如何做好水运工程档案管理工作

宋良君

摘要：内河航运、沿海港口等水运工程的建设不仅为人民群众提供了便利，也促进了社会经济的进步，为此需要不断提高对水运工程的重视程度。而档案管理工作在水路交通的发展中发挥着重要作用，因此本文将对如何做好水运工程档案管理工作进行简要分析。

关键词：水运工程;档案;管理工作

1水运工程及档案管理概述

1.1水运工程

从本质上来说，水运工程属于土木工程，指的是航道工程、修造船水工建筑物工程、航标工程、港口工程等工程，主要包括港口、船闸、护岸等【1】。水运工程是较为复杂的工程，具有建设周期长、规模大等特点。近年来，我国水运工程技术取得巨大突破，极大地促进了水运事业的发展。

1.2档案管理

档案指的是人们在各种活动中形成的原始记录，具有较高的保存价值。档案管理又被称之为档案工作，指档案的收集、整理、利用等各项活动，具有管理性、政治性以及服务性等特点。

2水运工程档案的变化

近年来，水运工程档案出现了一系列变化。首先，档案的数量不断增长，质量不断增加。我国水运工程建设项目越来越多，每一个项目都会涉及到大量的环节和内容，这就导致水运工程档案不断增加。同时，随着各种高科技的应用，档案的质量也有所提升。其次，档案的载体愈加丰富。过去只有纸质档案，但随着科技进步，录音档案、照片档案、光盘档案等载体形式应运而生，丰富了水运工程档案的载体形式。再次，档案内容愈加全面。在政治形势不断变化的背景下，档案当中会出现绿色环保、信用、科技等各方面内容【2】。此外，档案管理在水运工程建设与发展中将发挥着更加重要的角色。档案管理是水运工程管理的基础与关键，影响着水运工程的各项决策和建设质量。

3水运工程档案管理的新任务

（1）完善法规建设，增强建档合理性：当前我国已经推出了很多针对水路交通的法律文件，但是在某些方面仍然不太完善。而水运工程发展迅速，若想做好其档案管理工作就需要不断完善关于档案管理方面的法律法规，颁布关于水运工程档案管理的法律文件，这样才能够让档案管理人员严格按照法律法规进行建档工作，使档案管理向规范化方向发展【3】。（2）创新服务机制，提高服务能力：水运工程档案管理部门应当利用信息手段提高档案的开发、整理以及利用水平。同时，也应该构建一支优秀的专业团队，提高服务水平。（3）推动科技创新：档案管理人员应该合理应用科研成果，增强档案管理工作的科技性，促进档案管理的科学发展。（4）加强培训：档案管理涉及到水运工程建设的各个环节，因此在开始建设之前档案管理人员需要对项目参与方进行档案培训，这样才能够确保档案的有效性和完整性。其次，在建设时，需要对档案收集、整合、保管等各项工作进行指导，确保档案质量符合要求。

4做好水运工程档案管理工作的策略

4.1明晰各相关单位职责

水运工程的建设十分复杂，需要建设、设计、施工以及监理单位的参与，因此若想做好档案管理工作就需要明晰各个单位的职责。第一，建设单位需要全面收集立项、拆地、招投标等文件资料【4】。同时，建设单位也需要检查和验收监理单位以及施工单位所提交的资料。第二，设计单位需要提交设计过程中涉及到的设计文件、地质报告等资料。第三，施工单位需要整理好施工过程中涉及的各项资料。第四，监理单位应当在监理中形成完整资料并审核施工单位所提交的资料。第五，档案管理人员需要做好自身工作，制定完善的档案管理制度，对各个单位形成的档案资料进行整理、建档，提高档案的质量。同时，档案管理人员应该增强自身的职责意识、提高自身的专业水平，严格按照法律法规开展工作。

4.2培养专业人才

档案工作人员是开展档案管理工作的主体，其专业能力和综合素养直接影响着水运工程档案管理工作的质量，为此需要加强专业人才的培养，构建优秀的管理队伍。首先，相关部门可以鼓励高校积极开设档案管理专业，从而培养具有专业知识且综合能力强的档案工作人员。其次，水运工程档案管理部门应当加大人员培训力度，提高人员水平。

4.3明确档案管理的各项要求

（1）收集：收集资料是开展档案管理的前提和基础，应严格按照要求进行收集。在水运工程建设过程中，应该安排专门的收集人员进行资料的收集和记录工作，收集之后需及时整理，保证档案的完整性。其次，收集人员应该保证所收集材料均为原件，若文件中有缺损需及时补充。（2）整理：档案管理人员需要对档案进行分类整理，从而为保存和利用提供便利。立项审批文件以及设计文件都需要先批复再请示，并按照文件之间的联系和阶段进行整理;工程文件需按照时间进行整理;监理文件需按照内容及阶段进行整理。（3）排列：立项和设计审批文件需要按照批复、审查的顺序进行排列整合;准备文件需按照程序进行排列;工程管理文件需按照问题、顺序进行排列。

4.4实现档案的科学归档及合理应用

首先，需要完善立卷制度。建设单位、设计单位、施工单位以及监理单位需要严格按照制度要求对所形成的文件材料、科技材料、录音材料、照片材料进行整理归档，并及时向有关部门进行报备，任何单位以及个人都不能不上报。其中科技档案是水运工程档案中的关键构成部分，各单位需要按照相关细则中的规定进行收集归档。所有档案归档之后需要按照档案数量设置合理的档案库房并根据要求进行档案的保存工作，避免档案发霉、损坏以及丢失。其次，需要利用网络技术设计档案查询工具，提升档案检索的效率，提高档案利用率。此外，应该增强服务意识，通过有效手段为利用者提供高质量服务，从而尽可能地满足利用者的需求。

5结语

近年来，水运工程档案管理工作出现了完善法规建设、创新服务机制、推动科技创新等新任務，因此需要明晰各相关单位的职责、培养专业人才、明确档案管理的各项要求、对档案进行科学归档及合理应用，这样才能够使档案管理工作符合规定，实现持续发展。

参考文献：

[1]姚金炳. 内河航运工程建设项目档案管理工作的思考[J]. 城市建设理论研究（电子版）， 2018， 000（010）：P.35-35.

[2]沈志恩. 浅谈水运工程单位的计生档案管理工作[J]. 办公室业务， 2017， 000（021）：70-70.

[3]黄雷波. 刍议水运工程档案管理方法[J]. 城市周刊， 2018（40）：84-84.

[4]岳翠平. 无纸化办公——档案管理的全新路径[J]. 办公室业务， 2019， 000（001）：84-84.

（作者单位：浙江省档案事务所）