社交媒体参与高校档案管理工作探讨

周虹

【摘 要】 本文从社交媒体参与高校档案管理的重要性探讨入手，对社交媒体参与高校档案管理的优势进行了分析，探析社交媒体参与高校档案工作的具体路径：档案信息主动式服务，档案信息个性推送式服务，开发档案信息移动平台。并且提出社交媒体参与式档案管理工作的保障措施：建立完善的电子数据库，提高档案管理人员的创新意识，提升档案管理人员的专业技能，提高档案管理的安全性。

【关键词】 社交媒体;高校;档案管理;参与路径;保障措施

现代信息技术大大突破了人们沟通交流空间和时间限制。新型交际平台的出现犹如如雨后春笋。与传统信息传播方式不同，新型社交媒体其自身优势符合新时代发展需要。将社交媒体科学、合理的与高校档案管理工作融合，进而提升高校档案管理工作整体水平是当代高校档案管理工作者的重要使命。

一、社交媒体参与高校档案管理的重要性

科学技术是第一生产力，科学技术的发展推动了信息技术的迅猛发展。作为和互联网一起成长起来的当代大学生，社交媒体已经成为他们的主流沟通平台。由于社交媒体在日常信息共享过程中不受地域的局限和时间差的限制，可以实行一对多的信息交流，从而大大提高了工作效率和节省了工作时间，并且保证了信息交流的便捷性和瞬时性。这种优势应用到高校档案管理工作中，使得多人同时参与信息交流，以最少的时间获得结论，从而诞生了参与式档案管理模式。当社交媒体遇见参与式档案管理，一方面迎合了当代年轻人的沟通模式，一方面还可以提高高校档案管理工作的效率，可谓是一举两得。

二、社交媒体参与高校档案管理的优势

（一）有利于高校档案文化的整体发展目标

社交媒体逐渐融入人们日常生活，成为人们主流社交方式，同时也促进了高校档案文化传播方式的改变。若想保证高校档案文化的长远发展，相关部门应立足于长远发展，制定符合高校档案文化发展的战略规划，确定好档案文化的传播目标及传播途径，以现有的档案资源为基础，合理展开高校档案文化发展措施。首先，高校应分清档案文化发展的主客体，科学安排任务，发挥资源效用的最大化，力求以最小的投入获得最大的回报。其次，高校档案管理人员应与时俱进，结合时代发展改善档案管理系统，例如可以充分利用现今蓬勃发展的信息技术，构建数字化信息档案管理系统，节省人力资源，提高档案管理效率，减少档案遗失和错漏风险。并且可以开放档案信息资源管理系统，以供高校档案文化发展借鉴参考。

（二）有利于深入挖掘高校档案管理工作的可持续发展观念

可持续发展概念是应时代变迁和社会经济发展需要而提出的，现在已经不仅仅局限于生态方面，更加广泛地应用于社会各行各业的发展之中。高校作为集合各种国内外先进思潮和文化的地方，自然也不能落后。高校档案管理工作的建立应以发展眼光看问题，不能拘泥于当下，高校档案管理人员也需要不断了解时代发展及社会所需，有针对性地进行改革发展，力求使高校档案管理工作完整、完美。首先需要突破传统的高校档案观念，放眼于当下主流技术，实现取长补短，共同成长，不仅仅通过档案管理人员对档案内容进行收集整理，也可以利用时下流行的社交媒体实现快速的信息沟通，解放人力，让人类从事更加高智慧层面的工作。并且在实践的过程中，应持有大局观，把控发展规律，不断进行调试，结合高校档案的实际发展情况进行针对性调整，保证高校档案文化的顺利发展。其次，还可以加大档案宣传，让更多人和师生认识了解档案文化，扩大受众群体，还可以对师生提供咨询服务，为他们答疑解惑，提高师生对于高校档案文化的认同度和熟悉度，从而保证高校档案文化保持高质量发展。

（三）有利于提供全面的高校档案管理工作的信息资源

高校档案组成主要来自高校各项活动的原始记录，高校档案的发展需要源源不断地高质量的档案信息作为资源基础。因此，高校档案管理工作者需要在面对庞大的基础数据处理时分门别类地整理好档案信息资源，并且从中筛选出优质的档案信息，多层次、多方面、多角度的完善档案分级标准和筛选机制，精益求精的挑选出最优的档案信息，从而最大范围的凸显出高校档案文化的价值和意义，为高校档案文化发展提供强有力的资源储备。档案管理工作者通过优质档案信息的遴选，应用社交媒体，以视频、文字等编辑方式，传播高校档案工作的进度与作用，让人们在休闲娱乐的同时了解高校档案工作，为大众提供一个兴趣入口，从而引发关注，持續扩大高校档案工作对于高校、对社会的影响力，提高档案工作的效率。

