新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

吴小玲

摘要：档案是电力企业发展史的真实记录，为了适应高速发展的信息化社会需求，企业应注重自身的档案管理工作。基于此，本文分析了新形势下加强电力企业档案现代化管理的措施，包括明确档案管理工作的重要性、提高管理人员综合素质、完善管理规章制度等，以期为有关人士提供参考与借鉴。

关键词：电力企业;档案;现代化管理

中图分类号：G27 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

引言

企业档案管理随时代进步而不断完善，逐渐拥有了更好的管理档案体系。在信息化技术支持下，电力企业也开启了现代化的档案管理，但实际管理工作中仍存在诸多的不足，因此，分析新形势下电力企业档案管理是必要的，应结合实况，提升管理水平。

一、明确档案管理工作的重要性

档案作为一种信息资源，与企业生存、发展息息相关，对现代企业健康发展起着重要作用，其不仅是保存各种记录的载体，同时也是对相关工作的考察，更是领导决策的依据。档案管理工作是一项专业性较强的工作，企业应充分认识到这项工作的重要性。

电力企业档案包括了诸多内容，类型多、信息量大，例如：科技资源、声音图像、企业内部资料和各种讯息。规范的档案管理是衡量企业管理水平的重要依据，企业的档案如果未保存好，则会影响自身的发展，下文将围绕两个方面来阐述档案管理工作的重要性。

一方面，是档案资料。档案资料是查实的有力手段和必要佐证，现阶段，通过各种类型档案资料的快捷整理及日益完善，确保可以随时调取相关信息，利于更快速地了解企业发展状况。

另一方面，是档案管理的真实性。档案真实地记录着不同类别的相关事宜，保护了企业与员工的利益保障，在法律上也是得到了强有力的保障，减少了不必要的纠纷[1]。

二、提升档案管理人员综合素质

档案管理人员是企业的“执行官”，掌握企业档案管理现代化流程，例如档案的归纳、分类、编号以及现代化信息录入等，因此，对管理人员素质有着较为全面的要求。

第一，政治素质。热爱人民，坚决执行国家各项法律法规，遵守职业道德，服从领导安排，遵守纪律，此外，更应具备较高的机密性和政治性，严守国家法律法规。

第二，良好的知识体系。档案管理人员需要具备极高的专业文化水平，同时也应具备一定的协调、写作和管理能力，有较强的事业心，懂得一定的档案管理学知识，包括：中外档案史，档案保护学等，并且要熟悉大部分档案的业务法规，具备良好的学习心态，再者还应该掌握一定的领导学和管理学知识，从而满足工作需要。

第三，身体素质。档案人员应具有充沛的精力，档案管理工作需要收集信息、编写等，决定了该工作具有较高强度，不论是脑体、还是体力，均会有较大的消耗，而良好的身体素质，可以缓解人员工作紧张状态。

第四，转变管理理念。经调查发现，部分档案管理人员还停留在传统理念里，不能满足实际管理需求，因此，应改变传统观念，结合现时代创新，加快提高档案管理人员综合素质。

三、建立健全档案管理规章制度

档案管理工作提倡按步骤有序进行，信息录入应具有一定的规范性。同时，应注重结合管理档案人员的具体情况，建立全新的规章制度，从而使其更高效地完成本职工作。

1.培训制度

第一，培训和学习是提高档案管理人员素质的必要途径，因此，应将培训、学习纳入企业未来规划中，制定明确的培训目标，展开一系列实践培训工作。例如：可以借助参观、实习、交流等不同形式进行培训，也可采取听报告形式进行学习，为管理人员营造良好的学习氛围，调动其积极性，深入开展以终身学习为目标。在学习培训期间，可规范管理人员学习课程时的出勤率，有效组织开展人员高效学习，学习内容应包括专业技能、专业知识、法律法规等。此外，实践中可采取成员互帮互助，推广小组形式进行，同时，以实践来调动档案管理人员学习热情。

第二，培训过程中，应对管理人员做出相对应测试，测时可以小组或个人展开，具体内容应包括两方面，分别是“能力”“意识”。

第三，培训后期，对档案管理人员进行考核，通常以团队模式进行，以此满足全员参加的需求，同时，可指定对员工的评估，内容应包括服务态度、安全保密、学习成果、管理水平等，并设定不同评分标准。此外，员工的课程情况、考勤记录、水平测试都可记为人员后期考核成绩[2]。

2.激励体系

激励体系包含了两个方面，即：“正激励”“负激励”，其为提高档案管理人员专业素质能力给予了充足的保障。

一方面，奖励措施。例如：对能力较为突出者，给予各种奖项。通常可以包括物质奖励与精神奖励。如：现金奖励、荣誉证书等。

另一方面，惩罚措施。例如：建立淘汰制度，对成绩不理想的管理人进行培训再评估，可使用老带新形式，调动其上进心。

3.保密制度

档案管理人员需遵守各项保密条规，严格执行，防止失密、泄密。同时，管理人员要严格执行档案的查阅手续，确保借出的档案，及时归档，核实。

四、完善企业档案资源数据平台

现代化信息时代的到来，冲击着纸质档案管理，实际管理中的不足日益凸显，如：只供一次性书写，不可大幅度修改，同时也不能滿足企业对稀有数据存储及视频保留的需求。而借助信息技术，构建档案资源数据平台，实现了视频数据的有效存储，特别是互联网时代下，资源共享，借助大数据档案，实现了对各种重要信息的查询。尤其是云计算，在资源数据平台的基础上进一步提高了存储量，实现了更多的信息录入，真正地完善了企业档案管理体系。

信息化时代，档案管理的信息化、数字化特点不断凸显，实践中应完善与档案相关的一系列管理流程，同时，借助电子系统，从而更快、更准确地进行录入，保证档案的完整性，此外，要重视保密系统的建设，充分发挥信息系统的价值，更高效快速完成地完整管理工作。

结语

综上所述，电力企业面临着信息时代的考验，特别是对其档案管理工作提出了新的要求，面对机遇与挑战，档案管理人员应不断总结经验，逐步创新，丰富档案管理方法，以此促进电力企业更好的发展。

参考文献

[1]王玉玲.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].成功：中下，2018（20）：20-20.

[2]叶灿丽.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].办公室业务，2018，（09）：102.