新形势下事业单位办公室档案管理创新

谢亚非

摘 要：伴随国家事业单位体制改革进程的有序推进，新形势下对于事业单位办公室档案管理工作来说也需要紧密结合新时代的发展变化要求加强新理念、新模式、新技术的探索应用，这样才能全面夯实档案管理基础，推动档案信息成果的有效转化。本文围绕事业单位办公室档案管理工作探究了其开展的必要性，分析了目前办公室档案管理工作的开展现状并针对如何加强事业单位办公室档案管理创新提出了具体的对策，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;形势;信息;意义;对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 11-0-02

一、引言

随着经济社会发展水平不断提高，新时期事业单位发展也面临新的市场挑战形势。在激烈的市场竞争环境下加强事业单位办公室档案管理创新，有助于全面推动档案信息资源的有效转化，进而不断夯实事业单位改革发展基础，提高科学化管理水平。目前事业单位在办公室档案管理工作方面习惯于经验管理，创新性不足，档案信息资源开发利用深度不够，严重制约了事业单位的稳定有序发展。加强新时期事业单位办公室档案管理创新对策探究具有重要的社会意义和现实价值。

二、加强事业单位办公室档案管理创新的意义及原则分析

对于事业单位来说办公室档案管理工作是重要的基础工作，新时期随着事业单位改革进程的有序推进，事业单位经营管理形势也更为复杂。各类档案信息等不断变化，规模也在不断提高，所以加强办公室档案管理创新，是新形势下适应事业单位改革发展的必然选择。加强办公室档案管理，一方面，可以有效推动事业单位各个领域的工作有序开展，进而为工作的开展提供重要的原始资料支撑，夯实发展基础，提高科学决策水平。另一方面，可以更好地推动部门之间有效协同，针对各个方面的情况进行不断沟通，强化资源共享，从而最大限度提高工作效率，减少冲突和矛盾。此外事业单位办公室档案管理创新也有助于提高管理者的科学化管理水平。通过对各类档案信息等进行了解，进而对下属等方面的情况进行全面掌握，更好地为人才招聘、人员使用与管理等提供有力的说明，也可以根据档案信息的变化情况等开展人才选拔，加强绩效管理与薪酬管理，营造公平有序的竞争环境，提高事业单位人力资源综合管理效能。

此外，随着事业单位发展水平不断提高，社会化竞争形势也越来越严峻，办公室档案管理工作可以从传统的纸质化模式，向着电子化智能化模式转变，这对于事业单位档案管理人才来说可以更好地激发他们的工作积极性和挑战欲望，进而学会应用相关的统计信息技术等进行问题的处理和资料的整合，更好地提高自身能力。

当前事业单位办公室档案管理创新，并不是漫无目的地随意进行模仿，而是应当把握基本的创新原则。一是要坚持动态结合的原则，也就是说事业单位档案管理信息并不是一成不变的，是随着时间的推移和形势的变化不断进行变化的，所以需要档案管理工作也要及时进行信息的更新，并且对相关的档案管理制度予以完善，从而切实提高档案管理的规范性。二是要坚持权责利明确的原则。要对涉及档案管理的各方明确具体的责任与权力，从而确保他们在自身的岗位上履行好自身的职能，更好地提高合法权利应用水平。三是要坚持规范性与灵活性的原则。规范性体现在必须要严格按照国家相关的政策要求以及行业规范、事业单位自身工作实际等加强档案管理，确保符合统一的要求。同时要结合事业单位的具体情况及发展战略等，动态进行档案管理内容框架和管理方式等调整，从而确保档案管理工作灵活有序开展。

