高职院校数字档案室建设中档案队伍转型问题研究

摘 要：高职院校数字档案室建设是机关档案信息化事业过程中的必要载体。其在建设过程中必然会面临相关困境，档案员队伍转型的问题就是其中之一。本文以国家级数字档案室建设试点单位鄂尔多斯职业学院档案室为研究基点，调研走访大量的档案室，就在数字档案室建设过程中对档案员队伍提出的新要求等问题展开研究，并提出相应对策。

关键词：数字档案室;档案员队伍;转型;高职院校

基金项目：本文系鄂尔多斯职业学院科研基金项目“高职院校数字档案室建设过程中档案员队伍转型问题研究——以鄂尔多斯职业学院为例”（项目编号：EJD19002）的阶段性成果。

1 高职院校数字档案室建设概述

2014年国家档案局发布《数字档案室建设指南》提出了数字档案室的概念、原则、建设内容和要求，开启了机关档案信息化工作的新篇章。高职院校数字档案室建设就是地方机关档案信息化事业的一项重要组成部分。2015年10月鄂尔多斯职业学院被内蒙古自治区档案局推荐，由国家档案局设为数字档案室建设试点单位。在建设过程中，笔者深感，数字档案与传统机关档案工作不同，数字档案室建设是试图通过技术要求、借助技术手段重塑适应现行档案工作分工的电子文件管理流程，推动档案工作从人工到智能，档案工作人员从手工操作到脑力劳动的转变，实现机关档案工作转型升级。

2 数字档案室建设过程中高职院校档案工作人员转型的必要性

1）从高职院校档案室的设置基础看。在高职院校的建设进程中，除极少部分院校属于新建院校外，绝大部分都是由过去的中专、大专、广播电视大学等升级或组建而来的。在这些前身院校中，档案工作本身就是一项弱势工作，无专门的工作场地，无专业的档案工作人员。因此，在组建或升级新的高职院校后，这些前身根本无法给新校提供成熟的、专业的档案管理经验以及工作人员。所以，新校在建设初期为了解决、整理几校移交回的大量档案材料，只能从合并后的教职工队伍中挑选部分老师充实到档案室，以便开展工作。久而久之这部分老师也就扎根在档案线上了，成为一名“专业”档案工作人员。可是，当下启动数字档案室建设工作，这些“老”档案员却受到了专业性的挑战和考验，因此，从专业的角度出发，高职院校档案工作人员向专业的档案工作人员转型是必要的，也是必须的。

2）从高职院校档案室原有工作人员的工作心态看。高职院校的档案管理工作队伍一般是由专职档案员与兼职档案员组成。但高职院校普遍受到建校初期事务冗杂的影响，经常会忽视档案管理这项常规性工作。具体表现在专业档案管理人员出现角色认知偏差，失去了工作创新的动力，有需求就完成流程性服务，对本职工作无热情可言。另外，从兼职档案员来看，其本职的教学、管理工作已经占据了他大部分的工作时间、精力以及注意力，根本无暇顾及档案工作。

如果高职院校数字档案室建设工作是建立在这类型的工作心态和现状基础上，其进展和建设效果可想而知。反之，如果学校重视档案工作，工作人员的精神面貌是很正态的，此时再开展数字档案室建设工作，就会顺畅的多。比如鄂尔多斯职业学院档案室在组建后通过8年时间的建设就成为国家级数字档案建设试点单位，其中副高职称的档案工作人员就占到66.6%，这项成绩在业内也应该是排在前列的。

3）从数字档案工作与传统档案工作的区别看。数字档案工作较之传统的档案工作在管理和技术应用方面有着很大的差别，工作内容发生了很多变化，具体表现在：（1）承载档案的载体发生了变化，数字档案室更注重用计算机及相关软件处理后的电子档案的归档工作，包括各种音视频资料、数据、电子基建图纸、纸质档案扫描件等。（2）对档案室的评价体系也发生了变化。之前评价档案室建设和管理的标准包括馆藏档案的起始年份、数量、种类、保存条件、保存效果以及使用率等，而对数字档案室的评价体系又增加了多项的技术性指标，包括对实务档案的数字化能力与比例、与同行档案室数据的开放和链接能力、查阅档案的便捷性等。（3）服务的方式也发生了变化，传统的档案服务工作基本流程多是体力劳动。而数字档案可以说更便捷、高效，具体流程是：调档人员通过互联网注册登录相应的档案存储系统——了解所调取档案的存储情况（有或无）——网上提交相关验证——数字档案室审核通过——可以点击查阅。对于调档人员来说省去了大量的时间和精力，对于档案工作人员也可提高服务的效率。

3 数字档案室建设过程中高职院校档案工作人员如何转型

1）学校层面要加强领导，提高档案工作认识，完善档案管理机构及制度建设。（1）领导高度重视，用实际行动支持档案工作人员转型。各高职院校领导要充分认识到档案工作对学校教学、管理工作及学校全面发展的重要性，用實际行动支持档案管理工作，要通过经费投入、设备保障、学习培训、甚至职称评聘等角度，激发起档案工作人员的积极性和信心，让他们找回自己的角色认同，主动去创新档案工作，才能有信心去从事数字档案工作。（2）要引进必要的专业技术人员。数字档案室的建设仅靠原有的以手工劳动为主的工作人员学习转型是不够的，这些人员虽然可以通过学习、培训、调研、参观等对数字档案室建设工作有一定的认识和了解，掌握一定的技术，但系统地把握和搭建数字档案室，还是需要专业技术人员的参与与引导。即从队伍的专业结构上实现转型。（3）稳定兼职档案员队伍。学校领导要重视和关注兼职档案员，要用文件和政策确保他们的身份，让他们师出有名。要加大宣传力度，提高他们在师生中的认同感，要在实际工作中支持和鼓励他们开展档案工作;要保障他们要与专职档案员在培训、学习等方面有同等的权利;要鼓励他们技多不压身，主动走进并了解档案工作，强化他们的档案意识、服务意识、责任意识、甚至法制意识，要主动参与数字档案室建设。

2）专职档案工作人员要转变心态，提高认识，主动掌握数字化专业技能。（1）专职档案工作人员要转变心态和作为。要改变以往在工作中形成的因循守旧、满足现状、不思进取、工作方式落后、服务效率低下的心态和表现。转变精神面貌，提高自我的职业认同，要有职业荣誉感，要有干一行专一行敬业精神。（2）专职档案工作人员要提高对数字档案室的认识。要认识到档案数字化是信息化时代的必然趋势，是档案工作换发生机、实现跨越发展的必然选择。避免出现抵制情绪、说风凉话，甚至扯后腿行为。（3）要主动掌握数字档案专业技能。除了要掌握一些必须的文秘、计算机、识图等综合性知识外，要求档案员必须熟悉和掌握现代化技术知识，特别是档案数字化过程中所必须的软件、网络技能，成为一名复合型的专业档案人才。

4 总结

在信息化时代，在高职院校数字档案室建设过程中，不可避免的对高职院校的档案管理人员的综合素质提出了要求，这就需要广大档案人注重自我学习，提高自身综合素质。积极主动投身到档案队伍转型的工作当中，从而适应更高的档案工作要求。

参考文献

[1]乔海霞.高校档案管理员队伍建设的存在的问题与对策[J].湖北函授大学学报，2013，26（005）：36-37.

[2]斯庆，杭刚，潘晔.数字档案室建设初探——以鄂尔多斯职业学院为例[J].内蒙古教育，2019（20）.

作者简介

王小娟（1984-），女，内蒙古鄂尔多斯人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：档案管理。