事业单位专业技术档案利用的问题与对策

赵久范

摘 要：事业单位深化改革的重要目标就是突出事业单位的专业技术性特征，强调发挥事业单位的专业技术辅助价值，要求事业单位辅助行政机关做好专业技术的管理工作。加强专业技术档案管理应当成为事业单位档案管理的重中之重，强调围绕着专业技术档案管理构建科学化的档案工作体系。

关键词：事业单位;专业档案;管理机制

1 事业单位专业档案利用的问题

1.1 专业知识相对匮乏

目前事业单位还处在转型发展的关键期，事业单位人员整体水平参差不齐。现有的档案管理人同存在着专业知识老旧，档案管理人员长期得不到知识更新的问题。有限的档案管理工作能力严重的影响了档案管理工作的效率。首先，事业单位档案管理人员的技术淘汰速度较快，由于事业单位档案管理软硬件设备相对落后，因此档案管理人员长期接触不到前沿的档案管理技术。其次，档案管理技术发展速度较快，人工智能、大数据、云存储技术的发展日新月异，而事业单位档案管理人员接受培训的机会少，专业的、高层次的和个性化的培训活动较少。第三，多数事业单位的专业技术水平有待提高，事业单位的档案文化建设水平还有待提高，事业单位对档案管理重视远不及专业技术发展与重大工程事项的重视，因此影响档案人员素质的提升。

1.2 缺乏专业档案管理员

档案管理人才的匮乏是制约专业技术档案价值发挥的重要阻碍因素。部分事业单位还存在着专业档案管理技术人才的极度缺乏的现象。由于档案管理人员只重视进行档案的存储与管理，不注重构建专业的档案数据共享机制，因此影响档案资源的价值体现。目前部门档案管理人员只注重成果性档案与结论性的档案，不注重对事业单位各项业务工作中实时动态数据的收集，没能基于档案管理描述事业单位重大项目的全部进展过程，没能形成实时化与动态化的数据收集机制，实质上影响档案资源的完成性。部分事业单位档案管理工作未能组建专业的管理团队，导致档案材料的成套性较差，档案资源收集没能反映事业单位高质量含量工作的全貌。还有的部门科研型事业单位档案管理人员绩效考核方式不合理，没能基于档案管理的需要对档案员进行必要的培训，档案员在职称评聘方面处于劣势，因此影响档案管理事业的活力，不利于推动档案管理事业的快速发展，影响了档案管理的质量，没能发挥档案员的辅助工作价值。

1.3 管理机制不完善

事业单位现有的档案管理工作机制围绕着“管理”这一核心工作进行，事业单位档案资源的管理未能强有力的树立服务意识。现有的管理机制更注重降低档案的风险，不注重充分的体现档案的应用价值。例如，事业单位现有的档案管理考核机制主要检查档案资源的准确性与安全性，更注重纸质档案的建设管理水平。事业单位档案管理不注重系统更新，平台的扩展和服务的效率质量。一线工作人员、专业技术人员、管理人员使用档案资源的频率相对较低。事业单位与企业单位档案管理的明显差别在于事业单位专业技术人员不能得到丰富的档案信息供给，事业单位还未能建立健全高效化、立体化、层次化、实时化和专业化的档案供给机制。由于事业单位内部档案运转的协调性不足，因此还要影响事业单位档案的整体完整性与有效性。

2 设施设备不足

事业单位处在转型发展的关键期，事业单位面临的主要问题在于硬件建设不足，发展的速度缓慢，相关资金投入不到位。在有限的技术条件下应当指向档案管理前沿趋势，注重档案管理设备的持续升级。当前信息化已经成为档案管理的大势所趋，事业单位档案管理工作应当解决资金不足，设备更新不到位的问题。事业单位应当积极行业档案的珍贵性积极的申请财政资金的支持。目前事业单位档案管理资金投入不足，相关专业技术设备的购进缺乏明确的计划性与组织机制，一些档案管理工作的专项资金使用与管理不到位，资金投入的见效不明显，配套设备相对落后，现有的档案管理设备难以满足档案信息建设的推进，影响专业技术档案的使用。

