刍议机关单位档案规范化管理与信息化建设

张永红

摘要：当前，机关单位档案工作应重点将档案信息化建设纳入机关单位档案规范化管理建设的整体规划，加快推进档案信息化建设，改造传统档案工作流程，创新档案服务方式，提高档案服务效率，最终形成一套全新的智能化档案服务体系，努力做到档案信息化与档案规范化管理的同步规划、同步建设，保证同步协调发展。文章在此背景下，积极分析和探讨了机关单位档案规范化管理与信息化建设。

关键词：机关单位;档案工作;规范化管理;信息化建设

《中华人民共和国档案法》第九条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。日前，十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了修订后的档案法，国家主席习近平签署第47号主席令予以公布，自2021年1月1日起施行。新法强调推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年，并进一步要求加强档案信息化建设。由此可见，档案信息化建设已经提上了机关单位档案管理工作的重要日程。

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。党和国家历来重视档案和档案工作。新中国成立伊始，就对历史档案的收集、新政權机关单位档案的积累和管理、各级档案机构的建立等制定了相应的规章制度。机关单位的档案规范化管理工作，要遵循集中统一的档案管理，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少;二是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命;二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。具体到机关单位档案工作规范化管理和信息化建设中，需从以下几个方面加以实施：

一是完善档案管理体制，明确国家和地方档案主管部门负责全国或本行政区域内的档案工作，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。

二是健全档案管理相关制度，建立档案工作责任制，明确机关、团体、国有企业事业单位和其他组织归档范围，规定非国有企业、社会服务机构等单位的档案管理责任，同时规范档案收集工作，强化档案服务企业管理，做好突发事件应对活动相关档案工作。

三是推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年;要求档案馆不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究提供支持和便利。

四是加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

五是完善档案安全工作机制，改善档案保管条件，保障档案信息安全。

六是加大对档案工作的支持保障力度，加强档案工作人才培养和队伍建设，推动档案科技进步，促进档案领域的国际交流与合作，支持社会力量参与档案事业。

七是增加档案监督检查的规定，明确监督检查事项，完善监督检查措施。

八是完善法律责任，对损毁、擅自销毁档案，擅自复制属于国家所有的档案，不按规定向社会开放、提供利用档案，发生档案安全事故后不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查等行为，规定相应的法律责任，明确罚款处罚的数额幅度。

习近平总书记曾就档案工作指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，并明确提出了档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的目标。党的十八大以来，党中央、国务院对做好新时代档案工作作出了重要部署，提出要以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，要求抓紧清理修改相关法律法规，着力解决由于法规不健全而造成的一些地方推行电子档案认定使用难、跨地区办理难等问题。这次档案法的修订，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为科学指引，贯彻落实党中央、国务院的决策部署，总结实践经验，致力于解决制约档案事业发展的瓶颈问题，为做好新时代档案工作提供法律制度遵循。

随着经济社会发展和信息时代的到来，机关单位档案管理工作的内外环境发生了深刻变化。新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，机关单位的档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。档案全面记录人类生活的各个领域，它与每个人和每个组织密切相关。无论是普通公民还是决策者、管理者，无论是国家机构还是社会组织，都是档案的形成者、档案保护的参与者、档案的利用者，档案工作需要全社会的共同参与。站在“两个一百年”的历史交汇点上，机关单位档案工作者责任重大，使命光荣。我们要高举习近平新时代中国特色社会主义思想的伟大旗帜，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”，紧紧抓住贯彻实施新修订档案法的契机，勇于担当，不懈奋斗，努力开创新时代档案规范化管理与信息化建设的工作新局面，为实现中华民族伟大复兴中国梦作出新的更大贡献。

参考文献：

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