基层档案信息化管理途径探究

刘小燕

摘 要 档案是各项文化活动的重要依据，随着社会信息化发展，档案管理信息化建设对于档案管理具有重要意义。我国许多基层单位档案还是用用纸质来记录，这样档案管理起来十分烦琐。运用信息化技术进行档案管理，建立电子档案以及档案数据库，这样提高档案管理的使用率。

关键词 基层档案;信息化技术;档案管理

1档案管理信息化建设的概况

我国是比较中重视档案管理的，一些基层单位大力发展档案管理信息化建设。现在，很多国家加大了档案信息化技术这方面的研究，档案管理工作人员利用先进技术把档案资料上传到网络平台上，除了一些公司内部文件外，很多资料可以共享到不同国家不同企业供给他们使用，档案资料管理的效果得到很大转变[2]。将来档案信息化建设会朝着集中化、数据化和安全化的目标发展，电子信息资料要确保它的保密性和安全性，对于PC、扫描仪等设备要定期进行维护和保养，一些保密性较高的档案文件要严格按照要求进行保密管理。

2基层档案管理信息化建设的当下状态

2.1 档案管理信息化建设的重视度低

大部分基层单位对于档案管理信息化建设重视度不足，对于建设信息化档案管理的认知度低，没有分清档案管理工作对于单位发展的重要性，档案管理一直沿用传统的管理方式。还有一些基层单位缺少设施设备，档案室建设不完善。还有一些单位没有独立的档案室，只有办公室职员兼顾管理档案资料，先进的设施设备没有采购，管理高层思维与理念比较固化，不会主动搜集档案资料，或者搜集的档案资料不完整，导致单位档案管理工作的效率很低。

2.2 基层单位中缺乏信息化专业人才

信息化档案管理建设需要专业的人才来支持，目前信息化档案建设中存在一个共性问题就是缺乏专业的档案管理技术人才，单位中管理人员大多数都是办公司职员兼顾，管理人员中很少是档案管理专业毕业的，没有接受过专业教育。很多单位中档案管理人员都是经过简单的培训就可以了，他们缺乏关于档案管理信息化的专业知识，对于先进技术操作不熟练，导致信息化档案管理建设速度比较缓慢[1]。

2.3 档案管理基础设施不够完善

随着我国进入信息化时代，信息化档案管理比较依赖先进技术的支持，如PC、扫描仪和复印件等。目前，大多数基层单位档案管理部门设备不够完善，有些单位没有独立的档案室，设备数量满足不了公司使用需求，档案资料的一些工作还是要人工完成，档案管理效率较低。还有些部门的档案室没有维护好，导致一些纸质档案受损，一些较远年代的档案资料字迹变得模糊，很难作为凭证使用。

2.4 档案管理信息化建设单位投入不足

目前，大部分基层单位对于档案管理工作关注度不够，对于信息化档案管理建设资金投入不足，引进先进技术的设施设备有所延迟，没有建立完整的档案室，档案室中的设备采购较少，如PC、扫描仪和复印机等专业设备缺乏，大部分工作还是人工完成。这些都不能满足信息化档案建设的实际要求，其中主要原因是单位把建设经费给其他部分使用，信息化档案管理建设没有得到重视。信息化档案管理需要大量的人力、物力和技术支持，这些都需要充足的经费支持。

3档案信息化减色的有效途径

3.1 加强档案管理信息化建设的重视度

基层单位需要重视档案信息化建设工作，重视先进技术的引用，单位中的档案管理工作要与时俱进，档案管理人员要重视档案管理工作。想要提高单位档案管理信息化建设水平，首先要从转变观念，知道档案管理应用先进技术的重要性，要认识到信息化技术在现在社会发中的地位，现在计算机网络技术大面积覆盖，许多办公室都在转变成自动化和智能化，因此档案管理工作要朝着智能化、数字化的方向大力发展。

3.2 加大投入信息化档案建设基础设施

基层单位档案管理部门需要大量经费投入，极大先进技术设施设备的采购，采购好所需的PC、扫描仪、复印件等设备，做好相关技术的开发与应用。建设完善的档案室，做好档案室的维护工作，为档案资料的存储提供一個良好的环境。档案资料包括原始纸质文件、转换电子文件储存的介质，把电子文件做好存储和备份，以免档案资料的丢失或者篡改等。单位部门要改变固有思路，增加资金投入，建立信息化档案建设专属资金，确保建设工作的快速实施。

3.3 基层档案信息化管理建设规范性

为了提高基层档案管理的时效性，基层单位要制定规范的信息化发展策略，按照标准方案走，也要结合实际档案管理工作，提高档案信息化技术发展。做好档案数据库建立，并做好分类，将一些数据和信息定期录入，做好单位中各种文件的保存，完美执行信息化工作要求，提高档案管理的工作时效。

3.4 档案信息化管理的安全性

大部分档案资料都是具有保密性的，很多档案资料不能外借或查阅，因此，电子档案的安全性十分重要，要防止一些不发分子入侵单位计算机窃取资料，也要防止病毒侵入。因此，要完善单位网络系统安全，防止病毒和黑客的入侵，设置高级秘钥、账号密码登录数据库等，做好档案资料的安全防护，以防重要资料泄露。

4结束语

总而言之，基层单位档案信息化管理建设依赖于先进技术的引进，需要各基层单位重视，还要提高档案管理人员的专业知识教育，要发挥先进技术的作用，做好档案资料的相关录入工作，保证档案资料保密和安全，提高方案管理工作的实际效率。

参考文献

[1] 白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风，2020（16）： 248-249.

[2] 刘亚莲.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].农家参谋，2019（12）：292.