浅析档案系统冗余数据的原因和处理建议

摘 要：本文从天津社保业务档案系统遇到冗余数据的实际情况出发，考虑存在的具体原因，提出处理建议。

关键词：社会保险;业务档案;档案系统;冗余数据

随着2009年《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人社部、国家档案局令第3号）的下发，全国各级经办机构便开始了社会保险业务档案规范化管理的征程。社会保险业务档案规范化管理工作是业务经办不可分割的组成部分，随着信息化的不断提高，业务档案管理和业务经办一体化必将成为一种“新常态”。先进的信息技术和网络技术是业务档案规范化管理发展的技术支撑，档案管理信息系统不能成为信息孤岛，与业务信息系统一体化建设是社保业务档案信息化建设的发展方向，但任何新生事物的产生通常都伴随着问题存在，档案管理信息系统在应用过程中还存在一些问题需要逐步完善，例如冗余数据。

在2016年建设的金保二期系统上线后，天津社保业务档案实行“业务档案一体化”管理，实现了“业务办结，档案条目自动发送”的数据传送模式，为社保经办机构经办人员减少了文件级著录压力。但由于档案条目自动提取、定时发送，业务经办过程中因系统原因产生的大量无效数据被自动发送至档案系统，截至2019年末已产生冗余数据38万条，其中2019年全年未归档数据16.5万条。冗余数据的沉淀使社保经办机构在筛选定件数据时，发生了无法快速精准选取档案条目的问题。

为减少档案冗余数据的生成，阻断冗余数据产生来源，笔者于4月中下旬赴區社保经办机构，就业务档案冗余数据情况进行调研。为使调研工作能够高效展开，在实地考察前，申请提取2019年蓟州717条、静海2426条和保税社保经办机构5557条未归档数据，分别发送至相应社保经办机构。社保经办机构收到数据后及时通知各业务科室开展了未归档数据的自查整改，将业务材料应归尽归，未能归档的档案条目总结归纳未归档原因。经分析了解，冗余数据产生主要有以下七项原因：

1 冗余数据产生原因

1.1 同一笔业务发送多条档案数据

1）系统卡顿导致多次发送档案条目。社保经办机构反映，在经办部分业务时容易造成系统卡顿，多次保存经办结果后发送大量重复的档案条目，形成冗余数据。

2）报盘导入类业务覆盖式办理多次发送档案条目。报盘或导入类业务在业务经办时，将错误数据或不完善的数据进行覆盖处理，每次报盘或导入时都能形成一条发档数据，但只有最终数据是有效的，因此产生多条冗余数据。

3）业务多次保存触发多次发送档案条目。部分业务在录入信息时由于多次点击保存按钮，触发多次发送档案条目。

1.2 业务经办要素不齐全无法归档

1）因缺少单位公章不归档。在业务经办时，部分业务需先经办后盖章。由于个别参保单位不配合补章，综合业务处理单上的参保单位公章迟迟无法加盖，导致社保经办机构认为此类业务无法归档。

2）因综合业务处理单打印不全不归档。有业务的综合业务处理单打印后，内容部分空白，影响社保经办机构归档。

3）因综合业务处理单无法补打不归档。部分养老支付的业务，在办结数月后需要补打主表时，无法打印综合业务处理单，造成档案条目无法归档。

1.3 业务回退未能调用档案回退机制

当业务回退时，应一并调用档案条目的回退机制。根据冗余数据调研情况来看，在部分业务回退时，已发送至档案系统的数据未能一并撤回，造成了大量冗余数据的生成。

1.4 不归档数据发送

“个人信息变更”业务存在大量不归档数据。通过排查发现，在打印参保缴费凭证时，会对部分参保对象的联系方式和居住地进行信息变更，形成个人信息变更的档案条目。该业务已明确不需要归档，但档案条目还继续发送，造成将近1.5万条未归档数据。

1.5 建议不再归档

调研时发现，有些未定件数据有归档要求，但是社保经办机构认为没有归档必要。其中“个人缴费批量核定”业务未归档数据2.6万条。

1.6 PDF文件发送问题

部分业务的PDF文件在发送至档案系统时不稳定，时常出现发送失败的现象，造成在查询利用档案时，无法成功调取影像的情况。此外，该类业务应跳过定件环节直接发送至档案查询利用模块下，但在定件模块下仍能查询到未定件数据。

2 相关问题解决方案

2.1 重复发送数据

针对社保经办机构反映的某业务多次录入发送多条档案条目的问题进行剖析，发现实际问题与社保经办机构反映的情况不相符。产生冗余数据的根本原因在于，社保经办机构未将审核不通过的业务材料纳入归档范围。在综合柜员制推行后，前台经办人员未必能够具备初步判断票据是否有效的专业能力，从审核岗位退回的材料较以往会有一定增加，按照现有的经办习惯，将产生更多的冗余数据。协商结果一致认为，该业务流程设置是将申请和审核视为两个业务环节，凡是社保经办机构收到的申请材料，均应将材料归档在“申请”业务下。

2.2 无归档价值业务不建议归档

经相关业务处室确认，该类业务材料确实没有归档价值，商定取消发送档案，指导社保经办机构不再归档。

2.3 PDF文件发送问题

由专业技术人员寻找问题根源，加紧进行整改。关于档案条目继续发送至未定件状态下的原因，经排查发现是在做归档细则维护时未变更“事前、事后”状态，该问题很快可得到解决。

3 减少冗余数据产生建议

3.1 提升系统性能，减少无效数据发送

在调研中发现，大量冗余数据是由于系统问题产生。针对由此类问题，提出以下建议：一是提升系统性能，减少卡顿情况的出现;二是针对不同的业务确定合适的档案发送时点，避免无效数据重复发送;三是在业务经办保存业务数据时，增加确认是否发档功能;四是在业务、档案系统间，建立业务回退档案一并退回的联系;五是对于已明确不归档的业务，及时取消发档机制。

3.2 明确归档要求，指导一线经办应归尽归

调研中发现，各社保经办机构对同一业务材料的归档方式常有不同，对于缺少经办要素的要件是否能够归档的标准也不统一，造成应归档的数据残留在系统内无法归档。建议沟通业务处室，针对以下问题进行讨论，并以正式发文的方式指导社保经办机构，明确归档要求。一是业务经办要素不齐全的业务材料如何归档;二是对于是否归档存疑的业务，统一明确的归档细则。

3.3 加强档案管理队伍建设，定期开展业务培训

由于机构改革和综合柜员制的推行，各社保经办机构档案管理人员较以往有了很大调整，社保经办机构反映最新调配的档案管理人员对业务档案管理流程和要求不能熟练掌握，影响归档进度和档案管理质量，容易人为造成冗余数据的产生。对社保经办机构和劳服中心的专、兼职档案管理人员均应加强培训，就业务档案归档流程、系统操作、岗位职责等方面进行视频培训等多种方式，提高档案管理队伍的专业素养，进一步提升业务档案管理的能力和水平。

参考文献

[1]刘睦平.业务档案一体化将成经办“新常态”[J].中国社会保障，2015（05）.

作者简介

康蕊（1991-），女，汉族，河北省沧县，本科，助理馆员，天津市社会保险基金管理中心档案馆，业务档案管理。