浅谈事业单位档案信息安全管理的创新路径

邹秋丽

摘 要：随着我国经济的不断发展，数字化、信息化、电子化的不断普及，这使得事业单位的档案信息安全管理部门面临新的挑战，传统档案管理模式已经很难满足档案管理工作的需要，相关工作人员应当从信息化的角度出发，找到当前档案管理中存在的问题，从信息安全管理的角度出发，对管理模式进行创新。

关键词：事业单位;档案信息安全管理;创新路径

就当前情况来看，档案信息数字化已经逐渐成为事业单位档案管理工作发展的必然趋势。在信息时代背景下，我们在享受信息技术带来的便捷时，也要认识到其中存在着较大的安全隐患。为了保证档案信息的安全性，就要充分了解档案信息管理工作的实际内容，发现其中可能会出现问题的部分，并进行改正，从而找到一个新的档案信息安全管理的创新路径。

1 当前事业单位档案信息安全管理发展情况

随着社会信息化程度的发展，信息技术得到越来越多的应用，计算机网络逐渐成为人们日常工作中不可缺少的一部分。利用信息技术开展档案管理，能够很大程度上提高档案管理工作的效率，扩大档案对于社会的影响力。但是，在利用信息技术开展相关档案管理工作时，会遇到存储不稳定或者技术过时、安全得不到保障等问题。所以需要相关单位注重档案信息安全管理的构建，找到合适的方式开展相应的管理工作。

想要实现档案信息安全管理并不是一件容易的事情，想要充分实现档案信息的安全管理，就需要注重解决其中存在的问题。这是一个较为漫长的过程，需要相关工作人员注重各项工作的开展。想要解决档案信息安全管理问题，首先要从其自身的信息系统所面临的一些风险出发，找到其中存在的隐患，对其影响程度进行评价;之后针对风险较高的部分采取安全措施，逐渐提高整个体系的安全水平。在设计过程中还要清楚的认识到，档案安全管理是一个完整的体系，其中的内容都是互相关联的，所以，在研究安全管理的创新路径时，不仅要从安全技术出发，还要从环境安全以及系统安全等角度出发，从整体角度解决所有的安全问题。

2 创新档案信息安全管理路径的意义

事业单位大多是国家组织构建的一些以公益为目的的机构，其中涉及范围较广，不仅包括常见的教育、科技方面的事业单位，还包括文化、卫生等方面的事业单位。大部分情况下这些事业单位都与国家行政机关有着一定的联系，所以他有一定的组织和机构。因为事业单位的组织性质，所以决定了档案信息管理工作的重要性，其中的信息需要进行保密，尤其对于较为重要的内容更需要保密。事业单位的档案内容一般会被分为四个部分，文书档案，科研档案，基建档案和人事档案。这些档案信息的管理对于事业单位的发展有着积极地促进作用，并且能够充分保证事业单位发挥其自身的职能，更好地服务社会。随着时代的发展，信息技术在档案信息管理中的应用越来越广泛，所以只有对管理路径进行创新才能够保证实现安全管理，提高档案信息的保密性。

3 档案信息安全管理的需求

对档案信息进行安全管理是为了更好地对档案进行保存和保护，保证其不会因为偶然的原因遭到破坏或者泄露，从而确保档案信息的真实性以及完整性，保证其中的内容可以得到有效地利用，确保信息管理系统可以得到正常的运行。根据以上定义，我们可以充分了解到当前档案管理中存在的问题。另外，因为当前大部分档案信息管理工作都是依靠网络系统开展的，所以在开展安全管理工作时，要注重从以下几个方面出发。

3.1 真实性

指的是档案的信息来源要真实可靠，在传输以及调动过程中都要保证信息的前后一致，避免出现擅自改动、破坏甚至伪造的问题。

3.2 完整性

完整性是为了确保档案信息的内容以及相关数据完好无损，相关的软硬件信息也要保证完整。尤其在网络传输中，要保证信息不会丢失或者被篡改。

3.3 保密性

保密性指的是保证档案中的信息只能通过一些合法的渠道被访问，未被授权的用户无法对其进行访问。所以在对档案信息进行安全管理过程中，要注重对信息进行加密。

3.4 可用性

可用性指的是档案中的信息可以在授权范围内被使用，但因为在使用过程中可能会造成信息的损害，所以需要提供相应的有效服务，在使用后要对信息进行检查，保证信息的安全。

4 事业单位档案信息安全管理面临的问题

4.1 缺乏現代化信息管理设备

事业单位设备采购流程较为严格，加上部分事业单位对档案信息安全重视程度不够，这就使得相关的设备如相关工作人员所使用的电脑过于老旧，打印系统、扫描系统等等较为陈旧，不能得到及时的更新从而影响正常工作的开展，对于档案信息安全管理来说，缺乏完善的设备会导致大量的资料无法及时录入，严重影响信息的安全性，不利于创新工作的开展。

4.2 档案信息化系统过于粗糙

近年来，随着科技的不断发展，很多事业单位逐渐意识到数字化办公的价值，所以开始从各个方面入手进行信息化管理系统的构建。但是，由于事业单位基础信息化系统较晚，很多方面都不够完善。在对档案进行录入以及检索过程中很容易出现问题，如在对较为繁琐的档案信息进行录入时，会遇到丢落信息的问题，在检索过程中会出现信息不对称等，这不仅会影响工作人员的正常工作，还会严重影响档案信息的安全管理。

