中，如员工间的沟通不足，或信息分享存在疏漏，不仅会影响办公室办事效率，还可能会干扰工作质量，甚至限制办公室管理质量的提升。

二、办公室综合管理工作模式中的不足

结合当前办公室综合管理工作现状来看，办公室综合管理工作模式中的问题主要包含以下几种：

（一）制度体系建设与落实问题

管理制度体系是办公室管理的重要支持。完善的制度体系，不仅可为管理人员的管理决策提供良好支持，同时还可为办公室员工的日常工作提供良好的参照。从当前办公室制度体系建设状况来看，其制度体系多存在不同程度的不完善问题。在这一背景下，办公室综合管理工作模式作用的发挥相对受限。此外，从制度的落实状况来看，由于受到管理层人员不重视、制度落实约束不足等因素的影响，制度的落实效果欠佳。

（二）人员意识及专业能力问题

办公室员工是综合管理工作模式应用效果的主要影响因素。在办公室管理中，员工的意识状态、工作积极性、专业能力，均直接决定着其工作质量。从当前办公室综合管理工作现状来看，部分办公室员工对综合管理工作模式重要性的认识不足，工作积极性较低。此外，办公室员工的专业水平参差不齐，这一问题的存在，不利于办公室人员团队整体专业能力的提升。

（三）综合管理质量评估问题

在办公室管理中，质量评估是评价办公室管理成效、管理质量的重要工具。准确、可靠的综合管理质量评估，可作为综合管理工作模式优化、改进的参照依据。目前，部分办公室管理人员对管理质量评估工作的重视不足，忽略了对综合管理质量的评估。而部分办公室虽然能够定期开展综合管理质量评估，但其在评估方法选择、评估结果利用等方面存在不同程度的问题。基于综合管理质量评估的重要意义，加强管理质量评估环节的优化具有一定必要性。

三、办公室综合管理工作模式的优化措施分析

为了提高办公室综合管理质量，可将以下几种措施，应用于办公室综合管理工作模式的优化工作中：

（一）构建完善制度体系，强化制度体系的落实

在办公室综合管理中，完善制度可为各项管理工作提供可靠支持。为了充分发挥制度体系的作用，可按照如下模式，构建办公室的完善制度体系，并改善制度体系的落实效果：

第一，细化制度。细化、完善的制度体系，是提升办公室管理质量、促进综合管理工作模式作用发挥的关键所在。对此，可结合办公室具体管理内容，加强制度条例的细化，以提升制度条例对办公室实践管理工作的指导作用。第二，引入奖惩机制。为保障制度体系的合理落实，可将奖惩机制引入实践管理中。例如，某招商局办公室为确保内部管理制度的充分落实，以办公室人员的业绩竞争为核心确立奖惩机制。该事业单位推行奖惩制度1年以来，管理制度落实良好，且办公室人员队伍的平均业绩也有所提升。第三，建立制度体系落实与绩效考核联动机制。为了进一步提高办公室管理制度的落实质量，还可于办公室制度的落实管理中引入制度体系落实与绩效考核联动机制，即将办公室员工的制度落实状况与其绩效考核联系起来，于绩效考核中新增管理制度落实状况指标。借助二者之间的关联以及绩效考核的约束作用，确保办公室员工能够合理落实相关管理制度。

（二）加强办公室员工培训

在办公室管理工作中，员工已经成为影响综合管理工作模式应用、办公室管理质量的关键所在。基于办公室员工的重要作用，可按照如下流程，加强对办公室员工的培训及管理：

第一，意识及责任心培养。在办公室工作中，办公室员工的意识、责任心，是办公室工作氛围、办公室人员团队工作质量的重要影响因素。为促进办公室综合管理工作模式的优化，可将办公室员工的意识、责任心作为培训管理活动的重点。在培训活动中，除了理论培训外，还可引入模拟情境培训措施。例如，可结合办公室员工日常管理内容，设计经典工作情境，考察培训对象在情境中的反应能力、责任心水平等。第二，工作效率优化。目前，提高工作效率已经成为企事业发展面临的主要要求。在培训活动中，可为办公室员工介绍多种实用的提高工作效率的技巧，增强办公室员工的效率优化意识，为其工作效率的提升奠定良好基础。此外，还可为办公室员工提供相互沟通交流的机会，开展以如何提升工作效率为主题的交流活动，以便员工能够学习他人成功经验，有效提升自身工作效率。第三，专业能力提升。办公室员工的专业能力与办公室人员团队的专业水平密切相关。为促进其专业能力的提升，可将办公室管理中的核心内容、重难点工作作为培训重点，借助专项培训、系统化培训，全面提高整个团队的专业水平。例如，某事业单位面向办公室员工开展了为期1个月的档案管理技能培训。培训结束后，该办公室4名档案管理人员的信息化档案管理能力、档案管理操作熟练程度均较培训前得到明显提升。

（三）优化综合管理质量评价

从管理人员角度来看，准确、规范的办公室综合管理工作评估，可为其管理决策的制定提供良好支持。鉴于办公室综合管理质量评估工作的重要意义，办公室宜在加强对评价工作重视的基础上，针对原有评价模式进行优化，以促进评价结果作用的发挥。

可行的优化方法为：第一，评价方法优化。结合既往管理工作评价经验可知，操作简单、易于实施的评价方法，所得评价结果的准确性欠佳;而评价过程较为复杂的评价方法，虽然可获得较为准确的结果，但其难以在实践办公室综合管理质量评估中推广。对此，在选择评价方法时，应注意结合办公室管理评估需求，选择契合度较高、实用性较强的评价方法开展质量评价。例如，某事业单位针对办公室综合管理质量评估工作，制定了相应的评价指标体系：由工作效率、工作质量、满意度等指标组成综合評价体系。该单位按照每月1次的频率，利用综合评价指标体系评价上一月的办公室综合管理质量，并将1年范围内的管理质量得分均值作为评价标准。如评价结果高于该标准，提示上一月综合管理工作模式的应用良好;相反，如低于该标准，则经深入分析确定原因，并加以改进。第二，评价结果应用优化。在评价结果应用方面，可将评价结果作为调整办公室综合管理工作模式的重要依据。如超出80%以上的办公室员工的评价结果均存在问题，可认为办公室综合管理工作模式中存在不合理部分，需进行适当调整。

四、结论

综上所述，加强办公室综合管理工作模式的优化具有一定现实意义。为了实现上述目标，可将办公室综合管理工作模式中的既有问题作为参照，逐一确立有效的优化对策，以消除上述问题带来的不良影响。此外，还可根据企事业发展的要求，不断调整综合管理工作模式，以保障办公室管理质量。

参考文献：

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