探究新时代档案管理工作

朱海哲

摘 要：随着时代发展和社会进步，科学规范做好档案的管理和利用工作，才能不断适应新时代档案管理工作的新任务、新要求。本文在分析档案管理工作存在问题的基础上，从四个方面探讨了档案管理工作的科学化。

关键词：新时代;档案管理;科学化

档案作为信息资源，是历史发展和社会实践活动的真实记录，也是各项管理和业务活动中取之不尽的信息源，是立足新时代、适应新形势、取得新发展的重要参考和依据。因此，必须把档案工作纳入重要议事日程，加强领导，健全制度，规范管理，使档案管理工作更加科学化，为各方面发展提供有力支持和保障。

1 目前档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理理念较为滞后，对档案管理工作的重要性认识不足

随着全面深化改革的不断深入，档案管理也面临着许多新的问题。主要是档案管理理念滞后，对档案管理工作的重要性认识不足、重视程度不高，许多档案管理工作由行政职能科室非档案专业人员兼职负责。由于档案管理人员缺乏专业培训和学习，缺少扎实的档案基础理论和专业知识，阻碍了档案管理工作的科学化。

1.2 档案管理意识薄弱，缺乏科学化管理理念

档案材料的形成与完善要求档案管理人员严格按照《档案法》、档案管理有关规定和归档要求，及时完成材料的收集、鉴别、分类、整理和移交工作。但在实际工作中，由于缺乏档案管理专职人员，工作量大，很容易造成档案材料的缺失、遗漏、不齐全、不规范;加之档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，使档案管理现状无法适应新时代档案管理要求，更谈不上档案管理工作的科学化。

1.3 档案管理机制不完善，跟不上新时代档案事业发展的需要

一是档案管理机构不健全，管理职能不明确。受机构编制及人员因素制约，有的只是设置了综合档案室，对重要的文书档案、会计档案、业务档案和音像档案等由综合档案室集中统一保管;对短期工作记录、临时性文书档案资料等，更缺乏专责保管，很容易造成档案管理职能不明确、分工不细、专业不精，影响档案管理工作的规范化水平。二是档案管理制度不完善，检查督促考核落实不到位。目前，行业主管部门对涉及档案管理方面的制度、职责规定较少，有些单位的档案管理相关制度是结合本单位情况，参照或借鉴其他单位自行制定，档案管理工作制度依然不完善。三是缺乏专职档案管理人员，档案知识储备不足。随着信息化社会的发展，档案种类和信息载体的多样化，对档案管理人员的素质要求越来越高。有些单位在档案管理人员培养培训上缺少投入，档案管理人员的管理水平仅停留在传统经验和习惯做法上，跟不上时代发展。

1.4 档案管理工作的信息化建设亟待加强

随着科学技术的快速发展，计算机网络的普及和应用，信息化技术已经普遍应用到了各行各业。档案管理信息化还存在诸多问题：一是计算机设备、网络建设相对滞后，跟不上时代发展需要。在档案管理信息化中，缺少先进的设备，网络覆盖不完全，信息资源无法共享，先进的网络技术优势没有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，影响到档案管理工作的信息化水平。二是档案管理人员信息技术水平参差不齐，对信息化建设和网络的应用不熟练，给档案管理工作造成不便。

2 新时代档案管理工作的科学化

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需要以科学的态度、科学的精神、科学的方式方法进行研究分析、准确把握，努力推进档案管理工作科学化。

2.1 档案管理思想的科学化

思想是行动的先导，要实现档案管理工作的科学化，首要的是树立科学化的档案管理理念和工作思维，增强依法治档、从严管档的意识。因此，我们要切实从党的事业和人民需要的大局出发，突破传统模式、找准职责定位、树立新发展理念，使档案管理工作适应新时代需求，以良好的精神风貌和科学的理念做好档案管理工作。

2.2 檔案管理方法的科学化

首先是管理模式的科学化。要切实改变以往的管理思维模式，设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，组成专门的档案管理队伍，充分利用资源优势，努力拓展服务业务和领域，变被动为主动，提供全面优质高效的服务。同时，还要注重档案管理的各个环节，运用现代化技术手段，加大档案资源的开发利用力度，切实提高档案管理效率和水平，使单位的档案管理系统更科学、更完整。其次是要进一步提高档案管理的信息化水平。随着信息技术的高速发展和互联网的普及，数字信息的网络化应用已遍及人们工作和生活的方方面面，充分运用好信息化手段不仅可以提高工作效率，还可以增强档案管理的完整性和安全性。再次是要切实提高档案管理人员的业务素质。新时代要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地管理和开发档案资源奠定扎实的技术基础。同时，档案管理人员还必须具备较强的信息捕捉能力，不仅能熟练、快速地获取档案信息资源并提供给利用者，而且还能充分利用网络的便利和优势，熟悉网络上的档案信息，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出有用的资源，为利用者提供优质的服务。

2.3 档案管理制度的科学化

规章制度是规范档案管理各项工作的前提和基础。在档案管理工作中，首先要着眼档案管理工作实际，从档案资料的收集、分类、整理、交接、归档、查（借）阅及销毁全过程入手，以健全和完善档案管理工作程序为主要载体，建立科学规范、紧跟时代要求的档案管理制度。同时，加大全员档案法律法规、保密法及档案管理能力提升培训力度，进一步增强全体人员档案意识，公开档案管理制度及流程，在实际工作中对照执行。

2.4 档案管理利用的科学化

档案管理的根本目的在于利用，做好利用工作是实现档案自身价值的重要手段。档案利用既要立足当前，又要着眼长远。首先是要切实加强档案的基础工作，档案资料的收集、整理、分类、鉴别、移交、保管、利用、保密、销毁等全过程都要严格按照《档案法》及档案管理程序办理，既要确保档案资料的绝对安全，又要最大化地方便档案资料的利用。着眼长远，就是要紧跟新时代档案管理信息化建设的步伐，积极争取和加大经费投入，加强综合档案室的软硬件建设，将已归档的纸质档案资料信息化并进行利用和管理。其次是在条件允许的情况下，引进或研发档案信息管理相关软件，创建档案信息数据库，加强和规范档案数据库建设，根据档案利用工作的需要，通过局域网以数字化形式传输必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，进一步节省时间和人力资源成本，充分实现档案信息共享，切实提高档案信息管理和档案信息利用率，确保档案信息化建设与信息化社会同步发展。

3 结语

总之，要科学化做好新时代档案管理工作，形成档案管理库藏丰富、结构合理、有章可循、有目可查的良好局面;切实完成档案工作的使命，满足各方面的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在新时代建设与发展中的应有作用。