浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧

刘敏

摘要：随着时代的发展，我国事业单位的改革也在不断深化，得到了社会各界的充分肯定。但是，要想在现代信息化社会的背景下有序发展，事业单位内部的档案管理工作是重中之重。事业单位的档案信息众多，内容复杂，这就对管理工作者提出了更为严格的工作要求。随着信息化技术的应用，能够让档案管理工作人员的压力大大减轻。

关键词：档案管理;信息化;归档整理;技巧

档案信息的作用是记录原始信息，无论是对人类文化还是对社会的发展，都具有非常重要的影响，档案的存储对未来社会的发展同样具有非常重要的借鉴作用。随着现代科技的不断发展，信息化的程度也在不断加深，在档案管理方面发挥着不可代替的作用。

一、档案管理归档整理分类的现状

（一）档案整理人员专业性不高

根据我国的随机抽样调查发现，目前事业单位机关的档案整理工作人员都不是本专业出身，没有受到过有关档案整理方面的教育，大部分是从其他部门抽调过来或是遵从人事调度安排的，这样的团队会直接影响到事业单位档案整理工作的专业程度。在一个没有专业知识覆盖的团队组织中，很难开展具体的工作，而且会大大的耽误档案整理的时间，严重影响档案作用的发挥。在目前的情况下，档案管理部门在这方面存在着几个问题：第一，没有专业的人员进行有效工作;第二，人员不具备足够的专业知识，没有办法在档案管理的工作中科学、专业的分类;第三，档案管理工作人员不固定，流动性强。在以上的现状中，是无法使得档案发挥其强大的作用和功能的。第四，档案管理人员在上岗之前没有经过专业的岗位培训，故而在进行日常的工作时没有形成固定的工作习惯与工作程式，导致工作过程看起来杂乱无序。

（二）对档案整理的意识不高

基于社会中事业单位对档案整理归档使用的传统模式，可以看出，事业单位对档案整理的意识还有待提高。事业单位的高层缺乏必要的管理化思想和分类归档的思想，没有对档案整理的规范性制度，认为只要整体看起来不乱就达到了预期效果。但实际上，档案整理的工作并不只是单纯的为了让档案看来不显杂乱。在很多情况下，档案的管理与归类是为了方便日后能够进行快速的查阅，倘若有关档案管理的工作人员在进行档案管理时，并没有对档案进行具有逻辑分类的归整及处理，那么随着档案数量的增多，档案的管理难度加大，日后想要对其中某个档案进行分析与查阅，就会变成一件十分困难的事情。

（三）档案整理缺乏信息化

信息化改革并没有在档案整理工作中发挥出很好的作用，限制了档案管理工作的进行。信息化带来了很多的便利条件，但是由于事业单位的不够重视，阻碍了档案整理工作的发展。事業单位没有合理的运用与信息化相关的设备仪器，就没有办法建立档案管理信息库，仍旧使用传统的纸质形式，大大增加了工作难度。再者，信息化的思想没有完全贯彻到工作人员的脑海当中，不懂对档案信息的保存和管理。信息化时代的来临与事业单位的有关工作人员对信息化系统运用的不重视之间的矛盾倘若得不到解决，那么档案管理就无法在信息时代获得更方便快捷的管理路径，也就无法使得其工作方式进行彻底的改变。

二、档案整理分类技巧

（一）建立健全整理程序

档案整理工作十分枯燥，需要非常有耐心的工作人员。虽然工作人员能对档案整理的工作严谨进行，但是难免会出现失误的现象。这就要求事业单位对档案管理机构提出合理的规章制度和操作流程，并严格按实际情况操作。这样的档案分类能够符合基本的要求，并能够进行有效的整理。比如对某个时间段或者某个部门的分类整理、归纳，能够在短时间内找到符合要求的档案，方便查找。运用信息化的整理方法加入到整理程序当中，可以节约大量的时间。信息化系统能够根据档案分门归类，规划出具体的分类标准，同时也会具有针对性的对档案进行整理，让信息化程序能够在向便捷式方向发展。

（二）录用相关专业人员

要确保档案整理工作有效进行，档案管理的工作人员便不能在整个事业单位中调度，应该招聘具有相关专业知识的人员进行整理工作。如果具有相关专业的档案管理工作人员，能够在工作中准确的对档案进行分类，有组织有规律的进行工作，并对整个档案室的构造熟记于心，谁要找什么样的档案能够在档案架上及时找出，节省时间。不仅如此，要加强档案整理人员的信息化技术，需要不定期学习新的整理方式。故而从这个方面来看，事业单位的档案管理工作不仅需要有关档案管理的工作人员有较强的职业技能以及较扎实的专业知识来为日常的岗位运作服务，还需要有关工作人员拥有一定的信息技术的基础知识。只有如此，在具备相关专业的整理人员对档案进行归纳时，才能够运用信息化技术，在工作中起到事半功倍的效果。信息化系统的覆盖面广，在工作人员录入档案信息后，会自动进行分类管理，如果要找某某方面的档案信息，输入关键词便能在极短的时间内得到想要的档案。

（三）区别对待两种档案

自计算机问世以来，其存储方式越来越被人们所看好，因此，档案一般有着纸质档案和电子档案两种存在方式。两种方式都有其各自的特点和劣势，二者之间要相辅相成，也要区别对待。在信息化的时代中，电子档案在计算机中有着比较专业的归档整理软件，所以，要把重点放在其相关专业的培训上。纸质档案不易存放，但是其能根据相关流程变得简单化，工作人员在整理时，要做好检查、收集等工作，再严格按照规定方式进行整理分类。不用花费太多的时间，纸质档案一般是用来存底，确保档案的完整性问题，因此，整理人员要适时精、简、细，尽量减少劳动资源的浪费。这种模式是纸质档案管理与电子档案管理齐头并进的管理模式，并不由于电子化档案的兴起而抛弃了传统的纸质档案管理方式。但纸质档案管理方式虽然有所保留，却并不意味着在日常的档案翻检与查阅工作开展时，需要进行纸质档案的查找。在信息化时代来临之后，有关电子档案管理系统的设计与研发也在逐步的成熟过程中，在整个单位己经完全适应了使用电子化档案管理系统进行日常办公之后，日常的档案翻检以及查阅，就可以在完全不接触纸质档案的情况下，进行有关档案内容的查找与翻阅。这不仅能够节省大量的时间，还能够提高档案管理的工作效率，可谓一举两得。

（四）以“主体”为宗旨归档

档案整理要以某个团体或者某个机构为出发点，进行总体的整理归纳。例如，本地区学校的档案管理，从各方面对其进行归档整理分类，透过“方便快捷”的原则，能够迅速地找到相应的档案。这样的归档整理能够提高工作效率。

（五）提高整体质量

档案对于每个人来说都是极其重要的，因此档案工作者更应该对档案的归纳整理更加用心、更加严格，本着负责任的态度，仔细归纳档案的所属类型，认真进行档案归类，将档案工作做得更加有体系性、针对性，不得随意整理，必须使其有着统一的分类标准。而且，由于档案整理工作的复杂性以及任务量大的现实情况，管理人员也需更加有耐心，同时也需要档案管理单位运用更加便捷的档案管理方式，提高整理效率，并且提高档案的安全性以及原档案的保存，使得档案工作更加有序进行。

三、结束语

档案在我们日常生活以及社会发展中有着重要的价值，但目前的现状中存在着很多问题，档案工作的管理以及整理都有着复杂的流程以及分类，因此我们要在管理和整理的过程中不断归纳总结，以便让档案工作更加简单顺畅。

参考文献：

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