浅析企业基层单位干部人事档案管理问题及对策

邹悦

摘 要：干部人事档案是干部成长经历的客观真实反映，是政工人事部门做好干部工作的重要依据和基础。当前，部分企业基层单位对干部人事档案管理工作重视度不高、档案管理工作动力不足，加之干部个人缺乏档案意识，导致干部人事档案资料不完善、档案利用率低、档案管理不能满足即时工作需要等成为了干部人事档案管理工作急需解决的问题。本文针对企业基层单位干部人事档案管理过程中存在的问题，就如何提升干部人事档案管理水平提出对策。

关键词：干部人事档案;档案管理;问题：对策

2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第三条规定：“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。”通过利用档案，企业能够充分了解干部的工作能力、个人经历、专业职称和受教育程度等资源信息，便于企业掌握、合理调整和充分使用人才，也便于政工人事部门较好地开展日常基础工作，对人力资源工作意义重大。

一、企业基层单位干部人事档案管理现状

（一）从管理体制与管理范围看

企业基层单位多为县区级及以下，干部人事档案一般由主管该干部单位的组织、人事部门保管，不具备保管条件的单位或档案很少的单位，由上一级组织、人事部门代管;管理的干部档案范围根据干部管理权限，涉及机关中层干部及所属单位领导班子成员、其他管理类人员及专业技术类、业务类、生产操作类等其他人员。较好做到了集中统一与分级负责相结合，管理干部档案的范围与干部管理范围相一致。

（二）从档案管理人员配备上看

档案管理人员多为人事部门工作人员，未配备专职专业人员负责档案工作。且负责人员变动较为频繁，在政治标准上部分为非中共党员，业务素养参差不齐。在档案管理过程中，兼职负责人员的被动性多于主动性，受主要岗位职责任务所限，有关干部档案资料的收集完善、专项审核、升级改版等工作推进力度往往不够。

（三）从硬件和制度建设上看

具备保管条件的单位均设置了档案专用库房，配备了专用铁制档案柜、防盗门窗、空调、灭火设备、防腐防虫等物品，做到了阅档场所、整理场所和办公场所分开。但干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等多以《档案法》《档案法实施办法》《档案条例》等法律法规及规章制度为指导，未建立内部档案日常管理、评查和培训等制度;档案管理总体为传统纸质档案管理，未全面推行人事档案数字化工作。

二、干部人事档案管理存在的突出问题

（一）档案管理人员专业性不足

因企业基层单位未配备专业专职档案管理人员，兼职的工作人员一方面在档案管理工作上动力不足，另一方面档案管理意识较弱。表现为以下几个方面。

1.墨守成规

不积极学习更新档案管理相关知识，认为常规工作缺乏技术含量，习惯按照以往做法进行档案取放、收发、装补、审核等，未考虑到档案工作本身密闭，若连具体负责人员都对档案管理相关政策不敏感不关心，会对整个单位干部人事档案利用带来直接影响。

2.被动承担

档案管理人员在实际工作中，尚未将档案管理作为一种服务型工作内容，很少主动提供干部人事档案借阅、移交，进行档案资料更新、归档等，都是等要用到档案时，才临时进行操作，容易出现干部档案信息维护不及时、材料审核不严格现象。

3.效率低下

材料收集归档因档案人员兼职负责，存在一定程度的积压。加之管理手段比较传统，档案数字化建设尚未开展，人事档案未达到符合2017年《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T-33870-2017）的国家标准，管理人员工作缺乏主动性，档案管理工作效率低下。

（二）档案资料信息利用率偏低

干部人事档案专项审核工作后，缺失材料的收集、归档、后期档案的更新工程量较大，尤其在进一步按照《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》要求开展材料查漏补缺工作后，有些档案资料存在收集不齐全，在晋升、调动、任免等人事变动中，参考利用率偏低的问题。

1.档案材料本身缺乏价值

一是从材料的收集上方面，由于时间久远，一些不准确的材料未经核实鉴定又不能入档，致使无法被正常利用。二是从材料的形式和内容方面，存在千篇一律，无法反映真实性的情况，如许多考核、鉴定、评价材料等内容雷同，降低了材料的参考价值。

