如何做好事业单位办公室档案管理

杨小鸿

摘 要：对于事业单位正常运行而言，科学规范的办公室档案管理发挥着重要的作用，做好办公室档案管理工作，提高档案管理的效率，有利于促进事业单位的高效运行。基于此，本文先是针对办公室档案管理工作中存在问题进行分析，然后在此基础上提出一些优化的建议，旨在进一步促进办公室档案管理工作的发展。

关键词：办公室;档案管理;优化

新时期对办公室档案管理工作提出了更高的要求，如何做好办公室档案管理工作，并提高档案管理的效率，是当前办公室人员需要重点思考的问题。在事业单位管理体系中，办公室档案管理是必不可少的部分，其关系着单位能否高效运行，尤其是在信息化时代背景下，单位各项工作的正常开展，都需要相应档案信息得以支持。然而从实际的情况来看，目前在办公室档案管理工作中，仍然存在许多不足的地方，如管理效率不高、人员业务能力不强等，因此有必要加强办公室档案管理，并建立起完善的办公室档案管理信息化系统，以此提高办公室档案管理的效率，进而促进办公室档案管理工作的发展。

一、当前办公室档案管理工作中主要存在的问题

（一）缺乏完善的档案管理制度

档案管理制度不完善是当前办公室档案管理工作中主要存在的问题之一，具体表现在以下几个方面：第一，各单位对于办公室档案管理的重视程度不同，从而导致办公室档案管理制度的完善性存在较大差异性，即使有的单位建立起了完善的办公室档案管理制度，但是制度执行力度不足，不仅导致管理制度流于形式，同时也难以有效提升办公室档案管理工作的规范性;第二，现有的办公室档案管理流程并不合理，管理标准较为严格且管理流程繁瑣，容易导致实际工作中人员随意将流程简化，或者是简单编号后随意储存管理，这样不仅容易导致档案资料的丢失泄漏，而且还会降低档案的利用率。

（二）档案借阅程序相对较复杂

由于当前的办公室档案借阅程序相对较复杂，需要经过层层审批才可拿到档案，因此大部分工作人员只有在万不得已的情况下才会去查阅档案资料，这样严重制约了档案资料的利用，不仅会阻碍办公室档案管理工作的发展，而且还需要花费较多的人力物力资源进行档案价值的保管。

（三）人员专业素质较低

办公室档案管理人员的专业素质较低也是当前办公室档案管理工作中主要存在的问题之一，主要是因为各单位对办公室档案管理的重视程度较低，所以对档案管理的人员要求也比较低，同时现有的档案管理人员专业素质并不高，不重视专业知识的学习，加之工作态度存在较大的随意性，不能统一且规范地进行档案资料的收集整理，在档案资料查阅和利用时四处寻找，甚至存在机密性档案资料丢失，这些问题都严重阻碍了办公室档案管理工作规范化和标准化的实现。

（四）档案信息化建设水平待提升

目前各单位对于档案信息化建设也存在滞后的现象，使得推进办公室档案管理工作规范化和标准化不足。同时当前正处于传统档案管理模式向数字化档案管理模式过渡时期，但许多单位档案管理人员并没有及时更新管理理念和方法，不能围绕着档案资料管理分类及开发利用等方面进行方法和经验的学习，使得信息资源整合不足，不能为单位各项工作开展及决策提供有效的参考依据。另外，从办公室档案安全管理方面，受到技术方面的现状，对于档案资料并不能做好有效的备份管理及安全方案，严重影响了档案信息的安全性和可靠性。

二、优化办公室档案管理工作的策略

（一）提高人员档案管理意识

当前办公室档案管理效率不高，出现各种各样的问题主要是因为单位领导层及相关人员对档案管理并不重视，不能正确地认识到档案工作的价值及作用。为此，要想做好办公室档案管理工作，首先需要从根本上强化人员的档案管理意识，单位领导层要提高档案管理的重视程度，并发挥自身示范作用，促使全体人员参与到档案管理中，同时增强档案管理人员的管理意识，明确其管理职责，通过建立规范化的档案管理制度，以此促进办公室档案管理工作效率的提升。

（二）建立完善的办公室档案管理制度

无论任何一项工作的开展，都需要相应的制度得以支持，因此要想做好办公室档案管理工作，还需要建立完善的办公室档案管理制度。而由于各单位工作属性及特点不同，所以在建立办公室档案管理制度时，应结合自身实际情况和需求进行，以此建立起完善的管理制度，具体应包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅利用等各个方面的内容，对档案管理制度进行细化处理，从而促进办公室档案管理各环节工作有效开展。同时，还应制定合理的奖惩措施，发挥制度作用，促使责任落实到各个部门及人员身上，同时也能够避免档案管理制度流于形式，从而推动办公室档案管理工作规范化开展，确保档案资料的完整性和真实性。

（三）提高档案人员的综合素质

要想做好办公室档案管理工作，还需要进一步提高办公室档案管理人员的专业素养及业务能力，因为其专业素养及业务能力直接影响着办公室档案管理的效率与质量。因此，各单位应重视办公室档案管理人员的培训，可通过定期或不定期的培训，组织其进行档案管理相关知识的学习，包括法律法规、管理规范、信息化操作能力等多方面，以此提高办公室档案管理人员的综合能力，为办公室档案管理工作发展奠定厚实的人才基础。另外，在实际的办公室档案管理工作中，也要鼓励档案管理人员加强业务交流及学习活动参与，不断学习新的管理方法和经验，从而促进办公室档案管理工作与单位业务共同发展。

（四）构建档案管理信息化系统

在信息化时代背景下，要想有效提升办公室档案管理的效率，还需要重视现代信息技术的利用，以此构建出完善的档案管理信息化系统，满足新时代发展的需求。首先，充分利用现代信息技术建立起档案管理信息化平台，以此对电子档案进行有效的管理与储存。其次，加快信息化建设，加大硬件软件方面的投入，以此为实现数字化档案管理模式的转变创造有利条件。最后，在保证档案信息安全性的前提下，借助档案管理信息化系统，编制完善的检索工具，以此提高数字档案的利用率，从而更好地为单位决策提供参考依据。

结 语

总而言之，做好办公室档案管理工作，对于单位整体工作的开展及单位的发展有着重要的意义，因此各单位领导及档案人员，应提高自身的档案管理意识，同时要建立完善的办公室档案管理制度，并充分发挥现代信息技术的作用，以此促进办公室档案管理效率的提升，进而促进办公室档案管理工作的发展。

参考文献

[1] 刘灿.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].兰台内外，2020（16）：10-12.

[2] 徐海霞.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2019（21）：186-187.