三、社交媒体参与高校档案工作的路径

（一）档案信息主动式服务

档案信息服务主要受众群体为档案用户，而社交媒体有受众范围广、覆盖面广、传播速度快等特点，档案信息服务与社交媒体的融合让档案用户实现了自助获取档案信息，大大提高了档案信息服务效率，降低了档案工作人员的工作负担。首先，高校档案馆需要建立数字档案管理系统，将纸质文件信息化。其次，需要将档案分门别类，选取关键词细化。以便档案信息需求者可以快速准确的获取资料。最后，还需要加强互动平台建设，了解用户需求，定期进行维护升级，以便更好地提供服务。

（二）档案信息个性推送式服务

现在各行各业的竞争压力加大，以用户为本不再仅仅是口号，各行各业比拼的便是服务，谁能及时抓住用户所需，谁就能赢得最后胜利。所以，档案馆可以利用社交媒体搜集用户数据，进行具体分析，为用户量身定制感兴趣内容，提供个性化服务。首先，档案信息用户需要登陆注册用户界面，输入个人信息等内容，然后进入系统，选择需要的服务申请。后台数据库将会依据用户提供的信息为检索项，通过一系列的收集、整合、对比为用户快速提供最为优质的答案。这样不但可以提高档案服务质量，还可以提高档案信息的利用率，让同一类型的档案信息需求者实现信息共享。

（三）开发档案信息移动平台

在这个信息大爆炸的时代，任何信息随时随地唾手可得，互联网可谓功不可没。在互联网进入千家万户的同时，手机、电脑这些移动终端也霸占着大众的日常娱乐。电子产品和互联网的强强联合，不但是科技的进步，也改变了人们传统了解世界和学习新知识的方式。因此，高校档案文化的发展要与时俱进，把握时代主旋律，将档案服务借助新社交媒体与移动平台实现融合，让档案服务更加高效化、便捷化、人性化，真正实现让档案服务不再拘泥于时间、空间限制。只要你愿意，你只需要网络和移动终端便可以得到你想要的答案。档案馆应不断创新传播方式，深层次挖掘社交媒体的创新之处，融于档案文化的发展实践中，丰富档案服务方式，提高档案服务水平。

四、社交媒体参与式档案管理工作的保障措施

（一）建立完善的电子数据库

建立完善的电子数据库对于社交媒体参与档案管理起到辅助作用，可以利用电子数据库大幅度地提高工作效率和减少高校档案管理人员的工作内容。建立高校档案数据库，促进高校档案管理工作的优化，实现信息化发展。这就需要技术开发者需要具备相对应的专业技能和理论知识，而参与式档案管理也要求档案管理人员之间要共同合作交流，实现资源整合和信息交流，提高工作效率。

（二）提高档案管理人员的创新意识

为了促进高校档案文化的发展进程，需要有意识地培养高校档案管理人员的创新意识。让他们在繁忙枯燥的档案管理工作中总结工作规律，综合自身掌握的专业技能，促进高校档案管理工作的创新，实现高效工作。

（三）提升档案管理人员的专业技能

档案管理工作的与时俱进，对于高校档案管理人员的专业技能也提出了新的挑战。在这个瞬息万变的世界，当你停下学习的脚步，就势必有一天会被这个社会狠狠地抛弃。因此，档案管理人员在掌握基本的档案管理技能的基础上还需要持续学习，不断丰富自身专业技能，并且触类旁通，加强电子信息技术的学习，推动高校档案管理信息化的进程。

（四）提高档案管理的安全性

在信息共享型社会中，人们的个人信息保护问题尤为重要。高校档案管理不可避免地需要录取学生的个人信息，而社交媒体的登录也普遍需要人们的手机号码和信息认证。社交媒体平台需要加强安全防护措施，在解决用户后顾之忧的同时赢取了客户对于平台的信任，继而增加自己的潜在客户资源。

【参考文献】

[1] 寇家伟.社交媒体环境下档案利用服务研究[J].内蒙古科技与经济，2019.10.

[2] 李春兰.新社交媒体平台下高校科研档案服务模式探析[J].黑龙江档案，2019.10.

[3] 周文泓.我国网络空间中档案领域的缺位审视和参与展望——基于社交媒体信息保管行动的解析[J].档案与建设，2019.09.

【作者简介】

周 虹（1966.10—）女，汉族，山东安丘人，任职于陕西宝鸡职业技术学院，档案副研究馆员，研究方向：档案管理.