大数据时代档案管理转型研究

汤光华 李会香

摘 要：进入到大数据时代，相关社会主体在对档案管理工作进行统筹部署和安排的过程中，虽然有更多的资源可以科学的利用，但是也面临着巨大的挑战。如果不能科学地对档案管理模式进行全面的转型，不仅会大大降低档案工作管理和储存的质量，也会使得整个企业的发展成效下降的趋势运行。所以，在此种情形之下，为了更加有效的对档案管理转型工作进行全面的支撑，相关社会主体在对各项专业工作进行推进的过程中，还要充分利用大数据时代之下的社会资源，通过数据整合，进一步的优化整体的档案管理方法。

关键词：大数据时代;档案管理;管理转型;管理措施

1 大数据时代的思想内涵和重要影响

对于大数据这一概念来讲，主要是由互联网行业发展的“代名词”，而后被各行各业普遍接受。在实际应用的过程中，主要是利用全新的处理模式，加强决策洞察力的凸显，更好的对整体的信息资产进行整合。其涉及的信息是非常海量而巨大的，无法通过普通的软件和系统进行信息的梳理和支撑，需要专业的企业和机构对信息进行筛选，进而达到专业的分析水平。所以，从这一层面也可以看到，在大数据时代之下，其获得的海量信息是非常丰富的。但是，信息提供中有好有坏，需要通过全新规律的探索，对各项信息的价值进行辨别，以此推动知识经济时代之下信息管理水平的提升。

2 大数据时代之下档案管理工作面临的机遇与挑战

大数据技术不断优化并应用于各行各业之中，大大提升了人们的生产生活水平。具体到档案管理工作与系统更新中来，通过信息资源价值的进一步优化，对大数据时代的资源进行整合，可以在最大程度上发挥数据资源整合的重要作用。具体来讲，其面临的机遇和挑战主要表现在以下几个不同的层面：首先，利用全新的数据内容，加强大数据技术的引用，可以从科学的角度出发，对档案管理工作推进的高效性规范性进行确保。通过网络技术和网络系统的全新引进，注重新型档案管理软件的创新，使很多功能都可以对其信息归档处理升级进行全面的支撑，工作质量和工作效率可以得到大幅度的提升。其次，通过大数据时代资源的整合，可以有效的改善传统档案管理工作中存在的不足。比如，传统时代之下人工管理更加普遍，就会出现一些人为性的错误。比如，管理不够精准，而在大数据时代之下，利用档案管理软件和系统，可以对较多的档案信息资料进行筛选保管和应用。通过智能化的处理，有效的对整个工作管理的精准度进行提升，利用档案信息管理资源软件，对档案信息进行搜索利用开发，可以强化整体的信誉保障。最后。通过大数据时代资源的整合，可以推动档案管理工作的革新与升级。在传统档案管理模式之下，很多档案信息需要以纸质的形式进行体现，在保存的过程中深受其他各方面的影响。比如，如果出现了火灾、水灾等不良的问题就会使这些档案的管理功亏一篑，而不能对各项资料进行100%复原，大大降低了资源储存的质量和效率。而利用智能化的计算机存储系统芯片，加强云储存管理模式的推进，可以在最大程度上对档案资源的流失进行预防。通过长久性保存性能的凸显，对档案管理信息化建设进行全面的构建，可以说应用价值是极为巨大的。

3 大数据时代之下推动档案管理转型与发展的重要策略

在对上述的大数据时代以及发展情况进行了解和分析的过程中，我们可以看到，通过技术更新对数据资源进行整合，可以在很大程度上对相关社会组织的档案管理需求进行满足，对于社会经济的和谐发展也就有着至关重要的影响。当然，企业面临着重大的管理挑战，在对应用模式进行拓展的过程中，还需考虑到数字档案信息开发的价值和成本，这样才能够兼顾经济发展与效益考量。具体来讲，其重要策略主要体现在以下几个不同的层面：

