机关档案室电子文件归档工作探讨

宫国裕

摘 要：随着信息技术的发展，办公自动化系统应用越来越普及，电子文件成为党政机关办公行文的主要载体。机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档。如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题。

关键词：电子文件;归档;意义;不足

1 新形势下做好机关档案室电子文件归档工作的意义

1）有助于开展全文检索。档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。现阶段很多机关单位经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求[1]。因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。

2）有助于开展深层统计分析。现阶段，很多机关单位都开展了档案目录信息统计分析。由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。目前，已有各种互联网全文检索系统，如谷歌、百度等，尤其是对全文检索方面数据的积累，有效实现了智能检索，为用户提供了诸多便利。时代在发展，随着档案全文信息的有效积累，高效、及时的智能档案一定会助推档案服务利用的发展。……