科研院所外事工作创新管理研究

摘要：本文根据科研院所外事管理的需求，建立了一种新型科研院所外事工作管理方法，该方法从流程梳理，创建指南和建立集成表单三个主要方面入手，全面提升科研院所外事工作的效率与准确性。

Abstract： According to the needs of foreign affairs management of scientific research institutes， this paper establishes a new method of foreign affairs management in scientific research institutes. This method starts from the three main aspects of process combing， creating guides and establishing integrated forms to comprehensively improve the efficiency and accuracy of foreign affairs of scientific research institutes.

关键词：科研院所;外事工作;创新管理

Key words： scientific research institution;foreign affairs;innovation management

1  研究背景

因公临时出国（境）团组管理具有手续复杂、信息量大、时效性强等特点。各类团组有组团、参团的差别，也有因团组成员构成导致的各种审批、办理流程方面的重大差异。粗略统计，最复杂的团组办理流程中与组团单位相关的步骤就有六、七十个，涉及表单十几类。

与此同时，各单位负责团组办理的人员相对较少且极不稳定，所以动荡的人力资源保障与复杂的团组办理流程间形成了不可调和的冲突，以致团组办理过程中问题频出，周期不定，给国际合作事务的推进和各职能部门的工作秩序都带来了很大的影响。

所以迫切需要建立一套高效便捷的运营管理体系，为团组办理工作提供保障和支持。

2  管理思路的建立

应用运营管理体系建设（AEOS）理念，梳理优化团组管理工作流程，集成流程运行保障相关要素，建立因公临时出国（境）团组管理业务域运营管理体系，从而实现流程高效、信息集成、知识传承、数据积累，在提升团组办理工作效率的同时，也为流程效率的持续提升提供载体和信息支撑。

2.1 体系建设及优化的核心思路

①确定流程关键路径—其它活动并行;②缩短关键路径时间—多种预案备选;③建立表单数据关联—数据自动集成。

2.2 體系实现的主要功能

①精细业务指南;②自由剪裁流程;③自动生成“宽松”和“紧迫”两种倒排计划;④多项目进程监控;⑤快速聚焦当前任务;⑥特殊情况说明;⑦项目周期数据统计积累;⑧团组信息自动归集。

3  新型管理方法

3.1 流程梳理

面向因公临时出国（境）团组管理，我们梳理了相关业务流程和管理要素，清理出各个业务环节涉及的管理表单以及表单的应用场景。完成了《因公出国（境）流程图》、《因公出国（境）流程要素清单》、《因公出国（境）流程表单》。

3.2 创建指南

高效实用的工具是实现管理理念的重要保证。为了确保流程和各项管理标准落地，在流程和要素清单的基础上，创建了《团组办理指南与进程监控表》，从而进一步细化步骤、明确标准、提示风险、监控进程、聚焦任务，同时积累体系运行数据。

建立《团组办理指南与进程监控表》，通过建立该表，实现以下几个主要功能：

3.2.1 精细业务指南

通过精细梳理团组办理流程，细化各步骤需要完成的具体工作，形成团组办理业务指南。结合“任务”、“工作内容”及“特殊情况说明”板块内容，无经验的团组办理新人可快速掌握团组办理流程，明确操作标准，及时预判关注风险，学习积累特殊情况处理方法;而有经验的团组办理人员可使用此表作为团组办理工作检查单，避免迟办、漏办、错办（例如，本表中提供了关于一年多次往返签证办理工作的五处特别提醒）。

3.2.2 自由剪裁流程

团组人员的构成直接影响团组办理进程。《团组办理指南与进程监控表》中的“任务”等内容是按照最复杂的流程设置的。当确定了团组人员后，办理人员可以根据团组人员的构成类型，通过“类型”列将无关步骤标识忽略或删除。全部办理步骤类型分为所有团组（空白）、邀请军方人员参团团组（“军”）、邀请集团人员参团团组（“集”）、动力所副职以上领导参团团组（“所”）及邀请其他单位人员参团团组（“参”）五类。通过“类型”列可自由裁剪办理步骤，根据具体情况形成不同流程。

3.2.3 自动生成两种倒排计划并积累团组办理周期数据

完成流程剪裁后，可以通过时间轴提供的各关键事件办理周期，形成“紧迫”、“宽松”两种倒排计划。可自动生成计划，也可根据实际情况（如节假日、特殊办理事项要求等）具体调节各步骤办理周期。团组办理完结后可以积累出新的团组办理数据，以便持续优化各类团组办理全流程周期数据。

3.2.4 多项目进程监控与快速聚焦当前任务

在同时办理或管理多个团组的情况下，需要随时、快速跟踪每个团组的办理进程。《团组办理指南与进程监控表》可实现多项目同时监控的功能。通过“当前任务正在办理或等待”列可快速聚焦各团组当前待办事宜、存在的问题以及下一步工作任务。这一功能有助于团组办理人员从容、快速、高效地管理多个项目。

3.3 建立集成表单

团组办理涉及的各类表单大约有十几种。这些表单信息量较大，但多处重复。針对团组办理过程中数据量大、表单繁多但存在重复信息的特点，我所编制了《团组信息自动归集表》，将《人员分工表》、《人员信息采集表》、《因公出国（境）团组照相签字表》、《外事系统上报信息表》、《名片制作表》、《邀请信信息表》、《派遣函》、《照会信息表》、《签证预约申请表》及《X国签证信息表》等十余张表单合并到一个表单文件中，并建立了各个数据的关联关系。

使用《团组信息自动归集表》可实现部分数据一次输入、校对，多表单多次输出的功能。多个表格中重复的信息只需要在首次出现时填写（黄色部分为首次出现），后续表格自动同步信息（白色部分无须重复填写）。这一功能既有助于快速、精准、高效地完成各类表单，也有助于完成数据积累。

在节省团组办理人员时间的同时，还应用《团组信息自动归集表》主动为外单位相关业务环节提供数据支持以提高全流程的办理效率。该表格自动生成的《邀请信》、《照会》及《签证预约申请表》草稿可通过互联网发送至相关单位，为其编制相关文件提供文件信息支持，减少信息录入时间。

4  结论

通过流程梳理优化和要素关联集成，应用《团组办理指南与进程监控表》和《团组信息自动归集表》实现了多项目同时管理、团组半自动化办理等改进提升，大幅提高了流程运行效率，保证了信息同步精准度，完成了数据归集积累。

目前，《团组办理指南与进程监控》总表还需专人随时维护，比较费时费力。后续拟进一步优化以实现办理进度由各团组办理人员实时更新、后台自动同步。

《团组信息自动归集表》中的《人员分工》和《人员信息采集》等表单中的信息仍需办理人员人工采集并手动完成信息输入。后续拟关联所人力资源管理相关系统，实现部分数据的自动采集并将新形成的团组办理信息集成到相关系统中去，从而实现数据信息的更大范围的集成。

参考文献：

[1]袁于珊.浅析新时期国企外事管理工作[J].经贸实践，2018，05.

[2]秦小川.国际化背景下科研院所外事管理工作研讨[J].黑龙江科学，2018，19.

[3]李凤.浅析新形势下如何做好国企外事管理工作[J].价值工程，2018，27.

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作者简介：丛嘉（1988-），女，辽宁沈阳人，工程师，硕士，从事新型国际合作管理方法研究。