做好文书档案管理工作的实践策略分析

程红

摘    要：新形势下单位发展对文书档案管理工作提出了更高的要求，然而传统文书档案管理工作中存在着一系列的问题。只有切实转变单位管理层和具体管理人员的观念，提高其责任感和服务意识，完善档案管理体系，做好文书工作与档案管理工作的衔接，加强档案基础设施建设，提高软硬件条件，单位文书档案管理工作才能更好地开展，档案资源才能更好地服务于单位的发展、社会的进步。本文探讨了做好文书档案管理工作的实践策略分析。

关键词：文书档案;管理工作;策略

1  前言

文书档案管理工作主要是对事业单位所有部门以及经营环节相关工作情况加以记录，事业单位在制定经营决策和发展战略过程中，可以依据这些资料提高决策的正确性，推动事业单位发展。因此，事业单位要针对文书档案管理建立科学的管理机制和制度，保持文书和档案工作的顺畅衔接，优化和创新管理方式，做好人员培训工作，在努力提升文书档案管理水平的过程中，促进事业单位健康发展。

2  文书档案管理的特征

2.1  文书档案管理的核心在于资料的收集、保存，即记录“历史”

文书档案管理主要以已发生的文件、人事、事件、物品存档为管理对象，管理方法则依靠载体（主要为纸质或实质）进行记录，且分门别类地存放于档案室内。该阶段管理的重点为“收集”“编目、编册”“借阅”“保存”等方面。同时，各环节均很注重资料的安全性与完整性。

2.2  和文书档案有紧密联系的即是文书工作

文书工作又包括文件登记、收集、催办、运转、承办与文件整理、收集、立卷与归档。文书工作整个流程也属于档案的形成过程，但档案工作是在文书工作的前提下对档案进行收集、整理、鉴定、统计、归类、编研与利用。文书工作是档案工作的前提与基础。档案主要源于文书，文书部门将机关单位活动中产生的、有一定保存意义的文件材料整理立卷，定期交由档案部门归档。文书档案的质量影响着档案工作的质量。

2.3  文书档案内容丰富、载体多样化

文书档案是机关单位工作情况的真实记录与反映，包括行政管理、党群管理、科技档案等多方面，内容丰富多样。又因文书档案里有单位签署的重要合同、协议，有录像、录音以及各类电子档案的发文、收文等，文书档案载体也更加多样化。

3  做好文书档案管理工作的实践策略分析

3.1  提高全体人员的档案管理意识

檔案管理不仅是某个部门的事而是需要企业全体人员共同协作来完成的工作。因此企业应高度重视档案管理工作的开展，以文件的形式明确要求全体人员对此重视并积极配合。在此基础上，档案管理部门应在形式发生重大改变的第一时间对全体人员进行通知或组织培训，将档案管理工作的新形式，新要求，新规范及时传达给全体人员，在某些关键节点上对响应的部门进行集中培训，通过不断提高全体人员的档案管理意识将档案管理工作从源头抓起，将工作做在前头，变被动为主动，确保档案管理后续工作的顺利开展。

3.2  建立并完善文书档案管理制度

通过文书档案管理制度的建立和完善来进一步规范企业内部各部门之间的配合和协作，比如在制度中明确规定文件资料和档案管理部门的对接时间、对接内容、对接格式等内容;将档案管理部门和文书资料整理部门及相关部门的绩效考核与工作职责挂钩，激发各部门之间的相互配合，增强各人员的工作责任感和工作积极性，避免因为人文因素导致的文件资料丢失和延误等问题出现，保障文书档案管理工作的高效率和高质量。

3.3  优化和创新文书档案管理模式

在文书档案的管理模式上，应改变过去被动管理的模式，采用主动管理的模式来提高管理效率。比如采用以点带面的形式，以档案管理部门为基点，辐射到企业各部门，通过档案管理部门与其他部门定期有效的咨询实现及时的对接，确保在各项资料和各项内容构建初期就跟踪管理，提前对接文书档案的相对要求和对接内容，将档案管理工作做到前头。通过实际工作的开展不断地总结经验，摸索出一套切实符合企业自身的档案管理模式，灵活有效地来开展档案管理工作。

