企业固定资产投资项目档案管理研究

摘  要：本文从固定资产投资项目档案的概念出发，阐述了固定资产投资项目档案的重要作用，分析了企业固定资产投资项目档案管理存在的问题，探索了固定资产投资项目档案管理的路径。

关键词：：固定资产投资项目;档案管理

1.固定资产投资项目档案的概念

固定资产投资项目档案是指项目提出、立项、设计、施工、竣工，以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和经费使用等建设过程中形成的具有保存价值的文字、图样、表格、声像、照片、电子文件等各种形式、各种载体的历史记录。

2.固定资产投资项目档案的重要作用

固定资产投资项目具有以下特点：一是建设周期跨度长。二是建设项目种类多。三是建设单位（部门）参与多。四是建设文件材料数量大。五是档案整理要求高。固定资产投资项目档案和档案工作的好与坏决定于固定资产投资项目管理工作的质量与水平。根据《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理规定》明确规定，固定资产投资项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个固定资产投资项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了档案在固定资产投资项目竣工中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改（扩）建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全，整理不规范，保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益。

3.企業固定资产投资项目档案管理存在问题及原因分析

目前企业固定资产投资项目档案主要存在文件材料收集不完整、档案整理不规范、档案人员业务水平参差不齐等问题。其原因主要有：

对建设项目档案管理工作重视不够。从建设单位到施工单位，档案意识淡薄，片面认为只要把工程搞好就行了，档案资料工作差一点问题不大，因而对档案工作不够重视。部分建设单位人员都是兼职，造成职责不清，兼而不顾，工作不到位。

施工记录滞后，各参建档案人员素质偏低，业务不熟悉。施工过程中，监理单位不能严格按照规范标准确保施工记录与工程同步形成，没有实行工程中的档案质量否决制。对工程按时完工有较高的要求，对工程进度和质量比较重视，而忽视了档案资料的形成和积累，有些施工单位甚至未设专职档案人员，多是兼职或临时抽人整理立卷，这些人没有参加过档案专业培训，造成档案资料质量差，移交的档案资料质量低。

4.企业固定资产投资项目档案管理的路径探析

从固定资产投资项目全过程来看，项目档案管理工作可以从项目前期、施工中、竣工验收及竣工后等几个阶段着手。

4.1固定资产投资项目前期项目档案管理工作

4.1.1企业要深入贯彻执行项目档案管理体系

工程立项开始，项目各参建单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，将档案工作纳入项目建设规划，建立档案工作领导责任制和岗位责任制，明确工作职责，制定规章制度和业务规范;建立项目档案工作网络体系，强化业务基础建设，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。责任单位要将项目档案管理纳入事故终身负责制。

4.1.2申明档案资料保证金制度

为保证能够有效控制工程质量，可采取收质量保证金的做法，即在招标合同文件中就明确将大约占工程款百分之五左右的费用作为质保金，工程质量（包括档案资料质量）不符合要求，则不予计量支付，并及时将招标合同文件下发到各职能部门和施工单位贯彻执行。

4.2固定资产投资项目施工中项目档案管理工作

4.2.1定期召开施工例会，加强学习培训与沟通协调

项目施工中，档案人员必须经常深入施工现场与项目实施单位（部门）建立联系，对各阶段形成的档案资料及时追踪和检查，提出具体的档案收集指导意见。企业要定期召开施工例会，定期召集有关单位人员参加会议，在会议中，档案管理部门要注意相关文件的宣贯，加强相关人员培训，执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。在施工例会上，多个部门协调工作进度、质量、安全施工等方面的工作，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

4.2.2参加重要设备的开箱验收

设备运到施工现场后，项目牵头部门应及时通知档案人员到场参加设备开箱，与项目相关单位人员根据装箱单清点随机文件，一一对照设备验收归档，收集设备合格证等质保证书，签字确认，有问题的，不予签字。

4.3固定资产投资项目竣工阶段项目档案管理工作

4.3.1加大重点环节管控，不放过细节

项目竣工过程中，档案人员将所有项目档案分卷整理归档，应着眼整个项目全过程，系统把握项目档案收集整理。要着重检查项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等重点环节，对项目建设的重要阶段和关键环节（重要部位、重要工艺、重要工序、重大事件、重要活动），重要结构和关键部位的隐蔽工程形成的文件资料进行重点把控，也要注意归档材料细节的检查，这些细节往往都是项目档案验收中容易出现的扣分项。个别专项工程（环保、消防、职业卫生、劳动安全、人防、防白蚁）有遗漏的，暂停施工，整改完毕，经甲方验收后方可复工。

4.3.2高标准、严要求，自查自纠，确保顺利验收

项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作;二是项目档案的完整、准确、系统情况;三是项目档案的安全状况。要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理人员、档案管理人员进行细致认真的自查，坚持高标准、严要求，对发现的问题及时解决，以确保项目档案的质量，以保证项目顺利通过验收。

4.4固定资产投资项目竣工后项目档案管理工作

项目经过竣工验收后，建设单位要及时对项目全部档案进行整理，归档，归档的文件资料应完整、准确、系统、有效，以备后续查阅和利用。按照纸质档案数字化技术规范对项目纸质资料进行数字化转化。建设单位应根据国家或行业电子文件管理的有关法律和标准规范，按照“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则，加强对项目所形成的全部电子文件的收集、管理和归档工作。按照档案信息化建设的要求，及时将项目档案资料输入到档案管理信息系统。

参考文献

[1] 欧阳旭明.重大建设项目档案工作全过程管理[J].中国档案

[2] 黄静雅.企业重大建设项目档案管理的几点体会[J].四川档案

作者简介：韩晓辉，男，1982年12月，河南省漯河市，汉族，馆员，档案编研与业务指导。