企业档案信息资源开发利用探究

杨慧

摘 要：企业档案信息资源对于现代企业的发展来说是一项十分重要的工作内容，只有做到信息资源的整齐与完备才能进一步实现信息资源的开发与利用。中信大锰矿业有限责任公司作为一家集采、选、冶于一体的锰系产品生产与研发的大型跨国企业集团，对国内以及国际锰行业的发展有着巨大的影响力，而档案信息资源的开发与利用在企业集团的资源开发、人才引进以及技术创新等方面发挥了至关重要的作用。文章在此基础上对中信大锰矿业开发利用信息资源的必要性进行了分析，同时针对现阶段档案信息资源管理问题提出了几点建议，以供参考。

关键词：企业;档案;信息资源;开发;利用

1、引言

中信大锰矿业有限责任公司是全国首家在境外上市的锰业企业，历史悠久，产业布局辐射广泛。随着集团规模的不断扩大，记录了企业市场开发以及经营过程的档案信息资源逐渐引起了集团的重视。在当前科技信息不断进步的时代，档案信息资源为各大企业的发展提供了越来越多的商机，在此背景下，只有将企业档案的开发利用提上日程才能实现信息资源的效益最大化，才能有效的推进企业集团在未来新形势下的全面可持续发展。

2、企业档案信息资源开发利用的必要性

首先，从企业管理层的决策来进行分析，充分对企业档案信息资源进行开发与利用能够准确的提升企业的管理质量。企业面临广大的市场开展经营活动的过程中，管理者需要大量的信息资源来分析市场形势以及企业自身的实际发展状况，而企业档案则在其中扮演了十分重要的角色。对于一些新进管理者来说，档案信息资源可以让他们对企业的传统以及未来的发展动向有所了解，同时也可以通过对过去管理层工作计划的回溯来对未来的经营目标进行规划。其次，档案信息资源为企业文化的建设提供了保障。企业在长期的经营过程中经历了市场经济的变革与生产活动的变迁，这些都被详细的记录在了档案中构成了十分珍贵的具体企业自身特色的文化体系。在企业文化的推广过程当中，结合档案信息资源能够促使企业打造出属于自己的独特的形象与品牌，为提升核心竞争力做好坚实的基础。最后，企业档案信息资源的开发与利用保障了经济效益的发展，在对档案信息资源进行开发与利用之后，企业的投标以及相关的科研投入、硬件改造工作等等都能够迎刃而解，由此可见，档案信息资源的开发与利用对于企业的经营来说是大有裨益的。

3、企业档案信息资源开发利用中存在的主要问题

3.1信息资源的开发力度不够

目前，很多企业受自身经营方式的限制，对于档案信息资源的重要性还没有重视起來，档案管理部门缺乏开发信息资源的意识也就难以转变企业的管理方式。有些企业的档案管理工作者依旧秉承着只对数据进行保存与记录，无需拓展资源的想法，这种想法很难使档案管理人员在信息资源的开发上做足功夫。

3.2档案管理制度不够规范

档案信息资源的整理工作的细碎与繁杂决定了档案管理制度以及条例需要进一步细化。管理者将关注的重点放在了企业的生产经营工作中没有足够的精力去审核每一次的工作记录情况，这样也在一定程度上导致档案管理人员在调取与整理档案的时候一拖再拖，在真正需要借取档案时却拿不出资料，面对这种现象，企业的生产经营效率势必会受到影响，因此制定完善的档案管理制度科学对档案进行监督是企业目前的重点任务之一。

3.3档案开发工作者专业性有待提升

目前，档案管理人员与其他工作者相比工资相对较低，培训机会以及学习晋升的空间都比较少，外部没有与其他企业联合学习经验，因此导致了许多档案工作者工作积极性下降。此外，企业在实际生产过程中仅仅对档案利用人数以及次数进行统计，这些工作很难深层次的挖掘出信息资源的价值，不能揭示出企业真正诉求。

4、企业档案信息资源开发利用的有效措施

4.1从档案管理入手，创建实用的档案管理体系

企业档案管理人员要想提升档案信息资源开发利用水平首先要确保自己热爱本职工作，通过一些信息资源的讲座以及对档案文化的追溯活动和竞赛等等提升自身的专业技能水平，激发员工参与管理的兴趣，从而为企业的经营活动有效的打好基础。其次，针对档案管理工作需要创建实用的档案管理体系，在管理档案的过程中要着眼于档案留存以及档案深加工方面，借助数据库来完善档案管理体系。同时档案管理工作需要面对全体员工建设内部开放的平台，确保员工能够登陆内部账号借助便利的档案查用系统来实现资源共享的自由。此外，实现档案存取自由之后，还需要针对档案管理的反馈问题来进行解决，线上结合线下问卷以及匿名投票等形式来提升企业经营活动的效率。

4.2强化企业档案信息资源的开发意识

在新时代背景下，信息的公开性以及及时性要求工作人员对机密文件做到安全管理并且保密，不能存在侥幸心理。此外，信息资源的开发与利用需要开发人员了解市场最新发展形势，敢于改革创新，紧随市场发展的最新风向。对于开发人员需要结合其能力给予适当的报酬，只有这样才能提升其工作积极性，确保企业信息资源能够在专职开发人才的作用下提升效率。

4.3利用先进科技加速对档案信息资源的开发利用

在信息技术时代，企业档案信息资源的开发利用将实现从过去档案借阅向电子信息查询技术的转变，因此，应当在企业内部不断普及信息平台，确保内部员工能够借助自动化手段来查阅档案。从档案信息资源的传递与存储方面来看，可以借助通讯技术以及光学技术来实现信息的快速传递以及高密度存储。同时为了企业未来发展顺畅，在开发档案信息资源的过程中需要结合目录来输入相关的信息，并且对其进行分类录入，使其能够自动生成档案管理系统，检索信息更加方便快捷。在落实档案信息资源的开发过程后，企业还需要建立信息资源数据库，运用安全防火墙以及相关的安全软件来实现数据库的长久保存，真正提升档案开发利用效率。

5、结语

总之，企业档案信息资源对于内部生产、文化建设以及效益都有着十分紧密的联系，因此企业应当采取多元化的手段来实现档案信息资源的深度挖掘，为档案价值的最大化开发提供保障，为公司未来的发展画下美好蓝图。

参考文献

[1] 赵九轩.论企业档案信息资源开发利用的问题与对策[J].学理论（31）：121-122.