3.4  不断提高文书档案管理技术水平

随着信息技术和互联网的发展，自动化网络管理技术也越来越成熟。作为文书档案管理部门应保持与时俱进，利用现代信息技术和互联网来更好地提升档案管理的效率和质量。一方面，在硬件上要构建和完善自动化管理体系，建立电子档案管理系统;另一方面，在软件上要及时针对工作中出现的问题与软件公司沟通，不断升级和完善档案自动化管理系统，保障自动化管理系统更健康更高效的运行。此外，文书档案管理人员要密切关注国家政策和行业内的法律法规，及时更新专业理念和专业技能，为企业文书档案管理制度和管理措施的制定提供专业性意见，保障企业的档案管理工作走在先进行列。

3.5  进一步加强文书档案管理工作的流程和方式

要建立符合新时期文书档案使用需要的管理新模式。在文书档案建档中，对原始文书档案精挑细选，保证文书档案的有用率。要在实际操作时，注重标准规范。以将纸质文书档案电子化的过程为契机，对文书档案进行二次的建档归档，改进过去的缺陷。要对归档时的名称目录建立进行规范。从电脑的查询特点出发，建立一整套规范的关键词数据库，避免出现人为理解因素影响查询的情况。要建立科学合理的查询流程，建立数据全、资料准的庞大的基础数据库，为文书档案的有效使用、精准查找提供保障。

3.6  强化部门问合作

各部门所收集的有一定利用价值的档案资料属于档案管理的主要来源，因而文书档案管理部门应充当好各部门间的枢纽，妥善处理各部门间关系，不断提升所收集档案资料的质量。工作中做到积极主动，掌握单位内产生的最新资料与信息，并认真思考档案资料收集与管理怎样围绕重心工作来进行。另外，应多在各部门间走动，做好报监资料、发文与收文的整理，展现出档案部门在工作中的参谋功能。

3.7  注重档案管理人员的工作培训

首先，应注重对档案管理人员的工作培训，定期为其普及档案管理理论知识，提高工作认知，以防出现懈怠思想，并依照要求按时上交工作报告与总结。其次，需定期与同事或领导进行工作经验交流，及时总结，提高档案管理工作技能与效率。最后，需完善内部管理制度，确保档案管理人员依照规章办事，并时刻引导档案管理人员积极主动工作，确保档案管理人才队伍长久、稳定。

3.8  建立“互联网+”下的文本档案管理新模式

将过去的纸质资料档案转化为电子数字化的文本资料是一项巨大的工程。文书档案管理单位，要结合实际情况，把转电子数字化的工作纳入长期规划，积极推进电子数字化管理文书档案的新模式。要提高文书档案电子数字化的质量，利用高还原度扫描、高利用率数据压缩等新技术，把纸质文书档案和近期的光影等图像资料都尽可能地收集存储好。要建立与单位、个人需求相适应的文书档案查询网站，在网上利用云平台、云计算等新互联网技术，让文书档案发挥更大的作用。

总之，文书档案管理对单位发展具有一定的作用。全面科学管理文书档案， 各部门相互协调合作， 促使文书档案在单位运营中的作用凸现出来。工作人员利用现代化的技术手段， 充分体现档案的功能， 提高管理水平。文书档案管理工作中还面临较多的问题，要想有效提升工作质量，就应该在提升档案管理工作人员的专业素质和规范文书档案管理工作流程方面多下功夫，只有这样才能有效避免实际工作中存在的问题，提升整体工作效率。

参考文献：

[1] 穆阳.浅析文书档案管理问题与对策[J].才智，2020（3）.

[2] 杨晖.信息化背景下文书档案管理工作探讨[J].科技风，2020（5）.