水电站工程项目档案管理探索研究与应用

郑丽娜

摘要：由于水电站项目工程建设周期长、工序多，因而在项目的长期建设过程中，各个工序和团队项目的相关建设文件会产生比较多的档案存量，特别是一些涉及建设工序的图纸、报表等文件更是影响工程建成验收和之后的投入使用，如果不能形成完整的档案管理体系，水电工程项目的顺利进行就会受到阻碍。可以说，做好档案资料的规范归档，已经成为工程成败的重要因素之一。在现有的技术支持下，工程项目档案保存的载体发生着快速的变化，已经由原本单一的纸质档案转变为电子文档、电子图纸等多种形式并存的档案保存媒介，在新的技术支持下，档案管理的规范性和一致性要求更加严格，工作量和工作规范的要求也更加紧急。

关键词：水电站;建设项目;档案管理

一、水电站项目工程档案管理的特点以及重要性

水电站工程在施工建设阶段，会随之生成较多的资料、档案文书，档案资料是项目竣工验收的关键部分。水电站项目工程的档案形式比较复杂，并且随着电子科技以及网络技术的不断发展，项目档案资料可以通过多种方式进行保存，例如文字、声像以及图像在不同媒介上的保存，包括有光介载体、磁介、胶片以及纸质等。这些技术的发展虽然丰富了档案资料的保存，但同时加大了水电站档案管理工作的困难性。

如今，国内部分水电站建设企业因没有足够重视项目档案管理工作，甚至忽略了对工程资料、档案的管理，在日常的档案工作中，没有有效控制材料的整理、收集，导致最终档案资料不完整以及不齐全，最终影响到了水电站工程竣工验收。为了有效提高水电站项目档案管理水平，需要强化水电站领导以及工作人员对档案管理的认知与重视度。通过领导的要求与重视以及全员的配合，从而有效提高水电站项目工程档案管理工作水平。

二、建立完善档案管理制度，健全档案管理体制

水电站建设周期较长，涉及工程内容较多，从工程一开始就应该制定一套科学、合理、适用、操作性强的档案管理制度。具体、全面的管理制度和业务制度是项目档案工作规范、顺利开展的重要保障。建设单位在制度中应明确建设单位、施工单位、设计单位、监理单位的档案工作职责。同时对文件材料的形成、收集、整理、分类、归档范围、归档时间、竣工文件的编制、移交等提出具体的要求。在日常的档案管理工作中，对库房的管理、档案借閱、档案鉴定销毁、档案统计、各种载体档案管理应制定相应的制度，来规范日常的管理工作。

明确档案管理工作职责，建立档案管理网络是制度实施的关键。《中华人民共和国档案法》明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则。有效地实行档案的统一管理，建设单位必须建立档案管理机构，明确档案分管领导、设立档案部门，组建由建设管理单位档案分管领导、各技术部门、档案部门、参建各方组成的档案管理组织。各参建单位也要建立各自的档案管理组织，明确档案工作的分管领导、各部门的档案管理职责和档案人员职责。从而形成由建设单位及参建单位分管领导、负责人及档案人员共同组成的完整档案网络管理体系，确保建设单位对参建各方档案工作实行有效的指导、监督和督促。

三、加大《档案法》宣传贯彻力度，提高全员档案意识

水电项目档案管理工作贯穿于工程建设的整个过程，涉及到各个参建单位及相关技术、管理人员，要切实做好档案工作不仅仅是档案人员的事情，需要各参建单位的技术人员和管理人员、资料档案人员的共同努力和极力配合。建设单位在提高档案人员工作能力的同时，也需要重视对档案工作的宣传。应组织全体建设者进行档案法的普法教育、档案管理培训，让全员都具有档案意识，明确对文件材料的形成、积累、编制、整理、归档是贯彻、执行《档案法》的具体要求，是必须履行的义务，进而增强做好项目档案工作的责任感。建设单位对档案的收集、整理做得好的单位和个人，应提出表扬和奖励。激励各参建单位在做好工程的同时也要重视档案工作。

四、加强档案人员的培训，提高档案人员素质

水电项目档案工作专业性、管理性强，对档案人员业务素质及技能要求高。建设单位和参建单位的档案工作人员必须持证上岗。水电站建设时期，应保持人员稳定，为保证档案工作质量，应对专兼职档案人员进行专业培训。档案人员应全面学习、掌握档案法律、法规、行业标准，相关的理论基础知识及水电项目档案管理的方法技能。项目档案工作是一项实践性很强的工作，档案人员要把专业知识应用到实践中，理论与实践相结合，才能把档案管理工作做实、做好。

档案人员除了学习档案基础知识以外，还应具备一定的工程管理及技术基本知识，了解工程建设动态，积极与参建单位和相关部门沟通，指导和监督各参建单位认真、规范开展档案工作。

五、保证档案管理与工程建设同步进行

水电站项目建设投资大、工期长、专业技术复杂，为确保工程档案完整、准确和系统，必须实施项目工程档案与工程建设同步管理。“三纳入”、“四同步”、“五参加”是实施同步管理的有效措施，在水电站项目建设中应严格落实。将项目文件材料的积累、整理和归档工作纳入工程建设工作计划和各项管理程序，纳入工程建设生产、技术管理各个环节;纳入工程领导的议事日程和职责范围。在签订合同时提出工程档案的整理质量、移交份数和归档要求等相应条款;在下达工程计划任务的同时提出文件材料的归档要求;在检查工程计划进度与施工质量的同时检查工程档案文件材料的形成、收集、整理情况;在工程竣工验收和评审、鉴定工程建设成果的同时验收工程档案完整、系统、准确情况。档案人员应参加项目子项验收、设备开箱及项目管理会议，认真把关，保证相关文件材料归档完整、准确。

六、结束语

项目档案管理工作对水电站工程的建设来说具有关键的作用。在管理档案资料的时候需要严格按照行业标准、法律法规等进行。工程项目建设的基础就是高质量的档案管理水平。如今我国社会发展的速度比较快，虽然档案管理工作没有发生实质性的变化，但是由于各种新技术以及新方法的应用导致项目档案管理工作更加复杂与繁琐。因此想要做好水电站工程项目的档案管理与控制工作，就要不断提高相关人员的业务水平与技术能力，并借鉴优秀的管理经验，做好水电站项目工程的档案管理工作。

参考文献：

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[2]徐莉.郭惠民.浅谈如何做好水电工程建设项目档案工作[J].档案与建设.2012，02（11）：23-24

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