浅谈产品文件处理中的问题与对策

郭晓爱

摘 要：产品文件是企业的主体，是由产品研制、生产和使用维护全过程技术活动纪实的总和，是生产和质量控制、质量管理的依据与标准，是与产品硬件同等重要的技术成果。因此产品文件的接收和处理是企业运营的核心，尤其是在信息化逐步推进的过程中，只有把这一宝贵资源管理好，才能使其在企业生产中发挥更大的作用，取得更好的效益。

关键词：产品文件;信息化;接收及处理

中图分类号：C931.6  文献标识码：A  文章编号：1671-7988（2020）17-219-03

Talking about the Problems and Countermeasures in the Processing

of Product Documents

Guo Xiaoai

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electric Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： Auto parts production enterprises with the change of the makers need to arrange production， especially there are more and more personalized demand of parts under the condition of production to arrange more and more difficult， main performance for the drawings and process can not at the scene of the first direct production processing， customer drawings change information release is relatively lagging behind.This paper aims to discuss the replacement of traditional paper technical documents with paperless electronic documents， and use modern information technology to quickly and effec -tively transfer drawings and process documents to the processing site in the first time， so as to facilitate operators to use and reduce unnecessary waste.

Keywords： Product documentation; Informatization; Receiving and processing

CLC NO.： C931.6  Document Code： A  Article ID： 1671-7988（2020）17-219-03

引言

随着企业信息化的广泛推进，我公司产品文件已从原有的纸质版管理方式慢慢转化为电子版管理，电子版文件的使用范围也越来越宽，纸质版模式将逐渐淡化。但是信息化的快速发展，企业办公的智能化、无纸化的理念逐步推广和深入，从而导致产品文件的接收及处理将会面临着新的挑战和问题[1]，概括地讲，产品文件的接收及处理工作可以从以下几个方面发生变化。

1 产品文件接收渠道的多元化及存在的问题

1.1 现状

随着公司的蓬勃发展，客户种类也日益增多，各单位、部门的职责、任务发生了明显的变化，产品接收及处理的责任随着业务和客户的调整而不断改变，不可避免地产生了产品文件接收责任的转移、合并或者分解，责任不清、分工不明、主体不明确等各种现象不时出现，给产品文件接收及处理工作造成了一定的困难和不便[1]。

1.2 思考与对策

（1）鉴于以上出现的问题，必须要建立全面的产品文件接收管理制度，首先要明确划分各部门的职责，具体到责任部门，责任人乃至业务范围，各负责人幷将此制度全面贯彻，深度执行，避免因责任划分不清造成一定的问题甚至损失[2]。

（2）针对客户方面，根据我公司的现状，我们可以简单划分为外销客户和内部客户，两类客户分别成立相对应的团队，协同作业，及时有效地接收并处理产品文件，对于产品文件有疑问的地方，及时与团队间沟通和确认，保证产品文件的正确性。

（3）及时掌握市场动态，把握市场的布局和前景。各相关负责人及时跟进客户的动态，随时掌握市场变化的节奏，及时调整公司内部作业模式，有效地学习、接收并处理产品文件，跟进客户发展的步伐。

2 产品文件的多样化及存在的问题

2.1 现状

“无纸化办公”的范围逐渐扩大，产品文件也越来越多地采取电子系统运行方式，纸质文件的种类和数量大幅度减少。例如，大多数设计文件、工艺文件都是电子版作业，直接产生电子版本，并通过公司内部网络和软件传递、公布，从而成为与纸质版本作业具有同等效力的规范性文件，甚至有些种类的文件已经不再产生纸质版本，电子版的作业比纸质版更有效更方便。目前，在资料室收集到的各类产品文件中，电子版本所占的比例与日俱增，纸质版文件占有比例已微乎其微。但是，雖然电子版的文件传输速度很快，但在实际作业中也同样产生了其它方面的问题，比如生产部门的使用度还是不高，因为加工产品图纸太大而且复杂，电脑毕竟缩放范围有限，实际作业不方便对照电子版图纸，加工人还是必须依据放大的纸质版图纸作业更为有效。

2.2 思考与对策

（1）深入各兄弟单位，开展调查研究，掌握第一手资料。组织相关人对部门内、外两个范围进行广泛深入调查、走访。针对现有的作业模式，了解各单位的使用情况和优缺点，及时征求各部门干部及职工的意见，调整工作方式并融入到职责工作中，及时有效地提高信息化产品文件的使用率[1]。