1）大数据平台构建和利用。在对档案管理工作进行推进的过程中，为了更好的推进档案管理服务模式的进一步转型，要推动档案实体的虚拟化，构建完善的大数据平台，不断对存储空间大小的要求进行全面的淡化是尤为关键的。在对大数据平台进行构建和完善的过程中，一般要结合档案机构的需求，建设专业数字化平台，根据不同的功能需求，撰写语言编程，对档案信息的存储、检索、分类、归纳等模块进行构建，整个系统可分为开放区域和保密区域，通过权限设置，进一步丰富档案系统。在这个过程中，要依靠信息系统对数字储存的模式和概念进行全面的把握，将现有的信息存储到一定的计算机介质当中，注重网络空间的拓展，才能够在最大程度上避免因为纸质档案存储空间不足而出现的一些问题。另外，要积极创设更为先进的信息化档案管理的数字平台，通过不同社会主体需求的考量，进一步的开发属于自身的数字平台。比如，对于高校来讲，可以结合不同的功能区分，对信息化管理平台进行开发，通过管理机构功能的优化与凸显，进一步的掌握大数据时代之下工作平台创建的相关要求。整个平台构建完毕之后，要进行系统试运行，构建完善的信息查询链接，以此达到更加方便快捷的系统运行目标。

2）档案数据安全管理。强化数据安全管理也是非常重要的措施。在对档案数据安全工作进行推进的过程中，要从档案系统安全维护与纸质档案管理的安全措施入手，一方面，在档案系统平台之中构建专门的安全系统维护模块，系统一旦出现问题，则可及时启动系統信息维护与保护功能，并通过系统备份，防止档案信息资料的丢失。另一方面，纸质档案的管理要求做到数据与资料的相统一，客观上做到实时实地的资料检测，避免受潮等问题的出现。

3）注重档案管理标准化体系的构建。当然除了上述内容之外，在大数据技术的支撑之下，积极对标准化的规范体系进行构建与完善，也是尤为关键的。根据不同级别档案管理的重要需求，强化相关社会主体的紧密联系，使各个数字资源生命周期体系都可以在标准化的操作之中得到全面的体现。一般来讲，要结合科学管理的核心原则，注重管理流程的落实，使整体的工作模式可以在创新的理念支撑之下得以全方位的执行。另外，在对档案资源的存在形式进行变革的过程中，也要注重多元化服务的提供，使整个档案资源的价值可以达到最大化的趋势发展。在这个过程中，一些系统当中的用户可以根据自身的情景感知，自动的搜索所需要的档案知识内容，智能化的推送与档案管理查询储存相关的知识内容，以此通过上下联动，把握用户整体的使用需求。

4）注重管理手段、思想观念与保管利用方式的转型。为了强有力的对科学发展的现代观念进行贯彻落实，从思想观念、管理手段、存储方式这三个不同角度出发，加强内容形式的转型也是非常重要的。首先，在对思想观念进行把握的过程中，要积极从全方位的角度出发，打破红头文件的局限，注重其他信息载体模式的优化，深度的对大数据时代之下的档案信息资源价值进行开发。比如，可以开发数字信息平台，将纸质档案与数字化的档案进行结合。其次，优化管理手段转型模式，通过深度的检索，对整体的管理模式进行简化。比如，在对高速公路建设项目的档案资料进行管理的过程中，就可以通过整理简化及检索深化的发展目标，将信息检索分为一、二、三不同级别的资料类型。通过电子档案与扫描纸质档案的进一步融合，做到信息资料的同步收集与同步整理。最后，在对保管方式和利用方式进行转型的过程中，要根据不同的数据类型，对于信息资料相关的数据群进行构建，以此完善专题内容，完善数据存储介质。

4 结束语

综合以上论述，在智慧档案管理理念的指引之下，积极注重大数据时代之下资源的整合，发挥数字档案管理平台的优势，提升档案管理转型水平，不仅是当前时代发展的要求，更是满足社会经济发展需求的重要途径。在这个过程中，相关社会主题还要充分把握大数据时代之下的建设步伐，通过创新与转型，培养更加优秀的党员管理人才，以此更加强有力的推动我国数字档案管理水平的不断提升。

参考文献

[1]缪逸霞.大数据时代下的档案管理范式转型探究[J].现代经济信息，2019（23）：97.