基于某研究院OA系统在线自动归档的研究

◆李烨 张良旭 陈哲

（核工业理化工程研究院 天津 300160）

近年来核工业理化工程研究院（以下简称核理化院）科研任务重，归档压力也在逐年增加。目前，核理化院现有的档案业务系统支持在线归档，由部门档案员完成录入，通过录入案卷文件信息生成该系列档案。当录入大量资料时，在此种一文一录的模式下，重复工作现象严重。尤其是综合业务平台中形成的公文，每年生成近百份待归档资料。而综合业务系统只提供简单的归档业务，导致这些资料，一方面通过网络办公形成的数据散乱，另一方面归档部门还在通过手工著录方式进行档案归档，造成资源人力、物力的浪费[1]。为此，网络信息中心通过开发档案系统与综合业务系统的接口，实现公文自动归档。

1 公文自动归档可行性分析

业务层面，核理化院现有公文归档制度依据国家、集团法规制定，文书档案的收集按照2016年制度第27号《核工业理化工程研究院管理类文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。文书档案的整理依据DA/T22-2015中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》执行，制度中对公文归档著录项、归档模板样式作出规范，数据标准统一。

技术层面，档案管理系统与综合业务系统虽然表结构、名称并不相同，但存储的内容实质相同，如在档案系统数据库中存在题名字段而综合管理系统中对应文件名字段。同时，接口自动推送本质上是数据的提取、交换和处理。在核理化院的信息化部门统筹规划下均采用Oracle 11g版本数据库，作为同质数据库，为数据提取、交换提供便利，不需通过接口工具对数据库字段再整述，运用数据库、中间件技术实现跨系统的自动归档合。……