2.档案资料前后记载有偏差

据统计，出生时间、参加工作时间、入党时间记载不一致情况占比较大，其中参加工作时间不一致超过50%，为企业基层单位人事档案的普遍问题。这些问题，不排除个人记忆、认知偏差、个人填写习惯或因上学、入团、入党、入伍、招工等年龄不够，改填年龄，日后登记其他档案材料时未在意前后一致性或因某种原因仅对户籍档案作了更改等因素，但同时也暴露出干部人事档案管理工作不够规范。例如基层单位人事部门对上交的《员工履历表》《干部任免审批表》填写内容把关不严，出生时间、参加工作时间、入党时间由员工个人填写后便予以盖章归档，人事档案资料欠整理未更新，致使单位花名册信息未充分体现参考性价值。

3.干部个人缺乏档案意识

填写、提交个人表格、自传、材料时，不严谨不重视，导致归入干部人事档案的信息前后记载不一致。对应及时提交单位人事部门归入个人档案的材料概念模糊，不积极配合组织的档案管理工作，导致档案材料收集不全、新材料补充不及时。部分干部填写个人材料时，出现涂改、随意使用圆珠笔或蓝墨水情况，导致档案材料失真，利用率偏低。

（三）管理技术体系缺乏创新

当前，企业基层单位的干部人事档案管理工作仍然以人工操作为主，比较传统和滞后。工作人员需要通过搜集和整理与干部历年来个人业绩及职业表现等纸质资料，发掘有效信息。而纸质资料在整理过程中容易出现丢失、毁损风险，可能会因为人工操作失误或者疏忽，导致干部人事信息整理不完善，无论从工作效率还是工作质量方面，都存在较大程度的局限性。

三、解决干部人事档案管理工作问题的对策

（一）加强干部人事档案管理队伍建设

这是解决企业基层单位干部人事档案管理问题必须突破的首要问题，既要在人员配备上严把关，又要在搭建平台、调动积极性上下功夫。尽量把政治素质过硬、有责任心、懂电脑操作、热爱档案管理工作的人选用到档案管理岗位。同时，重视档案管理业务培训，将干部人事档案管理相关知识培训和职业道德培训纳入企业年度教育培训计划，定期组织档案管理人员参训。通过经验交流、专家座谈等方式，以学促专;通过适时开展业务技能比武、技术评聘工作，激励调动干部人事档案管理人员干事创业热情。

（二）夯实干部人事档案利用基础

首先，转变档案管理人员对干部人事档案管理的思想理念，提升干部对个人档案重视度，做好干部人事档案材料收集工作。其次，规范企业内部档案管理，统一信息利用标准，做好干部人事档案的審核认定工作。对缺失材料的补充，出生时间及参加工作时间的认定，登记等有行业内自己的、明确的、可操作的统一文件规定，形成工作制度。例如，材料收集上，可规定采取定人（各单位指定专人负责）、定时（在规定的时限）、定责（保证收集材料的准确性）的方法、催补途径以及年代久远不能交补材料的情况处理，解决档案缺失材料追补慢的难题;出生时间、参加工作时间上，可建立员工花名册填报登记制度，对登记事项的标准进行说明、明确花名册信息填报不实的责任，解决各基层单位员工花名册信息登记方式不同、相同情况人员区别登记现象，为将来档案管理信息化做好基础。

（三）加强现代化管理设备应用

在实现上述信息有效整理的前提下，对干部档案中的人事信息进行数字化管理，并利用信息化技术进行原始信息数据备份与整理，促使干部人事档案管理工作从“规范”到“智能”再到上好“安全锁”，减少人工作业和人工查档带来的档案损耗，提高干部人事档案查询和使用效率。

参考文献：

[1]王沛媛.干部人事档案整理工作存在的问题及对策[J].陕西档案，2019（1）：25-26.

[2]丰超.基层干部人事档案管理制度发展与改革[J].大东方，2018（6）：.