关于企业档案管理的探索与思考

王会丽

摘 要：企业档案管理体现着企业文化和信息，优秀的企业档案管理工作能够给企业带来经济价值。不容忽视的是，企业档案管理还存在着一些问题，需要引起企业的重视。通过分析存在的问题，从而找到解决问题的根源，促进企业档案管理工作的提升。

关键词：企业;档案管理

企业档案管理对于企业的发展起着至关重要的作用。越来越多的企业更加重视企业档案管理。国家档案局、国家经委、国家计委联合颁发了《企业档案管理办法》，为各个企业档案管理工作指明了方向，能够更好地促进企业自身的发展壮大。企业档案管理工作不再是一个人一支笔，而是更为复杂更为专业的一项工作。随着大数据的应用与发展，企业档案管理要做好传统纸质和电子网上管理的结合，在企业档案管理方面做更深入的探索与思考。

1 企业档案管理的概述

做好企业档案管理，首先要明确档案管理的目的、构成、分类、要求等方面的知识，通过掌握这些基本知识，才能更好地做好企业档案管理。如果对企业档案管理知识一无所知，是无法做好企业档案管理的。

1.1 企业档案管理的目的

企业档案管理的目的就是为了更好地为企业发展提供服务。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。从企业档案的组成看，不难得出企业档案管理的目的就是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。做好企业档案管理并不是一件容易的事情，需要专业的档案管理人员。

1.2 企业档案管理的归档

做好企业档案管理归档，有利于后期档案的查阅。做好企业档案管理归档，需要明确档案管理的分类标准，注意档案归档的时间，落实好归档的基本要求。档案管理的分类标准大约分为以下几类：物资供应方面、劳动工资方面、财务管理方面、产品生产方面、经营销售方面、设备仪器方面、技术管理方面、计划统计方面、教育培训方面、党、政、工、团工作方面、科学技术研究方面和工程建设方面等。归档的时间要把握好及时性原则。重要资料和秘密件要及时归档，需要请示汇报的资料，要经主要领导审核把关后，及时归档。及时归档有利于防止文件丢失和防止被他人窃取成果。归档时要把握几方面的要求：一是真实性，二是完整性，三是层次性。归档资料必须是真实的，不能弄虚作假;必须是完整的，不能缺页少页;必须有层次性，不能眉毛胡子一把抓。

只有这样的档案资料，才有其利用保存价值，否则保存的档案资料不仅不能派上用处，还有可能给企业带来不必要的损失。

1.3 企业档案管理要有连续性

企业档案管理是企业有形资产和无形资产的伴生物，体现着企业的经营理念和相关信息。做好企业档案管理，要确保档案管理的连续性。档案管理不是一项可有可无的工作，企业要安排专门的工作人员专门负责档案管理工作，按照时间轴整理企业档案，确保企业档案的连续性。只有确保档案的连续性，企业档案才有了其使用价值，这也对管理人员提出了更高的要求。

2 企业档案管理存在的问题

鉴于企业档案管理的重要性，笔者通过走访调研多家企业，发现企业档案管理中还存在不少问题。这些问题的存在阻碍了企业档案管理工作的提升，也不利于企业自身的发展和壮大。

2.1 重视程度不够

不少企业对档案管理工作的重视程度不够，认为档案工作可有可无。在企业中普遍存着一种错误观念：档案管理并不能够给企业带来经济效益。这种观念是错误的，档案管理的目的就是为企业提高经济效益服务。要树立企业档案是资产的观念。要树立档案是企业独有的信息和知识观念。只有树立了正确的观念，企业档案管理才会得到进一步的重视。

2.2 缺乏专门的档案管理人员

档案管理工作是一项系统的、复杂的工作，需要安排专门的档案管理人员负责此项工作。目前情况是，档案管理人员不固定，变动较快，再者档案管理人员普遍缺乏专业素养，并不是很了解档案工作，只有接触了这项工作后，才知道档案管理。档案管理工作需要分门别类，只有对档案管理有全面的了解和掌握，才能更准确地对其分类。部分企业的档案管理人员不具备过硬的专业知识，导致档案归档时存在各种问题，不利于后期档案的管理与使用。档案管理人员除了要具备专业的知识，还要有责任心。档案工作的特殊性，需要管理人员有高度的责任心，才能把一份份资料留存好。调研过程中，部分档案管理人员认为这只是临时性的工作，并不给予足够的重视。

2.3 资金投入不足

不少企业对档案管理工作的资金投入不足，认为档案工作可有可无。主要体现在缺乏硬件设施。保存档案必须有专门的库房，而且对库房的湿度、温度和通风都有一定的要求，但部分企业不具备这种条件，导致档案存放不当。同时，要对库房定期进行整理，对破损的档案要及时修补;对于因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依據。部分企业并没有这种意识，档案保存后就不再过问，认为只要保存了就等于工作任务完成了。其实档案归档只是第一步，后期的维护和整理更加重要。随着电子技术的发展，尤其是5G技术的推广，电子档案在不少企业得到应用与发展。但更多的企业还没有建立本单位的电子档案，电子档案的应用在这些企业也应该得到重视。

3 企业档案管理的建议

首先，要及时改变观念，树立正确的企业档案管理观念，把企业档案管理放在更重要的位置上。企业档案管理不仅仅是保存已有的文件，更是企业文化、企业价值的体现。优秀的企业档案管理能给企业带来经济效益，是企业文化和信息的体现。其次，要选用专业人员管理档案。档案工作有一定的连续性、及时性、真实性要求，要选派具有一定理论知识功底的人员专门管理企业档案。同时，要注重档案管理人员的职业素养。具备高度责任心的工作人员才能将档案管理做好。最后，要增加档案管理的资金投入。完善硬件设施，配备专门的库房和计算机设施。档案资料对于温度、湿度、通风都有较高的要求，库房要购置专门的硬件设施以有利于资料的保存。同时，电子档案管理应引起重视，逐步完善电子档案管理工作，将传统纸质档案与电子档案管理有机结合，充分发挥大数据的优势。