探析教育系统干部人事档案管理质量提升措施

石朋妮

摘 要：人事档案是一种非常重要的人才信息，它能够展现出一个人的学习工作生活履历，反映出一人的学习表现、特殊才能和其他重要方面信息，是挖掘和提升人才的重要依据。当前人们越来越关注信息资源的管理和保护，对于教育系统的干部人事档案管理更加需要关注，要为广大教职员工的职业发展谋划，提高学校的人事决策的科学性和准确性。面对当前教育系统干部人事档案管理存在的各种问题，应该提升档案管理的意识，做好档案管理人才储备工作，要创新档案管理方式，建立完善人事管理体系，还要注重做好数字化方面的建设，从而促进干部人事档案管理水平的提高。本文基于当前实际情况，主要围绕教育系统干部人事档案管理质量提升措施进行了探究，以供参考交流。

关键词：教育系统;干部人事;档案管理;意义;问题;提升措施

近年来，随着教育改革的不断进行，人事档案管理的重要性越来越突出。人事档案信息关系到每个人的切身利益，反映出一个人的很多重要信息，而且很多时候还包含着一些隐私的信息，而且档案信息也有助于领导者发现并选拔人才，所以说确保人事档案信息的完整和安全具有重要意义。但是当前教育系统干部人事档案管理存在一些问题，例如缺乏档案管理意识、专业化档案管理队伍、档案管理模式落后等，从而导致干部人事档案管理的水平和质量不高，因此需要积极探索工作上的改革创新，为教育系统相关单位的发展提供助力。

1 教育系统干部人事档案管理的重要意义

干部人事档案管理工作对教育系统来说是一项非常重要的工作，关系到广大教职员工的职业发展和教育单位的办学水平提高。具体来说：首先，准确记录教师相关信息。教育系统干部人事档案会收集和整理教师干部的相关资料，建立成档，主要包括个人的简历、进修情况、专业结构、教学评估、技术考核、科研奖励等内容，可以反映出教师的专业能力、教学水平、工作业绩等;其次，人事决策的重要依据。人事档案记录了教师干部的相关信息，在反映教师各项能力和业务的同时，也成为人事任免和晋升的一项参考依据;再次，促进教师管理水平的提升。教师的素质和业务能力直接关系着教育质量，通过干部人事档案管理工作，将教师的受教育情况、教学业绩、教学考核等信息收入在案，作为教师晋升考核的重要依据，有利于调动教师的积极性，提升教学管理水平和教育质量;最后，有助于约束职工行为。由于人事档案准确记录了许多信息，包括干部的历史表现、社会关系以及现实表现情况，这些信息由于单位的人事部门进行整理，可以对职工的行为产生一种约束力，从而促进教育系统健康发展[1]。

2 现阶段教育系统干部人事档案管理存在的问题分析

第一，缺乏档案管理意识。纵观当前教育系统干部人事档案管理工作，存在最为主要的问题就是档案管理意识较差，主要表现在：对档案管理工作不够重视、档案管理工作的财力、物力、人力投入较少、缺少专业化的档案管理人员、数字档案建设速度缓慢等。

第二，档案管理人员的素质问题。教育系统在档案管理方面人员投入不足，档案管理人员储备不足，缺少档案管理的专业人才，现有管理人员存在年龄偏大且非专业人才，档案管理的知识和相关技能匮乏，难以满足新时代数字档案室建设的要求，严重限制了档案管理的质量。

第三，档案管理方式落后。档案管理依旧主要依靠人力完成，数字化档案室建设进程缓慢，信息化程度偏低，导致档案管理的效率偏低，尤其是提供档案查找和借阅时，需要耗费较多的时间去寻找。对于档案的管理，主要在于档案的整理和保存，未将人事档案作为一种资源，挖掘档案的价值[2]。

第四，档案收集存在滞后性。由于教育系统档案管理制度，还不够系统，不够完善，档案收集途径比较单一，加上档案人员收集档案材料主动意识不强，没有及时地对干部档案材料及时收集并归档。

第五，档案材料失真、不全。对于人事档案信息的审核环节把关不严格，未对档案材料真实性进行审核。此外，档案管理中材料缺失，未及时补全，或者管理不当出现档案损坏和丢失的情况，影响了档案的完整性。

