信息时代城建档案双套制管理问题分析

2020-11-06 05:25:13 中国房地产业·上旬 2020年10期

林怡

【摘要】时代的发展推动科学技术水平的不断提高,电子信息技术发展突飞猛进,大部分地方的城建档案馆已实行双套制的接收管理模式。在双套制管理方式中不可避免会出现一些问题。本文在具体的研究过程中从档案双套制管理存在的合理性入手,具体分析了档案双套制管理存在的问题及具体解决措施。

【关键词】信息时代;城建档案;双套制管理模式;问题分析

在经济、电子技术高速发展的今天,档案管理也在原有的基础上得到了进一步的优化。城建档案作为工程项目建设的历史凭证及记录,用纸质档案这一种载体早已不能满足需求了,因此大部份城建档案馆已实行纸质、电子(包括声像)一并归档、保存、利用的双套制管理办法。电子档案无论在存储还是利用上都存在明显的优势,但由于城建档案形成涉及主体众多,所以现目前在形成过程中几乎都采用的是纸质文件,电子档案是由纸质档案数字化转换而来,因此城建档案双套制并存将会持续很长的一段时间。此时档案的双套制管理就显得十分重要。

1、档案双套制管理存在的合理性分析

在信息时代想要将档案双套制管理的积极作用和价值充分发挥出来,则需要对档案内容进行深入全面的剖析。

电子档案的优点在于能够对大量的数据信息进行储存,而且它的载体体积相对较小,如果需要对某些信息进行查询,在很短的时间内就能够进行检索,大大提高信息使用者的操作便利性。虽然具有很多优势,但是也存在一定的不足之处,其中最主要的问题就是信息数据转换技术以及数据安全。除此之外,信息数据对于硬件、软件的依赖性较大,一旦硬件、软件遭到破坏,则可能造成大量数据信息的流失。纸质档案的优势是真实可靠性,而且法律地位十分明确,但是缺点在于第一储存空间较大,对库房的温度和湿度有着十分严格的要求;第二是纸质档案需要档案管理人员进行编目、消毒、上架等繁琐的归档处理,耗费了大量的人力和时间;第三查阅检索起来迅速非常慢并且反复利用会减少纸质档案的寿命。

档案的双套制既能实现数据信息高效的储存和检索,同时也能保证档案信息的凭证价值。档案双套制管理的出现是社会发展的必然趋势,其具有绝对的必要性和合理性。

2、信息时代档案双套制管理存在的问题及解决对策

2.1制度建立还需继续完善

纸质档案管理模式已经很成熟,但是对于大部分城建档案馆来说电子档案管理是一个陌生的领域,是机遇但更是挑战。我国对于双套制管理的范围并没有一个十分明确的规定,这就导致不同单位在进行档案双套制管理的过程中会呈现出不同的问题。电子文件的管理从制度到技术规则、设备、人员等等方面都是需要档案馆重新来构建,有很多内容是需要长期的运行,不断地摸索更新才能被检验的。很多城建档案馆电子信息管理工作起步较晚,各自为阵,水平参差不齐。

2017年建设部修改了《建设电子文件与电子档案管理规范》,这一行业标准的更新修改,更明确了具体的工作操作规范,我们应以规范来指导工作,充分考虑自身的实际发展情况,充分借鉴先进地区的经验,推动自身管理机制地不断改善。

2.2资金、软硬件设备不到位

电子档案管理对于资金的要求较高,没有足够的资金,就无法满足城建档案电子信息化、数字化、智能化发展的需求。随着城市建设的迅速发展,各地的城建档案馆藏日益增多,电子档案的容量也隨着不断扩展。这种情况下,我们在硬件上需要更大容量的存储阵列,更好的服务器和网络安全设备,软件上需要更稳定的在线及库馆系统作为支撑。但由于经费等原因条件的限制,阻碍了档案信息化发展,这也是档案双套制管理模式无法得到快速发展的重要原因之一。因此我们应争取更多的经费投入,多方面拓展经济来源,争取把电子信息建设和管理纳入到年度预算规划中去。同时档案馆应该结合实际自身实际,有前瞻性的对设备进行布局,并且积极致力于着手对软硬件设备优化和完善。

2.3档案管理人员的专业素质有待提高

档案管理人员的专业素质能力对于实施档案双套制管理有着十分重要的影响,目前许多单位的档案管理人员中比较缺乏计算机信息管理这方面的人才。面对这样的问题,首先需要让档案管理人员转变思想意识,并且要明确信息时代背景下对于档案管理的新要求;其次定期开展培训活动,努力掌握最新的知识结构和信息技术,争取形成一支专业能力极强的档案管理人员队伍;在对专业人才进行招募的过程中,应优先考虑计算机专业、数据通信等专业人才。

2.4网络安全管理还需要加强

城建档案电子信息化管理时间不长,当前还存在诸多的技术应用难点。 我们的电子数据信息随时都可能会遭受网络病毒与自然灾害两种外部环境的破坏。因此,维护网络安全是我们日常工作的重中之重。首先我们应对管理人员进行安全培训,增强人员的安全意识,对关键和薄弱环节重点督促、检查。其次,建立一个完善的保障机制,设置内外网络访问权限,构建防火墙,安装杀毒软件来保护电子档案安全。 另外,应定期备份本地数据库数据。有条件的情况下,采取数据容灾异地备份,定期将存有备份档案数据的有效载体报送到备份单位,当本地数据一旦遭到损坏,就可以在异地得到恢复。

结语:

综上所述,我们应遵循城建档案“双套制”发展的规律和特点,认识当前实施过程中存在的问题并不断完善,充分发挥好“双套制”的作用,使之更好地为我们的城市建设服务,也为将来的数字档案“单套制”奠定良好的基础。

参考文献:

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[2]张洪波.关于信息时代档案双套制管理问题的探讨[J].陕西档案,2004(03):20-21.

[3]余琴琴.浅谈城建档案数字化管理[J].城建档案,2019(8):12-13.