对档案信息化建设中若干问题的思考

张皓涵

摘要：目前，社会各个领域的发展都很快，这与科学技术以及信息技术的发展有必然联系，而信息技术的发展也推进档案管理向新的征程迈进。将信息技术运用到档案管理中，加强信息化建设已经成为当前档案管理的一项重要内容。文章概述了我国档案信息化的基本情况，并详细分析档案信息化建设中所遇到的问题，进而提出推进档案信息化建设应采取的有效手段。

关键词：档案;信息化建设;信息资源

一、引言

随着信息社会的不断发展，以往的档案管理体制、管理方式都无法满足现代社会的发展要求，加强档案信息化建设已刻不容缓。档案信息化不仅是当前的主要发展趋势，更是实现档案信息服务社会的最佳途径。作为档案管理人员要及时改变自己的观念，对档案信息化提高认识，使档案管理工作的质量和效率都能得到提高，将有价值的档案信息资源提供给企业和社会。

二、我国档案信息化的基本情况

在我国，档案工作基本实现了信息化。从最近几年来看，我国档案工作得到了顺利开展，而且不断提升了相关机构工作的信息化程度，管理工作也有了质的革新。在这种情况下，档案机构之间开始对资源进行共同分析，共同交流档案信息，档案工作的发展方向体现出开放性特点。与此同时，它服务的客体也有相应的变化产生，之前只是服务于国家机构，现在开始为广大群众工作。我们作为普通群众可以利用远程信息去分析档案信息，这为我们带来了很多便利。但是信息化工程非常繁琐，而且需要很长时间。因此，公民有义务共同去推进它的发展。

三、档案信息化建设中遇到的问题

1、人才队伍落后

由于档案信息化建设是一项比较复杂的工程，要想将它做好就必须有一支高素质的人才队伍，也就是精通相关技术和管理工作的人才。然而，专家和管理者往往在技术上因素质缘由而导致沟通困难，他们的认知水平根本不在同一个层面上，这就导致技术工作和管理工作衔接不上，工作效率降低。因此，档案信息化建设工作要实现更好的开展，就要求相关工作者及时转变思想观念，努力提高自己的创新能力。档案信息化建设具有前瞻性特点，但是很多工作人员比较保守，却难以摆脱传统管理观念的禁锢，对信息化无法真正接受，更谈不上创新，浪费了大量资源，也无法正常开展信息化工作。

2、缺乏足够的资金支持

作为一项长期工程，档案信息化建设必须要有足够的资金支持。与其他工作相比，社会对档案信息化建设投入的比较少，也没有给予足够的重视，资金不足使其发展遇到瓶颈，这与档案工作本身的性质有关，也和档案工作人员有很大的关系。工作人员如果缺少创新精神，一直处于被动状态，不主动的争取资金，那么就会导致档案信息化建设发展十分缓慢。

3、開发利用存在滞后性

档案管理涉及到复杂的管理流程，主要包括：档案的整理、立卷、移交、归档、库房管理等，应保证所有的流程都符合规范要求。但是就当前档案管理工作的实际情况来看，很多工作人员在使用管理系统时都只是手工计算机化，运用信息体系时也没有将其所具有的功效开发出来，仅利用其存储目录等数据信息，没有实现流程化、程序化的管理操作。分析其原因发现，关键在于计算机网络资源没有得到更好的利用，对相关信息没有做好组织、收集等，所以信息资源的开发和利用就有着较强的滞后性存在。

4、整合信息资源的问题

档案信息资源整合问题出现于前端业务部门，因档案资源整合工作没做到位，所以档案信息化的瓶颈问题随之出现，体现在档案信息资源的电子化信息获取上有一定困难以及整合相关资源有较大的难度。出现前者的原因就是许多档案归类工作处于一个初始的状态，没有得到广泛的开展。所以，想获取相关电子资源还没有可靠的来源，大量工作堆积在上层，很难得到彻底解决，这对档案信息化建设就造成很大的阻碍。此外，由于整合相关资源有较大的难度，而且资源又比较分散，所以有信息安全隐患存在，影响了档案部门的开展工作的积极性。

5、总体规划无序

没有对当前的档案信息化建设进行统一的规划。由于缺少单位的全局调整及调动，所以也没能统筹和协调档案信息化建设工作，实际过程中基本都处于各自为政、各取所需的状态。

四、推进档案信息化建设的有效手段

1、加强人才队伍建设

档案信息化建设涉及信息技术、网络系统建设等广泛领域，在这一过程中就要开发和整合大量的信息资源，需要大量高素质人才。因此，当务之急就是加强人才队伍建设，确保他们懂管理知识，同时还能对信息系统进行很好的操控，使工作的开展更加顺利。企业应该对档案管理人员加强培训，可以邀请专家举办讲座，通过培训机构进行专业的学习，紧跟时代发展步伐。另外，还要规范档案信息化建设的相关流程，促进工作效率的全面提高。

2、投入大量资金

档案信息化建设必须要用到设备，这就要求对信息化建设应该提供足够的物质保障。目前，有很多企业都存在经费紧张的问题，在这种情况下就要向社会寻求帮助。企业为了能缓解资金压力，可以自筹资金。针对档案管理经费问题，国家财政部门已经出台了相应政策，使资金不足的情况得到有效解决，从根本上保证档案信息化建设达到了一个统一的标准。

3、档案资源的合理利用

服务于社会是档案存在的最大价值，所以要体现出档案的存在价值，应该对档案资源合理利用。尤其在当前社会，有着更大的档案信息需求，只有对档案信息积极的开发使用，才能使其为社会更好的服务。要对信息结构进行不断完善，建立起完善的信息保障系统。对当前的档案利用方法必须加快更新，高度重视创建检索体系工作。应积极的面对现实，坚持创新，从而不断加宽资源的利用范围。还要增加档案机构和社会之间的联系，对资源有目的地开发，使档案机构的社会功能也得到不断开发。此外，要大力开展宣传活动，增加档案的使用范围，为档案信息化建设打造出一个较好的社会氛围。

4、及时更新观念，多渠道开辟档案信息资源

全面收集那些与企业发展息息相关的档案信息，还要收集与企业档案有关的各种资料，收集与企业生产经营决策有关的信息资料，在收集信息的过程中应该不断拓展其深度和广度。国家应重视对企业政策信息的收集，能对其及时更新，在市场导向性的基础上，对各种适销对路的档案信息深入挖掘。档案管理人员如果能在这些方面为企业提供详细、真实的档案资料，为企业提供高级的信息服务，那么将有利于企业做出正确的决策。

5、加强横向联合，实现档案信息共享

在企业内部保证档案管理方式的统一性，根据类别统一对档案进行编号，并且对主题词的运用加以严格的规范，为分类查询提供诸多便利。针对以往没有统一编号的不同类别的档案必须及时更新，使升级转换工作更完善。另外，相关的应用程序以及历史数据都要收集并保管好，这样就使企业各部门在今后的工作中便于查阅和利用。

结语

总之，档案信息化建设是必然的发展趋势，同时它也是一项长期工程，应该以自身的发展规律为前提，由企业各部门共同协调合作来完成。然而，在现阶段的档案信息化建设过程中仍有一些问题存在，对其发展产生一定制约。为此，企业应该结合自身实际情况，提高档案信息化管理水平，推进档案信息化建设。

参考文献：

[1]   李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智，2015（5）.

[2]   汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.