大数据时代下档案管理价值提升探讨

张辉

摘 要：大数据时代已经到来，对于档案管理工作来讲，发展前景更为开阔，价值也有所提高。本篇文章将会联系大数据的特点，深入分析档案管理工作与大数据的关系，同时还会总结在此背景下开展档案管理的各种优点，最后会探究怎样才能够使档案管理价值提升。

关键词：大数据时代;档案管理价值;探究

大数据所代表的就是大量的数据，可是它并不可以直接当作管理与生产的依据，其必须要通过数据处理系统来对软件进行分析和处理。现阶段，对于档案管理工作来说，已经完全步入了信息化以及数字化，具体进行档案管理工作期间，提取和分类各种档案非常的浪费时间且较为繁杂，有效地运用大数据分析功能能够很大程度上提高档案管理的效率。

1 大数据与档案管理的关系

在具体的档案管理工作中，内容是非常多的，涵盖有采集、整合、分类、存储等等，目前来看，具体进行档案管理过程中，大部分档案都经过了合理的数据化、信息化处理，如此一来，展开档案管理期间，就更加的便捷，可是，整体来看，还是有一部分档案未能进行合理的数据化、信息化保存，需要使用时还是经过传统方式进行人工提取。如果将大数据有效地利用进去，能够在很大程度上优化档案管理工作，不但能够提升档案管理工作的便捷性，使其更加的精确，还能够很好地促进档案管理工作更好地向信息化发展。因此，大数据和档案管理工作优化提升之间存在密切联系。

2 大数据时代背景下档案管理工作的优势

1）档案管理成本的降低。在传统档案管理工作中，对于各种保管工具、基本设施以及人工的需求量都是非常大的，而且，在传统档案中所运用的一直都是纸质的资料，21世纪之后，此项工作才逐渐大范围的将纸质资料进行电子化转换。另外，对于传统档案管理来说，需要很大的投资，在工作人员方面，并不要求有非常专业的工作能力，可是，由于时代的不断进步，他们的能力达不到现阶段对档案管理工作者的要求，对于现阶段的档案管理来讲，技术人员的需求量是很大的。具体进行革新的初期，也许付出的成本可能比较大，就如要在人才方面进行大量的投资，其实比起后期的回报，这些都是微不足道的，当期在数据化、信息化上发展平稳后，能够在很大程度上降低其运营成本，同时还会提高档案管理工作的质量。

2）檔案管理质量的提高。对于档案管理工作来讲，所需要管理的资料类别非常多，其中有一项就是管理人事档案，具体展开人事档案管理期间，由于人事经常会发生调动，所以此类档案会被频繁调用，不管是哪一种类型的要进行调用，在查找的时候都要耗费不少的时间。对于档案的存放来讲，可以说是束之高阁，基本存储之后就未动过，一些档案内容经常会被漏掉。这些不足将会对各行业造成不好的影响，甚至是整个相关领域的进步。想要让所有的档案能够一目了然，就需要在管理过程中有效地形成数据化，同时通过全国联网，将档案内容有效地展开大数据处理并保存，之后想要调用资料的时候，能够很快的通过大数据功能进行搜索，能够在很大程度上将档案管理质量提升，使其切实将应用性发挥出来。

3）档案存储更为安全。具体进行档案管理期间，相对来讲纸质档案很难进行保存，另外，还需要一个安全可靠保存场所。在传统档案的管理中，也就是管理纸质档案，它们经常会出现发霉、受潮等情况，而且要是保存时间太长很可能氧化发黄，有时字迹还会褪色导致不清晰。除此之外，保存室在防火方面有极其严格的标准。在档案室内也会保存部分影像资料等，基本是以碟片、磁带的形式，它们都是很难保存的，时间一长，基本就不能播放了，有的还会因为过于陈旧导致没有相应的播放设备进行放映。但是，在现在这个大数据时代，对于所有的档案来说，都能够有效地进行电子化保存，如此一来，所有的档案就不会遭到外界因素的作用，另外，通过电子化保存，能够将保存的资料进行合理的备份，最大限度保证档案安全。另外，对于珍贵的档案来讲，保存时还是应该将两种方式同时应用，以此最大程度保证档案的完整性。

3 基于大数据开展档案管理工作的策略

1）转变传统的档案管理思路和方法。现阶段，基本上所有行业的发展都离不开大数据的有效作用。在档案管理工作里，这项工作的数据量是非常大的，必须深入了解大数据的特征以及优点，积极地将工作方式进行优化，使用有效地管理思路。第一，具体展开档案管理期间，都需要将现存的档案展开合理的划分整合，同时将实物档案和电子档案都进行全面地了解。第二，整理现存的档案，将其分类状况进行确认，同时展开有效的整理，为接下来电子化的转换做铺垫。第三，在电脑中录入档案时，要是档案量比较大，所耗费的时间就较多，但是这项工作是极为重要的，想要有效地应用大数据模式，就要将所有档案电子化录入，这样才可以更好地发挥效果。第四，仔细核对全部档案，促进全新管理模式的形成。

2）构建完善的大数据档案管理平台。档案的管理模式进行确认后，要想有效地通过大数据展开对档案的管理工作，一个有效地管理平台是必不可少的，对于档案平台来讲，必须将其搜索功能、分类功能、档案管理功能等进行全面的优化，目前，在档案管理方面，并未完全集中到一个较大的平台里，基本上都是体系内或是单位内的小平台，不能够相互的贯通。现阶段，在户籍档案信息管理中作中，已经有效地将这些信息录入了全国统一平台，但不一样的省份间一些管理查阅权限界限依然存在。怎样更好地将大数据档案管理平台进行优化，还需要进行不断地研究。只有将档案资源持续的优化，大数据平台的作用才可以更好地发挥出来。

3）引进和培养专业的档案信息化技术人员。当今大数据环境下，各个单位应该积极的聘用综合能力强的档案信息化管理人员，可以让他们来帮相关单位进行档案信息化转变，以此来为全面使用大数据模式做铺垫。聘用相关技术人员过程中，应该注重他们的专业水平，要是相关技术人员的工作经验不足，就要对他们展开科学的培训。对于现阶段的档案管理人员来讲，一定要具备相关的信息技术，以此更好地进行具体的档案管理信息化工作，由于大部分的档案管理员都在其工作岗位上很长时间，非常了解档案状况，最好不要随意将他们的岗位变动。因此，能够通过培养人才和引进人才的方法来对接大数据档案管理平台。

4）加强对档案数据管理保密安全工作的重视。具体进行档案数据管理期间，必须充分注重它们的保密安全工作。对于传统档案管理来说，也许会因为管理人员的态度不严谨，致使档案丢失、篡改以及被损坏等;偶尔也会出现管理人员营私舞弊的状况。对于档案管理信息化、数据化来讲，一样可能会遭到信息盗取或者黑客侵入的状况。因此，不论是使用哪一种方法进行管理，都会有或多或少地风险。想要让档案管理更安全，可以经过有效的数据管理，例如，分开数据档案和原始档案管理员，如此一来，就算是数据被篡改或损坏，另一边还是有完整的数据，能够很好地将管理中的安全风险减小。

4 结语

综上所述，大数据时代的全面到来，对于档案管理工作来讲，使其管理思路更加广阔，有效地利用信息化、电子化管理模式代替之前的传统档案管理模式，能够对档案进行更好的管理。而且，在大数据技术的辅助下，实现了档案资料的迅速搜索、下载、使用，很大程度上减少的人物力的耗费，进一步提升了档案资料价值。

参考文献

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