（2）加强产品文件管理人员及相关人员培训的力度，提高管理人员的专业素质，从而严格把好产品文件的质量关，使其在企业运营中发挥其凭证作用。随着企业的不断发展，产品文件的管理工作的特点也有了新的变化，提高管理队伍的管理水平更加重要。产品文件管理人员要增强管理意识，认清管理工作的意义和重要性，运用信息化和智能化的技术，更好地管理产品文件，不断创新观念，提高认识，在工作中灵活应用，以较强的责任心，积极处理产品文件的相关工作[3]。

（3）及时做好传递和变更记录。在产品文件管理的过程中，有时频繁的传递和变更，容易使产品文件的完整性和有效性发生变化，出现漏洞，各部门只有及时对产品文件的增减变动及传递情况作出相关的记录和沟通，才有可能有效地了解产品文件的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保产品文件的完整性和有效性，确保各部门及时有效地获取各类文件信息。

3 产品文件处理的复杂化及存在的问题

3.1 现状

随着我公司信息化建设的提高，导入PLM系统，规范化运行，会更方便各相关人员准确、及时、直观地掌握产品文件变更的信息，从而有效地作出相应的传递和变更，提高整体的作业效率。虽然纸质化的工作量会相对应减少，但是电子化的工作也在日益增加，特别是纸质版和电子版切换的交界处，需要我们用更多的精力去做好前期所有相关文件的维护和录入。另外，各部门之间的业务联系、工作交流都不再像以前那样采取会议、讨论等面对面的方式，更多的是采取快节奏、高效率的网络交流方式，这不但使许多有保存价值的业务信息、技术信息湮灭在庞大的信息系统中，致使信息化产品文件的接收和处理存在一定的拖延，失去了各单位传递的时效性。

3.2 思考与对策

（1）产品文件的管理工作必须规范化。我们对于相关的标准、制度应该加大宣传、贯彻和执行情况检查、反馈的力度，对于不规范的行为要及时采取措施，不能放任自流。同时要树立高度的责任感，养成严谨的工作作风，建立明确的操作程序，形成正确的工作习惯。不放纵一丝一毫的错误和失误，任何信息究其源头，掘起根基，保证产品文件流动的准确性。

（2）及时与各部门沟通，直观有效地掌握产品文件的问题。生产、技术和质量是运用产品文件比较多的部门，要定时去和各部门沟通，了解各单位目前出现的问题及建议。针对每次的调研结果，要进行深入细致的分析、思考，合理有效的建议要及时采纳，经过一系列的调整从而更新并融入到工作中，对于其他单位出现的问题，帮助其及时解决。

（3）历史产品文件的保存和归档规范化。在企业的蓬勃发展中，肯定会存在有较长历史保留下来的产品文件，这些文件几乎都无电子版，这类文件需要我们采用信息化的模式将其有效的转化为电子版，将其保留在我们现代信息化的系统文件中，从而保证历史文件的完整性。

面对企业信息化建设对产品接收及处理的新问题、新挑战，我们并没有等待观望，更没有消极退缩，而是采取积极主动的态度去面对和分析。新的时代和变更，我们将按照公司“管理提升”的要求，针对信息化条件下产品文件管理工作的特点、问题进行了深入细致的调查研究和分析思考，跟进信息化发展的步伐。

4 结束语

综上所述，我国已经进入科学技术高速发展的信息时代，产品文件的信息化建设已经成为各个企业蓬勃发展的必由之路。但是，在信息化发展的进程中，不可避免地会出现部门和责任人依然采用原有的方式和思维，不愿接受新的信息作业模式的问题，这样就导致各部门间对相关数据不能进行科学合理地分析和定位[4]。但是信息技术的发展动力已势不可挡，必须要由全体人员团结一致，以饱满的热情和动力投身到信息产品文件时代，兴利除弊，吐故纳新，对于原有的管

理模式要不断进行优化和创新，提高产品文件管理工作信息化、科学化，加强产品文件管理工作的水平和力度，实现产品文件管理信息化的创新与发展，迈向新的篇章，一起见证信息化的科技时代！

参考文献

[1] 柴少平.信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策[J].机电兵船档案，2014.

[2] 吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理， 2020.

[3] 彭力.信息化時代中档案管理工作的创新[J].中外企业家，2020.

[4] 张云芳.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].兰台内外，2020.