3 提升农业科技档案利用率的对策

3.1 加大设备投入力度

事业单位应当加强档案设备的投入力度，扩展档案资源的来源渠道，注重推进档案管理信息化建设的快速发展，应当加快科技档案的信息化管理，促进信息成果的转换。首先，优化档案管理资金来源，积极申请财政资金辅助开展档案管理的优化升级。其次，切实明确档案管理工作的开展思路，制定详细的档案管理工作改革方案，明确阶段性事业单位完善档案技术的方式方法。第三，事业单位档案管理应当集中指向技术档案，强调从技术档案的管理改革需要，引进配置专业的技术设备，构建优质的档案管理数据库，充分的发挥云计算与大数据技术的使用价值。档案管理应当开发优质的档案共享平台，基于上级部门的指导建设专业的档案管理系统。第四，在第三方机构的辅助下提高档案管理专业性，依靠专业技术公司推动档案管理工作快速发展。

3.2 提高成果轉换水平

事业单位应当加强档案人才培养力度，注重在事业单位科研、技术、指导、服务工作中体现档案管理人员的辅助义务和价值。档案管理人员必须具备崇高的职业修养，懂得档案管理的工作方法。事业单位档案门类众多，各种资料千差万别，为了更好的发挥各类数据信息的价值，应当组织建设专业的档案管理团队。事业单位的档案管理人员应当在传统档案管理的基础上更优质高效的开展整理、挖掘、鉴定、共享、数字化、智能化、实时共享等具体的档案工作业务。专业的档案管理队伍还要提高档案创新管理水平，能够根据事业单位的具体业务需要提供实时的档案资源供给，能够提升档案成果转化的意识，在不断的专业技能学习中提高档案服务的整体质量。事业单位应当引进专业的档案技术人才，实现档案人才的优化配置，重视提高档案人员的科学技术素养，在合理的成套培训、组织培训、技能培训中达到全方位提高档案管理水平目标。

3.3 提高技术档案供给率

事业单位档案资源的供给率还有待提高，还要加大档案资料的检索力度。随着事业单位专业技术性不断提高，事业单位的档案资源有着极大的利用空间。事业单位应当丰富档案资源的供给形式，进一步提高档案资源的鉴定水平，重点保证数据信息的准确性，推动档案数据资源积极参与到事业单位各项公益事业活动的开展。事业单位肩负着重大的科技成果转化的作用。事业单位是从公共服务角度普及专业技术的重要载体，在多数科研成果被存入档案的现实情况下，事业单位档案管理部门必须加大档案的检索量，根据事业单位的核心工作业务主动梳理档案信息，通过丰富的信自己对事业单位工作起到辅助、支持、指导、评价方面的作用。事业单位档案管理部门还要加强相关领域的情报编研工作，注重收集国内外相关工作的数据信息，在阶段性信息档案汇总的基础上为事业单位的发展提供指导意见，从而影响事业单位的具体业务工作，真正的发挥档案管理对事业单位发展的辅助作用，积极彰显档案管理工作成果。建立高品质的档案数据库，挖掘有特色的档案信息，推动档案数据信息成果的逐步转换，实现档案成果与事业单位项目生产相结合，可以最大限度的发挥事业单位档案部门的作用。

4 结论

事业单位应当提高专业技术档案的利用水平，发挥档案部门辅助专业技术工作开展的必要价值。构建专业技术部门与档管理部门的有效沟通机制，加强专业技术档案的梳理工作力度，实现档案管理员与专业技术人员的紧密配合，从而提高档案资源在事业单位核心工作中的价值。

参考文献

[1]沈荣.浅析农业科研单位档案管理[J].新疆农业科技，2016（5）：19-21.

[2]陈宝美.公民档案素养培养途径研究[D].福州：福建师范大学，2016.