4.3 信息管理面临的物理安全问题

档案信息进行管理过程中不仅会因为系统、设备产生一些安全问题，还会因为保存不当等情况产生较为严重的安全问题。比如，在保存一些档案过程中，有些只能通过纸质版本进行储藏，纸质档案容易因为受潮、火灾等损毁，不利于安全管理。即使当前很多事业单位的档案信息都已经转变为信息化管理，但是依然会存在电脑受损，防盗性较差等问题。

4.4 信息管理面临的人为安全问题

档案信息管理需要依靠相关工作人员落实，在档案的检索以及调动查阅过程中也需要通过相关工作人员落实。所以在这个过程中人为因素对信息的安全管理有着较大的影响。产生此种问题的主要原因在于，很多档案管理人员缺乏安全责任意识，在招聘过程中忽视了管理人员的专业素养。尤其在近年来，很多年龄较大的档案管理人员对计算机了解不足，计算机应用技能缺乏，最终导致相关的安全设置、设备维护等难以落实。

4.5 信息管理面临的技术安全问题

当前大部分事业单位的档案信息管理都是通过信息化设备完成的，所以为了保证管理工作的安全开展，要注重技术安全防范工作的开展。在管理过程中要注重对电子档案进行存储，还要注重设置防火墙，防止病毒的侵害和黑客的攻击、以及相关软件更新过程中产生的安全隐患等等。但是因为很多事业单位缺乏相应的人才，相关技术力量薄弱，所以往往缺乏计算机方面的有效防护。

5 事业单位档案信息安全管理的创新路径

事业单位的档案信息安全管理，需要从多个角度出发进行研究。在研究过程中需要从实际情况出发，找到更为合理地方法对档案管理方式进行创新。

5.1 注重信息化档案管理体系的构建

随着信息技术的发展，各个地区的事业单位开始注重利用计算机开展档案信息管理工作。但是在实际的管理过程中仍存在较多的问题，这些问题都对档案信息的安全管理造成了威胁。之所以会存在这些问题，是因为信息化的档案管理模式不够完善。为了充分达到这一目的，事业单位需要对信息化的档案管理系统进行建设，结合档案工作的要求和本单位的实际情况建立对应的档案管理制度，并严格加以落实，以此提升档案信息的安全性。

5.2 提升信息化档案信息管理安全性

1）提高档案管理的可靠性。想要实现档案信息的安全管理，就要先提高档案管理的可靠性，只有从更为可靠的角度出发，才能够保证工作人员在实际的工作中充分遵循单位内部的档案管理工作要求，以认真负责的态度建立每一个档案信息，保证信息的真实性、可靠性。在实际的工作中，工作人员需要准确的根据实际流程开展对应的工作，保证每一个环节都可以得到准确地落实。在此种情况下能够充分保证相关工作的有效开展。

2）加强档案管理的设备维护。从档案管理系统信息化发展这一角度来看，相关工作人员还要做好相应的设备维护工作，确保防护墙可以正常发挥作用，注重定时对系统进行杀毒和软件升级，最大程度上减少档案信息管理中存在的安全隐患问题，以此促进档案信息管理工作的高效开展。

5.3 加强档案信息安全管理的物理防护

物理防护是保证档案信息得到安全管理的基础，如档案室的选择以及相关设备的存放等等。在对档案室进行设计时，要进行安全评估，可以从温度、湿度以及防火防盗等角度出发，减少安全隐患。另外，在对设备进行配备时，要充分了解档案管理的内容，以及在开展相关工作时所涉及的问题，保证设备可以满足相关工作的开展。

5.4 加强档案信息安全管理的人为防护

在计算机技术应用背景下，事业单位需要提高招聘标准，提出更高的要求规范档案管理部门的工作人员。为了更好地确保档案信息的安全，事业单位需要做到以下几个方面。第一，做好相应的宣传工作，让档案管理部门的每一位工作人员都认识到自身所肩负的安全责任，形成安全防范意识。第二，结合实际情况制定对应的制度，将所有的档案管理工作都落实到实际中，规范要求，对其中存在的安全风险环节进行安全防范指导。第三，建立专业的档案信息管理人才队伍，工作人员的能力直接影响着档案管理工作的开展，为了更好地促进管理工作的开展，要注重从专业角度出发，吸纳更多专业的人才。在招聘过程中可以设置一些限制，只招收档案管理专业或者具有一定经验的管理人员。因为有经验的管理人员具有良好的安全管理意识。他们在实际的工作中也能够熟练地操作计算机设备，为此可以很大程度上减少错误操作的产生。

5.5 加强档案信息安全管理的技術防护

事业单位在对档案进行安全管理时，要注重利用当前的技术建立较为安全可靠的档案管理系统。在录入档案时要注重从档案的信息源头查起，保证档案的安全性。在存储过程中还要对档案共享进行审查，保证整个过程的安全管理。在平时开展档案管理工作时，可能会利用外部的设备进行辅助，在此种情况下，也要注意安全防护工作的开展。尤其要注重查杀病毒，避免病毒侵入系统，做好防护工作。相关工作人员还要清楚的认识到，当前社会为大数据时代，档案信息务必做好备份，避免因设备损坏导致档案信息丢失。

6 结语

综上所述，档案管理部门的相关工作人员，在实际的工作中最应该重视的问题，便是如何对信息安全进行管理，尤其在当今时代，信息很容易被泄露和损坏。为了做好安全防范工作，相关工作人员需要先熟悉档案信息安全管理的相关内容，保证相关工作的有效开展。另外，还要注重在日常工作中，寻找当前档案信息安全管理中存在的问题，并根据相关规定和单位实际情况找到解决的办法，从而实现档案信息安全管理的创新，促进管理工作的高效开展。

参考文献

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