3 教育系统干部人事档案管理质量提升措施和建议

3.1 提升档案管理的意识，完善档案存放管理

首先，管理层方面，加强对档案管理工作的财力、物力和人力的投资，将档案信息作为重要的资源以及人事任命的依据;其次，加强档案管理的宣传。让教育系统干部认识到档案的重要性，自觉配合档案管理人员工作，完善档案信息，遵守档案借阅、存取的相关规定;最后，完善存放管理。对于人事档案的保存要加大安保力度，对于存放人事档案的地方要保持整洁、统一，对于人事档案的严密性一定要多加防范，存放人事档案的地方也要有多重防护，做好防水、防尘、防火、防盗措施。由于现代社会的高速发展，使得人事信息更新也不断加快，因而各事业单位领导者更应该注重人事档案管理工作的开展，将其纳入工作规划中去[3]。

3.2 加强培训和招聘，做好档案管理人才储备

首先，人才聘用方面。聘用档案管理专业的人才，保证档案管理工作的专业性。其次，人才培训方面。定期对档案管理人员，聘请档案管理专家进行讲座，与时俱进，丰富档案管理人员的专业知识。提升档案管理人员的创新意识，不断优化和创新档案管理工作。最后，做好档案管理人才的储备工作。档案管理人员出现晋升、离职的情况，都会面临档案的移交问题 ，档案管理人员的频繁变动，容易导致移交不清，出現档案资料遗失的情况，做好人才储备，可以避免档案移交问题。此外，数字化档案室建设，需要档案管理人员掌握专业知识的同时，具备一定的计算机和网络知识，因此需要培养一批懂专业知识和懂技术的复合型人才。教育单位应该建立一个完善的人事管理体系，将人事资料收集作为一个很重要的流程，让人事部门加强对这方面的认识，对于每一个收集的资料都要重视，对于档案存放也要有一定的秩序，让人事档案管理变得全面客观，且具有动态性，还要对档案的不同功能进行归类，加强人事信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有建立完善的管理体系，才能规范人事员工的工作行为，从而不断提高工作水平。

3.3 创新档案管理方式，建立完善人事管理体系

首先，加快数字档案室的建设。数字档案室建设并非只是将纸质档案录入系统，而是利用网络平台，建设数字档案室，实现档案资源的共享，根据不同的权限，查阅不同的档案信息，提升档案的利用率。其次，档案审核机制。保证档案的完整性和真实性是档案管理的基础，加强档案信息的审核，包括档案收集、整理环节以及现有档案的审核和更新环节，建立审核机制，保证档案的真实完整。最后，创新档案管理的绩效考核方式。档案管理人员考核方式不足以调动工作的积极性，导致工作的创新能力不足，服务意识较差，工作效率低下等，因此创新档案管理人员的绩效考核方式，将档案管理工作的出错率，服务满意度等纳入绩效考核，提升人员的工作热情。事业单位应该建立一个完善的人事管理体系，将人事资料收集作为一个很重要的流程，让人事部门加强对这方面的认识，对于每一个收集的资料都要重视，对于档案存放也要有一定的秩序，让人事档案管理变得全面客观，且具有动态性，还要对档案的不同功能进行归类，加强人事信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有建立完善的管理体系，才能规范人事员工的工作行为，从而不断提高工作水平[4]。

3.4 实施档案数字化管理，进行档案材料网上审批

纵观档案管理工作，无论是哪个单位的档案管理，都在朝着信息化的方向发展，数字档案室的建设十分关键。将人事档案通过高科技将人事档案进行优化整合，从而加强人事档案的安全性和完整性，大幅度延长档案的存放时间[5]。充分利用网络对于人事信息的处理是相当必要的，再加上部门的配合、技术人员的积极工作，就能不断地提高工作效率，准确及时地传输人事信息。此外。针对存在的档案材料收集不及时的情况，可以采取档案材料网上审批的方式，档案管理部门负责人事档案材料的网上审批，实现网络办公。在 此，需要加大对计算机技术的使用，建立网上档案信息库，将档案信息及时导入到档案库中，实现档案信息的网络查询和管理，档案管理工作效率提升的同时，也可以及时地更新档案信息，使档案管理便捷高效。

4 结语

综上所述，现阶段教育系统干部人事档案管理存在着档案管理意识差、管理人员专业水平差、档案管理方式落后、档案收集存在滞后性、档案材料失真、不全等问题，为了提升教育系统干部人事档案管理水平，需要在思想意识、人才建设、管理方式、信息化建设等方面进行加强和完善，从而不断提升教育系统干部人事档案管理的质量，为各教育单位的健康发展提供良好的保障。

参考文献

[1]宋华.探析教育系统干部人事档案管理质量提升措施[J].卷宗，2015（05）：47.

[2]黄昭眉.教育系统干部人事档案管理质量提升措施[J].办公室业务，2015（24）：25.

[3]刘德锋.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].黑龍江科学，2017（17）：84-85.

[4]梁晓玲.探析教育系统干部人事档案管理质量提升措施[J].祖国，2018（03）：20-21.

[5]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（08）：139-140.