三、当前事业单位办公室档案管理工作开展现状与优化对策分析

目前事业单位在办公室档案管理工作开展过程中主要存在的问题及建议如下：

（1） 档案管理机制不够完善，规范性有待提高。受到多方面因素的影响，事业单位对办公室档案管理工作重视程度不够，没有将其作为一项重要的基础工作来进行统筹规划和调度安排。档案管理相关的制度也不够完善，仅仅是按照上级的要求来进行档案信息的采集和整理，没有从规范性的角度全面加强办公室档案管理工作，相关的制度不够完善，管理体系需要健全，以此才能保证档案管理的规范性和系统性。此外，事业单位办公室档案管理工作需要加强系统规划，针对性完善相关的资金保障机制，切实保证档案建设工作扎实有序开展，设置专项资金来进行统筹管理，更好地推动档案管理工作创新發展。

（2） 档案管理队伍建设需要加强。办公室档案管理工作的开展要依靠广大人员积极参与和共同努力，在技术、方法、理念等方面不断创新探索也需要档案管理人员努力实践，所以要在不断完善相关的档案管理制度，明确权责利分配的基础上，细化档案管理流程，将档案管理知识、技能等培训全面纳入到档案管理体系中，从而不断提高档案管理人员的责任意识和服务意识、规范意识，更好地结合事业单位改革发展的要求对档案管理资料进行动态补充与维护，为档案管理资源的开发利用等提供更多的可行性建议，切实发挥他们的聪明才智为档案管理深度开发应用等提供重要的人力支持。此外档案管理人员还应当加强道德素养培训，不断提高他们的服务意识，针对各个部门涉及到档案管理事务等做好服务指导，并及时给予相关的支持，从而共同为档案管理系统化建设构建合力。

（3） 档案信息化建设需要不断加快。目前在档案信息化建设方面存在进度滞后，推进效果不足等方面的问题。要围绕档案管理信息化建设进行不断创新探索，积极引进更多先进的档案管理软件，加强档案管理信息资源的开发与集成，从数据的采集到整理、整合和共享等各个环节加强纸质化与电子化数据协同管理，完善基础档案，加强分类整合，并构建大数据体系，确保档案管理信息库完善，动态更新。要围绕档案管理分类开发建设等方面不断学习更多的经验和方法，从而实现档案的同步更新、同步分类整合及同步开发应用。同时事业单位档案管理人员应当树立大局意识和宏观理念，要将档案管理软件与事业单位其他业务管理软件等进行整合，这样既可以避免各类软件资源等出现冲突，提高信息资源整合的统一性和规范性，同时也便于相关的信息及时进行动态维护和共享，更好地为人事决策制定等方面的政策研究提供更大的参考价值。当然档案管理信息化建设还需要从加强档案信息资源的保密性以及安全性等角度来进行维护升级，从而确保档案信息资源不被泄露，做好备份管理和安全防护，最大限度保证档案信息资源的安全性和可靠性。另外在档案管理信息化建设方面要不断进行软件的升级，开发更多的功能性模块，从而更好地提高档案管理信息化建设的深度，推动档案管理信息资源成果的有效转化。

（4） 档案信息资源可靠性不足。目前在档案信息资源等整合方面缺乏有力的监督，导致信息资源出现漏项或者弄虚作假等情形。所以要加强档案信息资源的质量监督。事业单位办公室档案管理工作，并不是单纯地依靠办公室一个部门就可以完成的，在信息的采集和形成的过程中需要各个部门紧密配合，加强联动，所以需要对档案管理信息进行全面的质量检查，对每一类档案资源入档的及时性、规范性、真实性和系统性等各个方面制定相关的考核评价指标，加强过程监督和审查，从而及时发现档案资料中存在的各种问题，最大限度提高档案管理成效，更好地提高档案信息资源的整体规范水平。

四、总结

总之，事业单位办公室档案管理工作的创新，需要事业单位紧密结合新形势下的要求以及自身的实际在档案管理制度建设、队伍建设、资源开发管理及信息化建设等方面不断加强谋划，创新探索，这样才能更好地提高档案管理综合成效。

参考文献：

[1]高真.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务， 2018（06）.

[2]白如雲.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].兰台内外， 2019（03）.

[3]孙海.信息化背景下事业单位办公室档案的日常管理与应用对策[J].办公室业务，2018（10）.