对事业单位档案管理的创新思路的探究

刘霞

摘 要：事业单位中一项关键工作是档案管理，传统管理以人为主，效率低且容易出现失误。信息技术发展对档案管理影响大，建立电子档案，运用信息系统管理，已经成为主要方式。本文针对事业单位档案管理展开研究，介绍现有管理问题基础上，提出了档案管理创新思路，仅供事业单位参考。

关键词：事业单位;档案管理;具有问题;创新思路

引 言

事业单位在运行中会产生大量信息，需要建立档案，以确保各项工作有据可查，对于这类单位发展具有促进性。但是，事业单位却往往忽视这项管理工作，不注重管理方式创新，导致档案管理成效差，利用率低。信息技术发展对档案管理影响大，建立电子档案，对其进行高效管理，成为主流趋势。下面主要针对这个进行探讨，提供了管理的创新思路。

一、档案管理具有问题

事业单位对于档案管理认识不足，认为其就是整理和保留资料，没有太大的意义。在这种观念主导下，档案管理投入少，硬件和软件建设不完善，阻碍了这项管理数字化发展。信息化时代档案管理以电子方式为主，基础设施建设不足，导致信息化管理问题较多，从而影响事业单位档案管理成果。事业利用档案资源意识低，建立电子档案，运用计算机管理能力有限，一些单位仍然以纸质档案为主，给档案的查找和运用带来较大难度。档案管理不受重视，相关制度不全，而且实际执行的制度与现实需要有较大出入，致使档案管理成果差。另外，档案管理人员业务能力低，事业单位中这个部分管理人员，大多是一些年龄大的人员，还存在关系户的问题，未系统学习过档案管理，实际管理问题多。事业单位很少为档案管理人员安排技能培训，亦或者外出交流学习机会，相关人员信息化管理能力有限，不利于档案资源有效运用，同时也会使得档案处于安全风险之中，阻碍事业单位发展。

二、档案管理创新思路

（一）重视档案管理

事业单位档案管理要提升效率，推动创新发展，首先就要让全体人员认识到这项管理工作极其重要。事业单位领导在平时工作中，应强调档案管理重要性，做好宣传，使所有部门支持这项管理工作，并强化利用档案资源的意识。加大档案管理资金投入，主要包括相关设备和人员业务能力培训方面。

（二）完善管理制度

这项管理工作中需依據实际需求，确定档案管理制度，规范管理行为。档案管理部门分工明确，职责清晰，在实际管理中执行制度。操作中发现制度存在弊端，应进行完善，确保档案管理的先进性，与实际需要契合，提高管理质量。档案管理应强化监督，对工作情况进行绩效考核，将其与管理人员晋升，以及工资挂钩，促使其更加尽心尽力完成档案管理工作，并寻求业务能力提升[1]。利用价值不大的档案建立电子档案，做好记录就可以，重要的档案需要双重保障，既要建立电子档案，做好备份，还要手写备份。

（三）完善基础建设

事业单位要建立档案室，既要有保存纸质档案设施，又要做好信息化管理设施建设。事业单位为档案管理部门购置计算机，完善硬件和软件，为电子档案建立与管理奠定基础。事业单位开发属于自己的档案管理系统，相关人员按照要求录入电子档案，并依据不同菜单进行分类管理。档案数字化管理系统提供查询、检索、提取等功能，当需要查找某个档案时，通过关键词快速检索，提高档案的利用率和价值。档案管理系统具有实用性和兼容性，自动且高效率帮助管理人员完成电子档案建设，避免人工录入错误出现[2]。定期升级管理系统，并要不断学习，优化管理工具和方式，提高数字档案管理能力。

（四）提高管理人员业务能力

事业单位纸质档案管理和电子档案管理，从本质上看都需要人去完成操作，所有档案管理人员业务能力影响管理成效。故而，事业单位应加强人员培训，一方面组织其学习档案管理专业知识，对这项管理工作形成系统认知，具有一定的管理能力;另外一方面在信息化背景下，应提高管理人员技术水平。通过信息技术培训，使其熟练运用各种现代化工具和设备，完成电子档案建立和管理。另外，电子档案管理具有一定风险，需提升管理人员识别能力。电子档案加密处理，强化防火墙，防止非法人员入侵到档案管理系统中，破坏或者是盗取机密档案。平时做好病毒查杀，以及做好补丁升级，规避管理风险。档案管理人机固定，一旦离开要关闭系统，再次登录需要账号和密码[3]。所有档案进行备份，责任到人，防止由于操作失误或者外部攻击，导致档案丢失或不完整，保证档案具有良好应用价值。

三、结束语

综上所述，档案管理与事业单位发展密切相关，所以需要依据档案管理需求，不断改进管理方法。当前档案管理要完善硬件与软件建设，提升管理技术水平，建立电子档案，并运用信息系统做好数字化档案管理。

参考文献

[1] 魏国莉. 新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路的探索[J]. 环球市场信息导报， 2015（3期）：58-59.

[2] 许莉莉. 探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J]. 科学技术创新， 2016， 000（008）：173-173.

[3] 田爽. 新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J]. 科技传播， 2016.