事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

肖萍

摘 要：现代社会已然进入信息化时代，信息技术被广泛运用于各行各业，是推动社会不断向前发展的不可或缺的动力。本文以事业单位档案管理为研究对象，发现事业单位在进行档案管理信息化建设中依然存在着一些问题需要去解决，为此，本文针对存在的主要问题进行了探索并提出了合理化的解决方案，希望对优化事业单位档案管理信息化建设有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题;解决方案

事业单位档案管理工作不仅繁琐复杂还具有一定的机密性。过去档案管理工作都是通过人工完成，人为造成错误的概率高的同时工作效率和管理效果得不到有效保证，纯粹靠人工进行档案管理的模式在已然不能满足现代档案管理要求。所以各大企事业单位进行档案管理信息化建设是实现现代信息化管理的要求，也是各大企事业单位取得长效发展的必然选择。对于事业单位而言，作为国家的一个重要组成部分，身兼国家建设之重担，在信息技术不断发展的今天，更是要紧跟时代发展步伐，不断提高自身信息化管理水平，在加强档案管理信息化建设中要善于发现问题主干并寻找相应的解决方案，砥砺前行。

1 目前事业单位档案管理信息化建设存在的主要问题

1.1 档案管理信息化缺乏相关的配套设施

事业单位进行档案管理信息化建设硬件设施是不可或缺的条件，针对大量需要处理的信息需要配备有高速运行、快速处理信息和储存量大的设备，这样才能为档案管理中大量的信息数据提供高效的处理方法。然而，实际中事业单位档案管理信息化的配套设施还比较落后，一方面是信息化管理里面在档案管理中还未得到真正的落实和，管理层重视程度还不够，对于相关的设施设备投入不够;另一方面是档案室中空间有限，大量的纸质文档的堆积占用了大部分空间，配套设施不够完善，缺少完善的配套设施导致录入的档案信息不准确的同时，也会致使档案信息化管理工作难以顺利开展[1]。

1.2 档案管理信息化建设的安全性得不到保障

档案信息化管理依托于网络，在网络信息的大环境下，不法分子进行的网络违法犯罪活动频频发生。事业单位是国家基本政策得以落实的落脚点，从事的工作内容有些涉及国家机密。一些黑客通过编写代码实施违法操作，利用病毒攻击档案管理系统从而盗取个人信息或者机密文件，一旦发生信息泄露事件后果不堪设想。所以，对于事业单位信息安全问题要予以足够的重视。然而，很多事业单位的档案信息化管理目前仍然处于摸索阶段，信息安全问题常被忽略，缺乏必要的信息安全防护措施，信息的安全维护存在很大的隐患。其次，管理人员信息技术水平较差，对于管理信息系统缺乏了解，更多还是停留在信息的输入、储存和查询阶段，对于系统遭受恶意攻击的突发事件处理能力还欠缺[2]。然后是缺乏完善的管理制度，例如工作人员对档案资料可以进行无约束、不受限制的进行查询，档案信息的安全性得不到确切保障。

1.3 档案管理工作人员信息技术水平有待提高

在国内，事业单位的实行档案的信息化管理起步较晚，还缺乏专业化、规范化的管理制度。首先，部分入职上岗的管理人员没有接受过专业的技能培训，都是边学边做，在实际工作中存在很多不当操作行为，存在一定的安全问题。其次，档案文件的保存缺乏统一规范，使得管理信息较为混乱，不利于进行高效管理的同时还容易造成信息的丢失。事业单位在进行档案管理信息化建设的过程当中，如若不能根据事业单位的实际规范信息管理流程，在很大程度上会影响信息化管理水平的提高。

2 实现事业单位档案管理信息化建设的可行性方案

2.1 加大对相关配套设施的投入，健全硬件设备

事业单位实现档案管理的信息化，首先需要的是为档案管理部门提供齐全的配套设施。上级领导在注意到设施设备对档案信息化管理的重要性后，要集中力量给予档案管理部门足够的资金支持，用于完善相关的配套设施。其次，进行一个完整的设施建设需要投入大量的资金，例如设备的购与维护费用，与之配套的场地扩建，还有设备安置的环境温度也有所讲究，专业的信息技术人員也必不可少，相关方面的一些花费夹杂在一起就是一笔不小的开支[3]。因此，获得上级领导的大力支持是档案管理部门获得信息设备与配套设施支持的重要途径。有了完备的配套设施才能为实现档案管理的信息化提供硬件保障。

2.2 实行规范化的档案管理制度，提高信息化建设的安全性

首先，保证档案信息的安全可以通过硬件保护和软件防御两种方式来实现，例如在系统中购买并安装安全系数高的防火墙，对黑客进行防御。其次，通过聘用高素质的信息管理人才为档案信息化管理提供专业指导，他们可以通过编写代码加强对档案管理系统的防护，同时也要求他们必须具备对一些恶意攻击行为能够进行及时防御的能力。与此同时，聘用这些高素质的信息管理人才，为日常管理工作提供专业性指导，从而提高整体部门人员的专业素养。最后，完善相关的管理制度并认真执行，明确档案管理工作的各个环节，规范人员对档案资料的使用，做好保密措施。实行严格的准入标准，档案访问设计访问权限[4]。

2.3 重视对管理人员的信息技术培训，提高整体的信息管理水平

为了加快事业单位档案管理信息化建设的进程，首先要对入职上岗的每一位工作人员进行专业的培训，培训内容包括了信息化管理技术、规范化的操作实训以及信息安全防御技能，通过考核的人才能进入档案管理部门任职。在此还需要强调信息管理人才的重要性，提高整体烦人技术水平，在工作队伍中放入高素质的专业人才，那么整个队伍的持续发展力才能得到长久的保持。

3 结束语

综上所述，事业单位档案信息化管理还存在着配套设施不健全、信息安全和人员素质较低的问题，针对这些问题，再结合事业单位的实际情况，加大对档案管理信息化建设的资金投入、重视信息安全管理、制定并实行规范化的管理制度、引进高素质专业人才以及实行专业化培训都是切实可行的解决办法。相信在事业单位各方的共同努力之下，档案管理信息化水平一定能够得到快速提高，以此更好地推进国家建设出力。

参考文献

[1]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018（9）.

[2]于开芹.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].赤子，2019，000（018）：14.

[3]廖春韵.浅析行政事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决对策[J].卷宗，2018，000（009）：8.

[4]姜丽华.浅析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题与策略[J].中国文艺家，2018（12）.