刍议如何提升事业单位人事档案管理水平

张泽凯

摘 要：伴随着事业单位体制机制改革的深入推进，对事业单位内部管理各项工作提出了更高的要求，目的就是实现事业单位的科学和高效运行，充分的发挥事业单位的社会服务职能。人事档案管理作为事业单位内部管理的重要组成部分，人事档案管理的质量和效率直接影响着事业单位内部的人事管理、人事调动以及人才岗位配置等各项工作的开展，因此有必要建立统一和完善的人事档案管理标准，创新人事档案管理平台，切实提高事业单位人事档案管理水平。

关键词：事业单位;人事档案管理;水平提升

人事档案管理作为事业单位档案管理的重中之重，人事档案记录着事业单位内部工作人员的个人基本信息、履历、工作业绩、荣誉获得情况、政治面貌以及品德表现等的信息资料，这些重要的人事档案信息是综合考核和评价事业单位内部工作人员的基本参考，是事业单位进行岗位调整和人事变动的重要依据。[1]而当前事业单位在进行人事档案管理的过程中还存在着一定的问题和不足，导致人事档案信息资料存在不完整性和不真实性，进而影响了事业单位对人才的考核和选拔，不利于事业单位的健康发展，因此有必要针对事业单位人事档案管理中存在的问题在加以分析，进而提出提升人事档案管理水平的优化策略。

1 事业单位人事档案管理中存在的问题和不足

1.1 缺乏统一的人事档案管理标准

当前事业单位在进行人事档案管理的过程中，普遍存在着缺乏统一的人事档案管理标准的问题。首先从事业单位内部来看，事业单位内部部门较多，每年的招聘、考核以及人事变动较为频繁，由于缺乏相应的人事档案管理依据和标准，使得在进行人事档案信息资料收集和整理的过程中存在一定的随意性和无序性，部门与部门之间缺乏协调统一，增加了档案管理部门的工作难度。[2]其次是从整体的外部环境来看，人事档案伴随着人员的流动和岗位的调整，因此人事档案应当具有一定的共享性，但是目前全国各地的事业单位在人事档案管理上标准不一，存在一定的地区差异，使得人事档案跨地区调动和查阅等的流程都相对复杂，影响了人事档案管理的效率。

1.2 人事档案管理时效性有待提升

事业单位的人事档案管理信息和相关的资料需要根据相关工作人员的工作变动和工作实际来进行更新和补充，实现动态化的人事档案管理，但是就当前人事档案管理的现状来看，所采取的人事档案管理方式仍然比较落后，信息化档案管理水平不高，仍然采用纸质档案管理的方式方法，管理过程趋于静态化，档案管理时效性有待提升，许多的人事档案信息存在一定的滞后性，严重影响了人事档案的真实性和准确性。

1.3 人事档案的实际利用率较低

事业单位在进行人事档案管理的过程中，还存在着人事档案实际利用率较低的问题。档案管理人员的档案管理理念有待更新和转变，不少档案管理人员片面的认为人事档案管理就是对人事信息以及资料进行简单的存储。[3]除此之外，人事档案中记录的人员信息有一些涉及保密性的要求，而传统的纸质档案管理方式为了保证档案资料的完整性，会对全部的人事档案进行保密，相应的查询和使用流程就更为繁琐，进而影响了人事档案的利用价值。

2 事业单位人事档案管理水平提升策略研究

2.1 建立健全人事档案管理制度

事业单位要提高人事档案管理水平，关键和基础就在于建立健全人事档案管理制度，统一和规范人事档案管理的标准。首先在事业单位内部，档案管理部门要强化同其他各部门之间的沟通和联系，对人事档案信息资料的收集和整理都建立统一的标准和流程规范，减轻人事档案管理部门的工作压力。[4]其次就是为了实现人事档案信息资料的共享，相关技术部门可以设计全国统一的档案管理信息化系统，建立相应的人事档案信息数据库，实行统一的人事档案信息化管理标准，为事业单位人事档案管理工作的开展提供便利化条件，消除人事档案管理的地域性差异，切实提升人事档案管理效率和档案利用率。

2.2 实现人事档案的信息化管理

事业单位要提升人事档案管理水平，必须要创新人事档案管理方式方法，改变传统的纸质档案管理方式，实现对人事档案的信息化管理，切实提高事业单位人事档案管理的时效性。首先，要求事业单位借助于统一的人事档案信息化管理系统来搭建相应的人事档案管理信息平台，能够借助于这一平台实现全面和准确的人事档案信息以及资料的获取和收集，实现人事档案的动态化和追踪管理，能够对相关的信息和数据进行及时的补充、更新、修改和调整，这样能够为事业单位的人才优化配置提供最为真实和可靠的依据。其次，是要求事业单位在逐步实现人事档案信息化管理的过程，要做好传统纸质档案与电子化档案之间的衔接与转化，对于传统的纸质档案仍然要进行严密的保存和整理，分批次的完成对纸质档案的转化，投入必要的资金来购置先进的软硬件设施以及扫描仪等的设备，逐步的完成信息化电子人事档案资料库的建设，切实的提高人事档案管理质量和水平。[5]最后，事业单位在进行人事档案信息化管理的过程中，还要格外的重视电子档案的安全性，对于相关的信息化电子档案要进行备份，确保重要的人事档案信息资料不丢失，同时还要设置安全访问权限，运用加密技术来保障电子档案信息的安全性，建立健全这档案信息化管理监督机制，对于人事档案管理人员的操作行进行全程的监管，设置访问记录，最大限度的避免档案信息资料被篡改的可能，切实保障人事档案信息资料的真实性和准确性。

2.3 提升人事档案的利用率

事业单位要提高人事档案管理水平，还必须要提升人事档案的利用率。首先就要求人事档案管理人员不断提高自身的专业能力和综合素质，转变人事档案管理工作理念，借助于信息化管理平台和信息管理手段，建立相应的人事档案检索和查询目录，为事业单位其他部门及其相关工作人员提供便利化的查阅服务，提升档案管理的主动性。[6]其次，是借助于信息化管理的手段实现对人事档案的分类管理和筛选管理，对于需要保密的人事档案信息进行必要的加密处理，而其他可公开的信息可以生成快捷档案，方便进行人事档案信息的调取和查阅，提升人事档案的使用价值。

3 结语

事业单位应当认识到人事檔案管理的重要性，通过制度完善和方式创新不断提升人事档案管理的专业化、标准化与信息化水平，提高人事档案的利用率，为事业单位各项人事工作的开展定重要基础。

参考文献

[1]王燕青.事业单位提升人事档案管理水平的探究[J].商讯，2020（11）：196.

[2]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务，2020（07）：153-154.

[3]许立男.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].中外企业家，2020（06）：147.

[4]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务，2020（01）：150+152.

[5]章秀梅.事业单位人事档案管理水平的提升途径分析[J].办公室业务，2019（19）：158-159.

[6]李元月.事业单位人事档案管理水平的提升路径[J].办公室业务，2019（06）：173+178.