新形势下档案事业建设的思考

李珍

随着信息技术的飞速发展，高职院校档案管理工作面临着新的挑战和机遇，同时也给高校档案管理工作人员提出了新要求。通过阐述當前高职院校档案管理的现状，查找目前档案工作中存在的问题，并做出相应的研究和分析，进而为高职院校的档案管理工作提供参考依据，促进档案管理工作的持续性发展，为教育事业的振兴做出应有的贡献。

在依法治国观念的弘扬与传播作用下，人们关于档案利用的安全意识也逐渐增强，这对档案管理的实施提出了更加严苛的要求。作为现代档案管理工作的发展方向，实现管理的高标准化与智能化是关键所在。合理规范的档案管理不仅能够提升工作效率，更能够促进这一工作领域朝着更为成熟和完善的方向迈进。档案事业的发展更离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，才能适应经济社会发展的需要，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展。

随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快，档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。我们必须对高职院校的档案信息资源进行高效的管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化。

1 高职院校档案管理工作目前的现状

1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象

目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在一些高职院校看来，学生数量以及由学生产生的经济效益才是第一位的，档案管理这种无形资产并不足以为自身发展创造足够可观的利益，就对这一工作鲜少关注，一门心思专注于实际显性利益的提升。在这样的观念影响下，档案管理工作人员流动大，不能保证相对稳定，用于档案管理方面的费用被撤销，工作效率不高，整体局面令人担忧。

因为档案管理工作是一项具有机要性和保密性的工作，同时也是默默无闻的幕后工作，基本没有人注意，所以，档案管理工作的重要性，有的同志看不到，甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，与自己没有任何关系。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。

1.2 高职院校档案管理工作量大

对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调入、调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动。变化呈现出数量大，变动比较频繁，以及跨区域调动等。另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。

1.3 监管制度形同虚设，应用体系有待完善

档案的管理是一个收集、整理、保管、借阅、保密等一系列工作的综合，在其中任何一个环节上的失误都会造成档案的流失、积压，在需要用到档案的时候很容易出现档案难以找寻的现象。此外，现行的档案借阅制度和销毁制度也只是形式，借出的档案有时不履行正规的借阅手续，有借无还的现象也有发生，最终影响档案的有效利用。

1.4 档案管理机制和方法比较落后

学校文件材料的归档范围包括：管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像实物类、教师业务类等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起集中管理，但目前学校存在各自为政、材料分散管理的格局。这种分散的管理模式，在一定程度上影响了档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。目前，在许多高职院校中档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。

2 高职院校档案管理工作的发展趋势

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，只有勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。

档案的进化历史表明，其载体形式在不断发生变化，从甲骨、石刻、竹简、绢帛到纸质载体经过了一个漫长的过程。本世纪，计算机网络的发展和普及，档案载体将以磁盘、光盘为主。传统的档案室将向数字化档案室转化，实行电脑管理，通过通信网和利用者的电脑联系起来，进行丰富多彩的电子文件档案信息服务。

档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高。我们要从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。

3 开拓进取，努力实现高职院校档案管理工作的持续性发展

3.1 提高高职院校对档案工作的宣传和支持

本着以维护全社会的安定、促进校园和谐发展为出发点，在全社会形成稳定的档案意识，高职院校档案室有必要加强档案工作的宣传。因此，领导要不断更新观念，提高建

设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础;在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使工作落到实处，要与时俱进，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学校和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。

提高高职院校对档案工作的支持体现在加大资金投入，丰富仪器设备，促进高职院校档案服务工作的推进。档案工作的顺利开展离不开资金的支持，改善档案室软、硬件建设应与学校各项建设同步并进，解决库房紧张的问题，严格控制档案室里的湿度、温度，做到八防;同时，配合时代发展需要，配备先进的管理软件和现代化技术设备，如OA系统、计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、空调、除尘器、温湿度仪、防磁柜、窗帘、监控器等硬件设施。

3.2 计算机实现电子文档档案的管理大大提高了工作效率

学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。

档案工作人员必须努力学习计算机的使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。

3.3 建立和完善规章制度，规范借阅手续

通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。

在现实的管理工作中，由于上级领导要求或时间紧迫等原因造成的借阅手续难以正规化办理的现象，档案工作者可在保证档案安全的前提下，将档案借阅的手续进行简化，同时还应该明确档案借阅管理条例并严格执行，由档案管理的主管人进行条例制定，由下属负责档案借阅的主要业务，下属直接听命于直属上司，避免越权行为的发生。

3.4 转变服务观念、提供优质服務，对档案工作进行科学化、规范化管理

做好利用服务是档案室的出发点和归宿。在知识经济时代，做好档案信息的开发利用、服务工作是档案室的重要任务，是时代赋予档案室的使命，也是档案室走出困境、奔向繁荣昌盛的必由之路。

4 结束语

作为一种无形资产，档案管理在管理工作中正发挥着越来越重要的作用。在科学、有序、标准、智能的前提下开展档案管理工作，不仅是对于档案管理模式的有效改革，更是促进档案事业可持续发展的关键所在。因此，每一位档案工作者都必须认清形势的变化和自己肩负的重任增强危机感、紧迫感和责任感，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，为全面建设小康社会，努力开创档案工作的新局面作出应有的贡献。

（作者单位：常州市高级职业技术学校）