浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷与对策

高毓谦

摘 要：在新环境的背景下，医院文书档案管理工作非常重要。特别是当前互联网科技的快速发展以及无纸化办公的严峻考验下，提升医院文书档案管理工作水平，促进文书档案有序存档，更好满足医院档案管理与卫生管理体制变化的矛盾需求，发挥档案无可替代的作用是当前医院档案管理者亟须思考的问题。

关键词：文书档案;档案管理;对策

引言

当今社会，文书档案管理是一个企业建设与发展的核心，具有較强的技术性、服务性以及监督性。在实际生产管理中，所有企业发展都会涉及文书档案管理工作。该部分内容可以使企业单位的文书档案管理更加规范、科学。尤其是新时期发展背景下，文书档案管理不仅可以提高企业管理水平，同时现代化的管理手段也可以使企业档案管理更具合理性与时效性，是企业未来发展的重要条件。

1 医院文书档案管理在新时期呈现出的新特点

众所周知，文书档案管理有两大特点：其一是收集和保存资料;其二是其载体呈现出丰富的多样性特点。就现阶段医院现状来看，医院的经营、医疗卫生和科学研究工作，占据了医院工作的绝大部分时间。然而，医院文书档案管理，并没有放在重要的位置上。医院对文书档案的管理工作支持力度不大，缺乏有效的资金投入，文书档案管理的信息化设施、设备等也不够健全和完善，严重阻碍了医院文书档案的管理工作。从人才引进来看，现在的医院往往高度重视高技能人才的引进，但对档案管理方面的人才缺少引进的力度。很多医院没有设立专职的档案管理员，导致文书档案管理工作效率低下且水平不高。这些因素都严重阻碍了医院文书档案管理的建设和发展。进入新时期，随着信息化建设的不断增强，尤其是伴随大数据的发展和应用，医院文书档案为领导提供各项重大决策参考依据的职能越来越明显。但是由于档案系统长期处于停滞不前的不完善状态，文书档案管理已经与新时期医院发展的步伐完全不相适应。

2 医院文书档案管理中存在的问题

2.1医院整体档案管理意识淡薄

在医院各种类型的档案中，现阶段就整个卫生行业来说，医院更加重视病例档案的存档管理工作，同时随着互联网的发展，电子病历档案也得到了推广。但是，这就造成了对于医院文书档案的管理工作的重视程度不够，医院整体档案管理意识淡薄的情况。根据现阶段施行的《医疗事故处理条例》，当医院面对医疗事故案件处理时，能够起到举证作用的不仅仅包括病历档案，同时也包括了文书档案。当处理医院相关医疗事故时，往往还需要参考文书档案中有关医院红头文件的记载、规章制度的制定、各种下设委员会小组的职能、人事任免制度、财务审计档案以及物资设备采购等相关规章档案文件等。随着医院日常经营管理中的事务越来越繁杂，这就导致医院管理者档案意识淡薄与文书档案需求增长之间不平衡的矛盾。

2.2文书档案收集与归档管理人员的素质不高

（1）工作人员安于现状，没有工作目标。在工作中，工作人员对待文书档案收集和归档工作没有责任心，听之任之，对许多文件随处摆放，没有分门别类予以归档。（2）工作人员对文书档案收集和归档工作存在偏见。许多工作人员对待档案管理工作存在偏见，认为档案管理工作就是简单的整理文件。这种错误的认识导致其在工作中往往缺乏上进心。

2.3档案管理制度不具体

第一，部分医院并未意识到档案管理工作的重要性，即使设立了相应的管理机制，但未针对其中细节问题予以阐述，仅仅简单予以概括说明。第二，在构建档案管理机制的过程中，没有从医院实际情况来出发，导致所构建的机制与实际管理相差甚远。第三，由于医院在构建管理机制时，没有专门针对档案管理人员进行规范，使得部分管理人员出现懈怠的情况，这使得医院档案管理工作的质量大打折扣。

3 完善医院文书档案管理的对策与建议

3.1增强医院整体的档案管理意识

档案管理规章制度的贯彻落实离不开医院每位职工档案管理意识的提高，这就需要做好档案管理工作的宣传工作。在医院日常管理过程中，要采用多种形式的档案工作宣传方式。可以通过采取讲座的形式，以个别医疗事故案例为样本，讲述医院文书档案在处理医疗事故纠纷时发挥的财务、绩效、法律效力作用等。同时，加大对医院档案管理人员的培训工作，定期召开档案管理技能知识的学术性讲座，通过建立相应的沟通平台，及时解答档案管理过程中产生的问题。

3.2完善知识结构，提升文书档案管理人员的业务能力

工作人员的专业素质，是保证文书档案管理工作顺利开展的关键。一方面，医院要不断加强对专业文书档案管理人员的引进和培养，形成合理、有梯度的人员队伍结构以及科学、完善的知识体系。与此同时，医院要注重加强文书档案管理人员的业务技能培训，从档案的收集、归类、梳理、登记、存储、借阅流程等诸多方面进行系统、完善的组织培训，切实提升文书档案管理人员自身的专业能力和工作水平。另一方面，医院要全面实施“走出去”的培训发展战略，积极组织各单位、各部门的文书档案管理人员参加社会组织的相关专业技能培训和学习，不断健全和完善相关的专业知识结构，全面学习档案管理的专业知识，与时俱进，不断增强档案管理的新技能。

3.3创新文书档案管理制度

首先，企业要将现代化的发展要求与国家相关法律制度进行结合。其次，要对传统的文书档案管理制度进行创新与修改，使文书档案更加规范化、科学化、灵活化，改善传统文书档案繁琐、不及时等管理现状。最后，要构建现代化的管理制度，要根据企业发展不断创新文书档案管理方式，要有计划、有目的地对现有文书档案进行分类、修编、保存，从而有效推进企业文书档案管理制度的创新与实施。

结语

综上所述，医院文书档案管理工作虽然面临着种种问题和严峻复杂的卫生事业环境挑战，但是档案管理工作是医院发展和管理水平的直接体现，因此要努力提高档案管理工作的质量，创新档案管理工作方法，促进医院文书档案发挥不可替代的作用，为医院的卫生事业发展贡献一分力量。

参考文献

[1]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：27+38.

[2]黄恩梅.医院文书档案管理的问题及对策[J].医疗装备，2018（3）：70-71.

[3]杨涛.文书档案管理的特点与创新策略探讨[J].办公室业务，2017（09）：122.

（作者单位：榆林市第一医院）